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5 tendências na gestão e organização de escritórios de advocacia

gestão escritório de advocacia

O segmento jurídico está cada mais competitivo e diante do aumento na concorrência com profissionais mais qualificados há uma maior necessidade de buscar formas de tornar o trabalho diferenciado para atrair e fidelizar clientes. Para ajudar nesta tarefa, reunimos 5 tendências que não estão listadas em ordem de importância, mas, como você poderá notar, estão interligadas. Colocá-las em prática certamente trará resultados positivos para o escritório. Confira.

Tendência 1 – Buscar mais eficiência com trabalho integrado

Os setores do escritório precisam trabalhar de forma mais integrada. As ações de um setor refletem no outro e por isso é preciso criar rotinas para a troca de informações com o objetivo de ganhar agilidade, controle e eficiência.

Atuando de forma integrada, evita-se o retrabalho, a perda de prazos e a duplicidade de dados, o que também torna o pacote de serviços oferecidos pelo escritório muito mais competitivo. A melhor forma de integrar os setores do escritório de advocacia é por meio de um software jurídico que possibilidade a gestão de todas as etapas de um processo e atendimento do cliente, incluindo as tarefas relacionados ao departamento financeiro.

Tendência 2 – Desenvolver competências para aproveitar novas oportunidades

O campo de atuação dos profissionais do setor jurídico é amplo, mas sempre é possível identificar nichos de atuação que possam se tornar ótimas oportunidades para o escritório. Por isso, junto com a observação do mercado para buscar estas oportunidades, é importante também procurar desenvolver as competências necessárias para tirar o melhor proveito delas.

Não bastar querer oferecer um novo serviço. É preciso estar muito bem preparado tanto na capacitação quanto na gestão. Por exemplo, para atender grandes volumes, o escritório deve refinar o controle de prazos. Trabalhar com contencioso de massa é um bom negócio, mas sem uma equipe preparada, treinada e uma rotina de controle de processos bem afinada, nada certo. Perde-se uma oportunidade e a imagem do escritório pode sair arranhada por conta de uma má gestão.

Tendência 3 – Buscar formas de qualificar cada vez mais a equipe

O escritório deve investir em capacitação para que todos os seus profissionais dominem os processos de controle de gestão. Improvisos e amadorismo não tem mais espaço ainda mais quando se pensa em investimentos em controle com o uso de softwares jurídicos e na oferta de novos serviços.

Como destacado nas tendências acima, o trabalho precisa ser cada mais integrado e mais especializado. Os profissionais precisam conhecer toda a rotina do escritório, independentemente de quais funções desempenham. Junto com isso, devem ter as habilidades necessárias não apenas para executar suas tarefas, mas para executá-las com maior eficiência. O escritório deve manter uma rotina de atualização e aprimoramento da equipe a fim de manter o trabalho sempre competitivo.

Tendência 4 – Usar uma comunicação mais eficiente para fidelizar os clientes

Conquistar clientes em ambientes competitivos, como é o jurídico, não é tarefa fácil. Por isso que é fidelizar clientes, com contratos mais duradouros, tornar uma tarefa fundamental na atual conjuntura. A melhor forma de fidelizar é fazer um atendimento de qualidade, sem falhas e com resultado.

Mas é fundamental que o escritório estabeleça uma boa comunicação com seus clientes. Isso é possível se estabelecendo uma rotina de controle e formatação de informações relevantes sobre os processos, a partir do uso de um sistema integrado que permite reunir os dados e enviá-los para o cliente. Mantê-lo informado demonstra preocupação e interesse do escritório pela causa dele. E isso é ponto importante quando envolve questões jurídicas.

Tendência 5 – Ter maior controle da gestão com uso de software integrado

O uso de sistemas integrados vem fazendo a diferença em um mercado cada vez mais competitivo e não se admite mais um escritório sem um software que torne a gestão mais profissional e o processo mais organizado. O tempo do papelzinho já passou. Mas é importante buscar o apoio de profissionais especializados que possam ajudar na tarefa de escolher o melhor sistema para atender as demandas do escritório.

Lembre-se que o software deve integrar os setores e as etapas dos processos, como faz o Vios Jurídico. É essa característica que permitirá um maior controle da gestão como um todo e assim obter um melhor desempenho em termos de produtividade e resultados financeiros.

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Quer saber como o Vios Jurídico pode ajudar na gestão do escritório de advocacia?

Administre o seu tempo e seja mais produtivo

Saiba administrar seu tempo
Saiba administrar seu tempo

Não é fácil ser um profissional multitarefas, mas planejar as ações pendentes e organizá-las por ordem de importância pode ajudar e muito. Nos dias de hoje, o tempo parece estar cada vez mais escasso: há dispositivos que nos mantêm a todo momento conectados com o trabalho, os amigos e a família e até com completos desconhecidos. Desta forma é fácil se distrair e perder o foco. Por isso é preciso ter cuidado, pois tempo perdido não se recupera. Saber administrar o tempo tornou-se imprescindível para obter uma melhor produtividade no trabalho e uma vida com mais qualidade.

Que tal seguir algumas dicas fáceis e simples de colocar em prática? Listamos alguns pontos que irão te ajudar a ter o tempo como aliado:

  1. No escritório tenha planejamento e organize suas tarefas. Especialistas recomendam que as atividades previstas para o dia seguinte sejam organizadas em uma agenda no dia anterior e que seja reservado 20% do tempo para possíveis imprevistos.
  2. Tenha sempre uma agenda listando os compromissos com horários e locais, tendo disciplina para cumpri-las.
  3. Nas reuniões com outros escritórios, fornecedores ou funcionários, procure ter uma pauta, estabelecendo tempo para início e término. Quando um assunto puder ser resolvido por telefone ou e-mail, faça-o sem qualquer receio.
  4. Liste todas as tarefas e organize por ordem de importância e data para finalizar. Execute-as seguindo esta ordem.
  5. Delegue tarefas. Ninguém consegue dar conta de tudo o tempo todo. Confie nos profissionais indicados tarefas que eles podem executar.

Seguindo essas dicas, com o tempo, você terá espaço livre para investir em outras tarefas mais estratégicas para você e sua empresa. Se mesmo assim, ainda ficou difícil de planejar as ações e organizar da melhor forma seu o dia-a-dia, acompanhe os próximos posts e conheça ferramentas exclusivas que podem ajudar na produtividade e organização do seu tempo.

Quanto tempo você se dedica ao trabalho?

Saber gerenciar tempo e trabalho é um desafio
Saber gerenciar tempo e trabalho é um desafio

Ao acordar você abre a agenda, liga a televisão no noticiário matinal, lê as principais notícias do jornal impresso. Entra no carro e começam as ligações. Agenda reuniões, desmarca reuniões, liga para os clientes, recebe feedback e por aí vai. Essa é a rotina atual de muitos trabalhadores.

Segundo matéria publicada no site da Revista Exame um estudo aponta E o expediente continua fora do escritório: 45% dos brasileiros levam pendências para casa pelo menos três vezes por semana. Leia a matéria na íntegra.

Diante de tamanha jornada vem a pergunta: estamos trabalhando muito ou mal? Atualmente, a mão de obra está dispersa, as estruturas muitas vezes são matriciais, há muitas informações circulando, muita gente envolvida nas tarefas e maior dependência dos outros para executar os serviços. Para buscar um equilíbrio os trabalhadores se esforçam e dedicam mais tempo. Porém, muitas vezes não dão conta das tarefas. Vale lembrar que estamos em um momento de transição com uma conjuntura complexa de fatores que estão levando as pessoas a trabalharem mais, como por exemplo: acesso ilimitado a informações, distrações e ladrões tecnológicos de tempo, trânsito cada vez mais caótico, entre outros.

Vivemos em uma sociedade antiga que trabalha sobre uma plataforma nova. Ou seja, tudo que a tecnologia pode melhorar – seja a exponencialidade, a cooperação ou  a simplificação – ainda não acontece de fato. No entanto, já existem softwares disponíveis no mercado que podem ajudar e muito na gestão e organização do dia a dia da sua empresa e na sua organização pessoal.

Neste jogo de “tudo para todos ao mesmo tempo” essas ferramentas são fundamentais, já que muitas vezes as pessoas não têm clareza sobre aquilo que de fato importa e faz sentido. Você se reconhece nessa situação? Quer mudar sua realidade? Acompanhe os próximos posts e confira dicas infalíveis para reverter esse cenário.