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4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos

Impossível imaginar um escritório jurídico que ainda hoje não trabalha com um sistema integrado de gestão. Em todos os setores do escritório, o uso de softwares específicos para advocacia tem feito a diferença e gerado agilidade que é convertida em competitividade para conquistar e manter clientes. Entre os muitos benefícios que o uso de sistemas integrados para a gestão de escritórios jurídicos, como o VIOS Jurídico, elegemos 4 que podem ser considerados como os principais.

Vios Jurídico para gestão de escritórios jurídicos

Informação compartilhada entre setores

Em comum, os benefícios selecionados reforçam a importância de investir no compartilhamento de informações entre os colaboradores do escritório para ter visão única das mesmas e para evitar retrabalho.  A informação que é cadastrada por um colaborador no software serve para ser usada por outro ou em mais de uma etapa do processo. Desta forma, as informações sobre o cliente que constam no cadastro realizado pela secretária no sistema têm múltiplas utilidades. Servem para o advogado no momento de cadastrar o processo ou para o departamento financeiro no momento de registrar o contrato.

Gestão confiável de informações

Ao adotar um sistema integrado, o escritório jurídico passa a ter uma rotina mais confiável para o gerenciamento de todas as informações que circulam no dia a dia. Os prazos merecem atenção. Pense nos prejuízos que a falta de um controle das datas de audiências pode arretar. Se o gestor faz o controle de prazos no seu calendário e não em um sistema integrado. Ele pode repassar um prazo para os colaboradores em um papel ou por e-mail. Desta maneira, é grande o risco de uma informação relevante ter diferentes versões, sem que saiba qual a mais recente, ou até se perder – algo que um sistema integrado ajuda a garantir que não aconteça.

Visão unificada do cliente

Outro benefício que um sistema integrado proporciona ajuda a resolver uma das grandes dores de cabeça de um escritório jurídico: ter uma visão unificada do cliente. E isso é bom para facilitar o andamento dos trabalhos, mas também para ajudar no atendimento mais eficiente dos clientes. Com as informações que constam no sistema integrado é possível saber, por exemplo, quais são os atendimentos e processos em andamento, qual o histórico de horas dedicadas para cada cliente e quais as informações financeiras organizadas por cliente.

Veja o que acontece em bancas com mais de um núcleo e que não possuem sistema de gestão integrado. Quando um cliente pede informações sobre o andamento de um processo, o que faz o escritório? Um estagiário tem que ir em todos os núcleos e consolidar as informações manualmente, correndo o risco de provocar erros e de prejudicar o relacionamento com o cliente.

Troca de informações entre setores

O uso de um sistema integrado favorece a troca de informações entre os setores do escritório. Por exemplo, o lançamento de uma despesa reembolsável em um processo gera informação para o financeiro, que toma as providências referentes à cobrança dos valores. Acessando o sistema, o advogado pode verificar as informações do histórico financeiro dos clientes, incluindo dados sobre inadimplência. E isso ajuda na notificação e cobrança de clientes em atendimentos realizados pelo profissional.

Quer conhecer mais benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos? Baixe o material especial sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico.

Como um software integrado ajuda a gestão do contencioso de massa

O trabalho com contencioso de massa vem se constituindo como uma oportunidade que traz resultados cada vez mais satisfatórios para os escritórios de advocacia. Mas para atuar de forma correta neste segmento não basta apenas querer. É preciso ter em mente que gerenciar grandes volumes de informação requer um conhecimento específico. Como ficou claro na entrevista com Rodrigo Infantozzi, do Laloni Trindade Advogados, publicada no blog, a gestão do contencioso de massa pede especialização e alianças estratégicas com fornecedores de soluções tecnológicas para dar agilidade, praticidade e segurança ao trabalho.

Contencioso de massa

 

 

Por isso, o uso de softwares integrados na gestão do contencioso de massa se tornou não apenas uma necessidade, mas uma obrigação. O software sempre procura simplificar o trabalho das pessoas para que elas possam manipular um grande volume de informações sem que seja necessário um esforço proporcional. É o que os escritórios que atuam com contencioso de massa precisam, mas nem todos os softwares, sejam quais forem seus usos, estão voltados para lidar com grandes volumes de dados.

No caso do VIOS Jurídico, é diferente. O sistema é pensado “debaixo para cima”. Ou seja, o VIOS Jurídico é projetado a partir da informação básica para que dela sejam extraídas telas, relatórios e outras informações, contribuindo para um melhor controle de tarefas e um fluxo de trabalho mais dinâmico. Isso ajuda o escritório a fazer mais com menos.

Outro ponto que favorece o uso de um software eficiente é que os contenciosos de massa normalmente não tem grande variação de tipos de ação e o volume de teses costuma ser limitado. Isso possibilita que o grau de padronização das atividades seja alta, o que permite que um software possa automatizar praticamente todo trabalho. Isso inclui desde impressão de peças, montagem prévia de documentos, organização de custas até envio automático de relatórios.

Como exemplo do quanto esta concepção do software faz diferença, veja o caso de dois escritórios de advocacia que tem um mesmo tipo de contrato. Com o VIOS Jurídico rodando, um dos escritórios possuía um custo operacional 35% menor que o outro. A razão para este resultado é que o sistema foi desenhado juntamente com os processos de trabalho, alinhando e otimizando a estrutura.

Quer saber mais sobre o uso do VIOS Jurídico na gestão de contencioso de massa? Leia a entrevista de Rodrigo Infantozzi, sócio do Laloni Trindade.

Para saber mais sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico, acesse www.viosjuridico.com.br.

Contencioso de massa: 3 dicas para diferenciar o serviço

Gestão e controle rigoroso são palavras-chave no dia a dia dos escritórios de advocacia que trabalham com contencioso de massa. É um segmento que vem se mostrando atrativo, mas sem gestão e sem controle, trabalhar com grandes volumes que envolvem também aspectos financeiros é correr o risco de virar um grande desastre, trazer prejuízos para o caixa do cliente e arranhar a imagem do escritório no mercado.

contencioso de massa

As demandas para quem trabalha com contencioso de massa necessitam de cuidado e muita atenção. E o escritório precisa trabalhar com um alto nível de organização para evitar contratempos e surpresas. Isso vale por estar gerenciando vários processos ao mesmo tempo e, por tabela, ter de atender pedidos de diferentes clientes.

Por exemplo, caso o cliente faça um questionamento a respeito de uma determinada questão, a resposta estará à mão, fácil de ser encontrada e de ser repassada? Neste caso, além da qualidade da informação, o tempo de resposta também precisa ser observado. Dependendo do caso, o pedido de informação pode vir carregado de pressa e urgência, mas também de ansiedade por uma resposta não só rápida, mas completa. A demora em fornecê-la poderá ser um ponto negativo na relação escritório-cliente e prejudicar o serviço de contencioso de massa.

Estes são apenas alguns dos aspectos relacionados ao serviço de contencioso de massa. Para ajudar nesta tarefa, preparamos 3 dicas fundamentais para tornar o serviço mais eficiente e diferenciado em comparação com o que fazem seus concorrentes. Confira.

Dica número 1 – Automatização de relatórios e informações

A primeira dica para que o serviço de contencioso de massa funcione de forma eficiente é de que é preciso trabalhar com um software integrado que, entre outras funcionalidades, faça o envio automático de relatórios e informações. Inicialmente, ao tomar esta providência elimina-se boa parte do trabalho braçal do escritório, além de se adotar uma forma mais ágil e dinâmica de manter o cliente informado sobre qual o andamento dos processos, quais etapas estão sendo executadas, quais os custos processuais, entre outros itens. Importante destacar que para esta dica trazer realmente resultado é preciso cuidar com a qualidade da informação gerada e com a forma como é colocada no sistema.

Dica número 2 – Gestor capacitado

A segunda dica é ter sempre no escritório de advocacia um profissional capacitado que tenha know-how para definir os parâmetros de organização, de estruturação e de entrega de informações. Geralmente, estes profissionais estão acostumados a trabalhar com processos e entendem bastante de sistemas. A soma destas habilidades tende a gerar uma produtividade muito interessante para a equipe, que inclui advogados, mas também estagiários e profissionais de outras áreas, como os da área de Tecnologia da Informação, por exemplo, que contribuem para a gestão do contencioso de massa. O profissional que gerencia a área tem ainda papel importante na definição do fluxo de atividades e na distribuição de tarefas para evitar acúmulos que possam prejudicar o acompanhamento dos processos. E também ajuda no controle dos honorários.

Dica número 3 – Relacionamento com clientes

Por fim, a terceira dica é ter uma relação estreita e constante com o cliente. Neste contexto, é imprescindível que um profissional seja destacado para esta tarefa, para atuar como interface com o cliente. O ideal é que este profissional tenha uma formação jurídica, mas também habilidade de gestão e de relação com clientes. O domínio do software de gestão utilizado pelo escritório advocacia é outro item importante que fará deste profissional um ponto positivo na estratégia de fidelização do cliente, ajudando na manutenção e até no prolongamento do contrato atual, quem sabe até em melhores condições.

Quer saber como o VIOS Jurídico pode ajudar a fazer diferença no serviço de contencioso de massa? Entre em contato conosco.