Tag: gestão

Como escolher o sistema jurídico certo ajuda a ter contratos eficientes e rentáveis

A experiência da equipe do Vios com sistema jurídico para a gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas mostra que ainda há pouca preocupação em geral com a forma que o trabalho será realizado. Isso chama a atenção porque os profissionais que atuam na área jurídica sabem que um contrato de prestação de serviços na linha do contencioso de massa e serviços advocatícios de maior volume podem ser operados com eficiência de até 40% em relação ao que comumente se faz.

Para que os contratos sejam eficientes e rentáveis, tanto para escritórios quanto para as empresas, dois pontos precisam ser observados:

A participação no contrato de um profissional voltado para questões relacionadas à tecnologia e processos. Este profissional vai atuar na análise e na correção de gargalos e de trabalhos manuais ou duplicados. Como exemplo podemos citar duas situações. Na primeira, o escritório montou uma operação para atender uma demanda de 30 mil processos e colocou a operação funcionando em 15 dias. Na segunda, 10 mil processos foram distribuídos de forma automática por meio de uma integração com o sistema jurídico usado pela equipe de advogados da empresa, sem a necessidade de que alguém tivesse que fazê-lo.

Ter um sistema jurídico que possa gerenciar o departamento da empresa e o prestador de serviços ou uma integração expressiva entre os sistemas e serviços. Uma grande empresa nacional que atua no setor financeiro e teve os processos de emissão, pagamento e importação de guias das custas completamente automatizados. Isso permitiu que tanto o departamento jurídico quanto o financeiro da empresa não precisassem adicionar pessoas a essa etapa da operação.

Bons relatórios com economia de tempo e com precisão

Outro ponto que envolve os contratos são os relatórios. Cada departamento jurídico tem sua demanda de relatórios e por isso tem uma determinada forma de receber, processar e formatar as informações. Neste caso, é importante que o sistema jurídico contratado pelo escritório tenha disponibilidade de customizar e automatizar os “reports” necessários. Esta precaução reflete em economia de tempo e gera precisão na operação.

Em diversos casos os “reports” são rotineiros, com prazos semanais, quinzenais ou mensais. Tudo isso, a partir do uso de um sistema jurídico como Vios, pode ser automatizado, sem que se percam prazos ou que se demande alguém para cuidar disso, quando poderia estar executando tarefas de maior complexidade ou de maior prioridade.

Resultados na prática

Reunimos abaixo três exemplos de ganhos envolvendo escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas que só foram possíveis de serem conquistados graças ao sistema jurídico escolhido, à tecnologia e aos advogados com a visão de gestão de processos:

Caso do segmento financeiro: Foi feita a transferência de 100 mil processos para um escritório que foram importados e distribuídos de forma automática. Um sistema jurídico, como o Vios, permite a distribuição de processos com base em regras de distribuição, por Órgão Julgador ou assunto de forma proporcional entre um conjunto de advogados do escritório.

Caso do segmento financeiro: Possibilitou que fossem lidas e processadas as intimações em lote de volume de mais de 10 mil. Um sistema jurídico, como o Vios, possibilita a criação de fluxos de interpretação de intimações e lançamento de informações de forma automatiza. Hoje em dia é muito comum o judiciário julgar em lote os processos de contencioso de massa. Por isso, o escritório deve possuir uma ferramenta que tenha capacidade de recepcionar e processar estas em formações em lote.

Caso do segmento telecom: Toda a geração de documentos e protocolos de entrega são gerados automaticamente a partir do sistema, retirando a demanda de pessoas dessa tarefa. No sistema jurídico Vios, é possível criar modelos de documentos como contestação, apelação e outras peças processuais possibilitando que o advogado gere um documento com os dados do processo e partes instantaneamente em poucos cliques.

A expertise do Vios

Apresentamos até aqui exemplos das possibilidades que existem à partir das avaliações dos processos e contratos. A Vios, com o relacionamento com os clientes de seu sistema jurídico, tem expertise em olhar para as demandas e trabalhar com tecnologia e processo para que aconteça de forma ágil, precisa e com baixo custo.

Possuímos casos em que integrações foram realizadas em menos de 10 dias, permitindo a migração de processos e o início de operações em tempo que até então não se acreditava serem possíveis.

O foco da equipe Vios, ao oferecer o sistema jurídico, é trabalhar em situações onde exista escala, operações com volumes onde exista espaço para otimizações, integrações, ganhos consideráveis de custo e eficiência

Saiba mais sobre as vantagens e os custos-benefícios do sistema jurídico do Vios.

5 tendências na gestão e organização de escritórios de advocacia

gestão escritório de advocacia

O segmento jurídico está cada mais competitivo e diante do aumento na concorrência com profissionais mais qualificados há uma maior necessidade de buscar formas de tornar o trabalho diferenciado para atrair e fidelizar clientes. Para ajudar nesta tarefa, reunimos 5 tendências que não estão listadas em ordem de importância, mas, como você poderá notar, estão interligadas. Colocá-las em prática certamente trará resultados positivos para o escritório. Confira.

Tendência 1 – Buscar mais eficiência com trabalho integrado

Os setores do escritório precisam trabalhar de forma mais integrada. As ações de um setor refletem no outro e por isso é preciso criar rotinas para a troca de informações com o objetivo de ganhar agilidade, controle e eficiência.

Atuando de forma integrada, evita-se o retrabalho, a perda de prazos e a duplicidade de dados, o que também torna o pacote de serviços oferecidos pelo escritório muito mais competitivo. A melhor forma de integrar os setores do escritório de advocacia é por meio de um software jurídico que possibilidade a gestão de todas as etapas de um processo e atendimento do cliente, incluindo as tarefas relacionados ao departamento financeiro.

Tendência 2 – Desenvolver competências para aproveitar novas oportunidades

O campo de atuação dos profissionais do setor jurídico é amplo, mas sempre é possível identificar nichos de atuação que possam se tornar ótimas oportunidades para o escritório. Por isso, junto com a observação do mercado para buscar estas oportunidades, é importante também procurar desenvolver as competências necessárias para tirar o melhor proveito delas.

Não bastar querer oferecer um novo serviço. É preciso estar muito bem preparado tanto na capacitação quanto na gestão. Por exemplo, para atender grandes volumes, o escritório deve refinar o controle de prazos. Trabalhar com contencioso de massa é um bom negócio, mas sem uma equipe preparada, treinada e uma rotina de controle de processos bem afinada, nada certo. Perde-se uma oportunidade e a imagem do escritório pode sair arranhada por conta de uma má gestão.

Tendência 3 – Buscar formas de qualificar cada vez mais a equipe

O escritório deve investir em capacitação para que todos os seus profissionais dominem os processos de controle de gestão. Improvisos e amadorismo não tem mais espaço ainda mais quando se pensa em investimentos em controle com o uso de softwares jurídicos e na oferta de novos serviços.

Como destacado nas tendências acima, o trabalho precisa ser cada mais integrado e mais especializado. Os profissionais precisam conhecer toda a rotina do escritório, independentemente de quais funções desempenham. Junto com isso, devem ter as habilidades necessárias não apenas para executar suas tarefas, mas para executá-las com maior eficiência. O escritório deve manter uma rotina de atualização e aprimoramento da equipe a fim de manter o trabalho sempre competitivo.

Tendência 4 – Usar uma comunicação mais eficiente para fidelizar os clientes

Conquistar clientes em ambientes competitivos, como é o jurídico, não é tarefa fácil. Por isso que é fidelizar clientes, com contratos mais duradouros, tornar uma tarefa fundamental na atual conjuntura. A melhor forma de fidelizar é fazer um atendimento de qualidade, sem falhas e com resultado.

Mas é fundamental que o escritório estabeleça uma boa comunicação com seus clientes. Isso é possível se estabelecendo uma rotina de controle e formatação de informações relevantes sobre os processos, a partir do uso de um sistema integrado que permite reunir os dados e enviá-los para o cliente. Mantê-lo informado demonstra preocupação e interesse do escritório pela causa dele. E isso é ponto importante quando envolve questões jurídicas.

Tendência 5 – Ter maior controle da gestão com uso de software integrado

O uso de sistemas integrados vem fazendo a diferença em um mercado cada vez mais competitivo e não se admite mais um escritório sem um software que torne a gestão mais profissional e o processo mais organizado. O tempo do papelzinho já passou. Mas é importante buscar o apoio de profissionais especializados que possam ajudar na tarefa de escolher o melhor sistema para atender as demandas do escritório.

Lembre-se que o software deve integrar os setores e as etapas dos processos, como faz o Vios Jurídico. É essa característica que permitirá um maior controle da gestão como um todo e assim obter um melhor desempenho em termos de produtividade e resultados financeiros.

Leituras relacionadas

4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos 

Contencioso de massa: “Grande diferencial do VIOS Jurídico é fluxo de trabalho claro e operações muito intuitivas”

Contencioso de massa: 5 habilidades da equipe para oferecer um serviço de resultados 

Fidelização de clientes: como fidelizar usando software jurídico

Ferramentas de gestão: como melhorar o trabalho dos escritórios de advocacia 


Quer saber como o Vios Jurídico pode ajudar na gestão do escritório de advocacia?

Cobrança: como ganhar agilidade quando a extrajudicial vira judicial

cobrança extrajudicial e cobrança judicial

O serviço de cobrança vem se constituindo como uma das boas oportunidades de negócio para os escritórios de advocacia. Há uma demanda em crescimento, aquecida por uma clientela de empresas de diferentes ramos de atividade, como condomínios e instituições de ensino, com o objetivo de combater a inadimplência no pagamento de financiamentos e taxas e de créditos educacionais, respectivamente.  Importadoras, financeiras, lojas de automóveis e construtoras também tem contribuído para a expansão no trabalho de cobrança nos escritórios.

Como forma de se diferenciar no mercado, advogados que já atuam neste segmento procuram ir além de um simples trabalho de cobrança, seja ela extrajudicial ou judicial. São mais do que cobradores. Por isso o foco é trabalhar na recuperação de crédito para que a empresa que contratou o escritório ganhe duas vezes. Primeiro, recebendo os atrasados do cliente inadimplente. E segundo, abrindo a possibilidade deste mesmo cliente voltar a ter novamente capacidade de pagamento para continuar comprando produtos e serviços da empresa.

Fluxo contínuo de informações para simplificar processo judicial

Para tudo isso, controle e rotina tem sido parte importante da estratégia dos escritórios de advocacia que desejam ter sucesso no segmento de cobranças. Se a ideia é investir na abordagem da recuperação de crédito citada acima, o sistema, com base nas informações reunidas ao longo do processo, ajuda a trabalhar com o perfil do devedor para estabelecer também as melhores ações para efetuar a cobrança.

Mas o auxílio de um sistema integrado como o Vios Jurídico, além de agilidade e segurança na gestão das informações, também facilita a vida do escritório quando uma cobrança extrajudicial se torna judicial. Normalmente as empresas tratam a cobrança em processos fragmentados, o que dificulta o trabalho de quem fica responsável pela cobrança extrajudicial. Mas o fato de encarar as duas formas de cobrança como um fluxo contínuo de informações, usando um sistema integrado, fará com que, no futuro, a necessidade do escritório de fazer o processo judicial se torne bem mais simples.

Partindo da lógica de proporcionar previsibilidade, o que o Vios Jurídico propõe é que desde os primeiros passos o escritório de advocacia possa tratar o processo como algo que pode ser judicializado caso não se chegue a um acerto extrajudicial. Além de pensado para otimizar o trabalho de quem faz o serviço, o uso do Vios Jurídico no processo de cobrança extrajudicial também induz o time do escritório a acumular etapas, documentos e procedimentos de forma que futuramente, caso seja necessário, se tenha um “dossiê” já elaborado para a etapa seguinte.

O processo de cobrança com a ajuda do Vios Jurídico

Em depoimento ao blog do Vios Jurídico, Gabriel Kazapi, do escritório de advocacia Borchardt & Advogados Associados e da empresa de consultoria em recuperação de créditos Borchardt & Kazapi Cobranças Ltda., contou como o uso do software impactou na gestão do serviço de cobrança.

“O uso do Vios Jurídico facilita o serviço de cobrança em diversos aspectos. Com ele carregamos o histórico de cada uma das atividades desde o início do procedimento de recuperação do crédito individual até o findar do processo judicial. Ter o software nos permite saber quantas vezes o inadimplente foi contatado, quais as formas de contato e o relato de cada uma delas. Com o Vios podemos aferir percentualmente o resultado de cada cliente, bem como o comportamento deste resultado.

A automatização de rotinas foi, sem dúvida, o grande acréscimo de produtividade, contudo foi a integração do sistema com o financeiro e a gestão de processos judiciais que nos deu maior governança sobre a área de cobrança, impressionando hoje a todos os nossos clientes pela velocidade com que buscamos e prestamos informações, bem como nos possibilitando saber, inexoravelmente, quais carteiras de clientes são rentáveis, quais não são, quais detém maior apelo às práticas extrajudiciais ou judiciais, entre outros aspectos.”

Case: Quer saber mais sobre o serviço de cobrança nos escritórios de advocacia e como o Vios Jurídico ajuda nesta tarefa? Confira a entrevista com Gabriel Kazapi, do escritório de advocacia Borchardt & Advogados Associados e da empresa de consultoria em recuperação de créditos Borchardt & Kazapi Cobranças Ltda.

4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos

Impossível imaginar um escritório jurídico que ainda hoje não trabalha com um sistema integrado de gestão. Em todos os setores do escritório, o uso de softwares específicos para advocacia tem feito a diferença e gerado agilidade que é convertida em competitividade para conquistar e manter clientes. Entre os muitos benefícios que o uso de sistemas integrados para a gestão de escritórios jurídicos, como o VIOS Jurídico, elegemos 4 que podem ser considerados como os principais.

Vios Jurídico para gestão de escritórios jurídicos

Informação compartilhada entre setores

Em comum, os benefícios selecionados reforçam a importância de investir no compartilhamento de informações entre os colaboradores do escritório para ter visão única das mesmas e para evitar retrabalho.  A informação que é cadastrada por um colaborador no software serve para ser usada por outro ou em mais de uma etapa do processo. Desta forma, as informações sobre o cliente que constam no cadastro realizado pela secretária no sistema têm múltiplas utilidades. Servem para o advogado no momento de cadastrar o processo ou para o departamento financeiro no momento de registrar o contrato.

Gestão confiável de informações

Ao adotar um sistema integrado, o escritório jurídico passa a ter uma rotina mais confiável para o gerenciamento de todas as informações que circulam no dia a dia. Os prazos merecem atenção. Pense nos prejuízos que a falta de um controle das datas de audiências pode arretar. Se o gestor faz o controle de prazos no seu calendário e não em um sistema integrado. Ele pode repassar um prazo para os colaboradores em um papel ou por e-mail. Desta maneira, é grande o risco de uma informação relevante ter diferentes versões, sem que saiba qual a mais recente, ou até se perder – algo que um sistema integrado ajuda a garantir que não aconteça.

Visão unificada do cliente

Outro benefício que um sistema integrado proporciona ajuda a resolver uma das grandes dores de cabeça de um escritório jurídico: ter uma visão unificada do cliente. E isso é bom para facilitar o andamento dos trabalhos, mas também para ajudar no atendimento mais eficiente dos clientes. Com as informações que constam no sistema integrado é possível saber, por exemplo, quais são os atendimentos e processos em andamento, qual o histórico de horas dedicadas para cada cliente e quais as informações financeiras organizadas por cliente.

Veja o que acontece em bancas com mais de um núcleo e que não possuem sistema de gestão integrado. Quando um cliente pede informações sobre o andamento de um processo, o que faz o escritório? Um estagiário tem que ir em todos os núcleos e consolidar as informações manualmente, correndo o risco de provocar erros e de prejudicar o relacionamento com o cliente.

Troca de informações entre setores

O uso de um sistema integrado favorece a troca de informações entre os setores do escritório. Por exemplo, o lançamento de uma despesa reembolsável em um processo gera informação para o financeiro, que toma as providências referentes à cobrança dos valores. Acessando o sistema, o advogado pode verificar as informações do histórico financeiro dos clientes, incluindo dados sobre inadimplência. E isso ajuda na notificação e cobrança de clientes em atendimentos realizados pelo profissional.

Quer conhecer mais benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos? Baixe o material especial sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico.

Contencioso de massa: 3 dicas para diferenciar o serviço

Gestão e controle rigoroso são palavras-chave no dia a dia dos escritórios de advocacia que trabalham com contencioso de massa. É um segmento que vem se mostrando atrativo, mas sem gestão e sem controle, trabalhar com grandes volumes que envolvem também aspectos financeiros é correr o risco de virar um grande desastre, trazer prejuízos para o caixa do cliente e arranhar a imagem do escritório no mercado.

contencioso de massa

As demandas para quem trabalha com contencioso de massa necessitam de cuidado e muita atenção. E o escritório precisa trabalhar com um alto nível de organização para evitar contratempos e surpresas. Isso vale por estar gerenciando vários processos ao mesmo tempo e, por tabela, ter de atender pedidos de diferentes clientes.

Por exemplo, caso o cliente faça um questionamento a respeito de uma determinada questão, a resposta estará à mão, fácil de ser encontrada e de ser repassada? Neste caso, além da qualidade da informação, o tempo de resposta também precisa ser observado. Dependendo do caso, o pedido de informação pode vir carregado de pressa e urgência, mas também de ansiedade por uma resposta não só rápida, mas completa. A demora em fornecê-la poderá ser um ponto negativo na relação escritório-cliente e prejudicar o serviço de contencioso de massa.

Estes são apenas alguns dos aspectos relacionados ao serviço de contencioso de massa. Para ajudar nesta tarefa, preparamos 3 dicas fundamentais para tornar o serviço mais eficiente e diferenciado em comparação com o que fazem seus concorrentes. Confira.

Dica número 1 – Automatização de relatórios e informações

A primeira dica para que o serviço de contencioso de massa funcione de forma eficiente é de que é preciso trabalhar com um software integrado que, entre outras funcionalidades, faça o envio automático de relatórios e informações. Inicialmente, ao tomar esta providência elimina-se boa parte do trabalho braçal do escritório, além de se adotar uma forma mais ágil e dinâmica de manter o cliente informado sobre qual o andamento dos processos, quais etapas estão sendo executadas, quais os custos processuais, entre outros itens. Importante destacar que para esta dica trazer realmente resultado é preciso cuidar com a qualidade da informação gerada e com a forma como é colocada no sistema.

Dica número 2 – Gestor capacitado

A segunda dica é ter sempre no escritório de advocacia um profissional capacitado que tenha know-how para definir os parâmetros de organização, de estruturação e de entrega de informações. Geralmente, estes profissionais estão acostumados a trabalhar com processos e entendem bastante de sistemas. A soma destas habilidades tende a gerar uma produtividade muito interessante para a equipe, que inclui advogados, mas também estagiários e profissionais de outras áreas, como os da área de Tecnologia da Informação, por exemplo, que contribuem para a gestão do contencioso de massa. O profissional que gerencia a área tem ainda papel importante na definição do fluxo de atividades e na distribuição de tarefas para evitar acúmulos que possam prejudicar o acompanhamento dos processos. E também ajuda no controle dos honorários.

Dica número 3 – Relacionamento com clientes

Por fim, a terceira dica é ter uma relação estreita e constante com o cliente. Neste contexto, é imprescindível que um profissional seja destacado para esta tarefa, para atuar como interface com o cliente. O ideal é que este profissional tenha uma formação jurídica, mas também habilidade de gestão e de relação com clientes. O domínio do software de gestão utilizado pelo escritório advocacia é outro item importante que fará deste profissional um ponto positivo na estratégia de fidelização do cliente, ajudando na manutenção e até no prolongamento do contrato atual, quem sabe até em melhores condições.

Quer saber como o VIOS Jurídico pode ajudar a fazer diferença no serviço de contencioso de massa? Entre em contato conosco.

Ferramentas de gestão: como melhorar o trabalho dos escritórios de advocacia

Tendência mundial, a transformação digital é importante e pode estar intimamente ligada ao sucesso do seu negócio. Inclusive, bancas de advocacia que podem ter atividades mais rotineiras podem usufruir desses facilitadores tecnológicos que se tornaram as ferramentas de gestão.

Segundo dados divulgados pela pesquisa Gartner, a expectativa em 2015 era de que a despesa mundial com softwares empresariais e modernização e/ou substituição de aplicativos de negócios alcançaria um crescimento de 7,5%, atingindo US$ 149,9 milhões. E em 2019, as despesas com ferramentas de gestão chegarão a US$ 201 bilhões. A pesquisa conclui também que os subsegmentos de mercado que apresentam maior crescimento durante o período de 2015 a 2019 são marketing, e-commerce e, claro, os softwares de gestão, como o VIOS Jurídico.

Empresas B2C também investem em poderosas ferramentas de gestão digitais para melhorar a relação com os consumidores. Tecnologias vestíveis, interfaces adaptáveis e integração com plataformas sociais são áreas em que esse tipo de empresa inovou para tornar as mudanças mais pessoais e efetivas. Algumas dessas mesmas ferramentas e técnicas digitais podem ser aplicadas com sucesso ao gerenciamento de tarefas dentro de uma empresa. Não é diferente com organizações B2B e prestadoras de serviço. Já falamos no post anterior sobre algumas ferramentas que ajudam bastante esse tipo de empresa.

Mesmo em escritórios que podem ter ou não atividades de natureza mais rotineira, como os de advocacia, por exemplo, há softwares disponíveis para facilitar e organizar as atividades internas. O VIOS Jurídico é um deles.

Intuitivo e de fácil navegação, o VIOS Jurídico é um sistema completo que pode ser adquirido por escritórios de advocacia em módulos, de acordo com a estratégia e necessidade específica de cada empresa. O sistema atua no controle de receitas e despesas do escritório, notificações de contas a pagar e receber, prazos e publicações, gestão de documentos e pastas processuais (físicas ou virtuais), entre outras facilidades.

Acompanhando o crescimento de algumas bancas pelo país, podemos observar que além da competência técnica acumulada e de um quadro de profissionais diferenciados, esses escritórios contam com ferramentas de gestão que permitem gerenciar esse crescimento, mantendo a qualidade do serviço prestado.

Como o VIOS Jurídico pode otimizar os processos em um escritório de advocacia

Para quem busca otimizar seus processos com ferramentas de gestão eficientes, preparamos uma série de três white papers detalhando como a administração de um escritório de advocacia pode ser mais dinâmica e eficiente com a ajuda do VIOS Jurídico na rotina da secretária e do gestor financeiro, do advogado coordenador e do sócio, e do advogado.

Faça o download grátis.

Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia da secretária e do profissional do departamento financeiro de de um escritório de advocacia

wp1-3

Como o VIOS Jurídico auxilia no dia a dia de um advogado coordenador e do sócio do escritório de advocacia

wp2-3

Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia de um advogado de um escritório de advocacia

wp3-3

circularizacao_para_audorias

Solução para facilitar a circularização para auditoria nos departamentos e escritórios jurídicos

Os conceitos de governança fazem cada vez mais parte do cotidiano da maioria das empresas. É uma tendência crescente nos últimos anos e que pode ser atestado, por exemplo, pela relação com os bancos para concessão de crédito. O processo para aprovação já aponta as regras de governança adotadas pela empresa como fator preponderante para que o financiamento seja liberado.

A auditoria é um dos pilares da governança. É a ação que irá colocar um “carimbo” de “informação confiável” sobre tudo aquilo que a empresa apresenta em balanços, relatórios, demonstrativos de resultados e passivos.

A maioria dos advogados empresariais já recebeu as famosas “circulares de auditoria”, documentos em que os auditores solicitam as informações, cópias, relatórios, enfim, tudo o que é necessário para dar sequência ao trabalho de análise de informações. Quem já acompanhou uma auditoria, sabe o trabalho que dá preparar tudo o que os auditores pedem.

Economia de tempo e trabalho

Uma solução para facilitar a circularização para auditoria é a empresa é ter um sistema de gestão que consolide as informações de todos os escritórios envolvidos. Essa consolidação pode ser dar usando integrações de sistemas ou então a empresa fornecendo acesso ao seu sistema para os diversos escritórios de advocacia. Desta forma, o sistema de gestão ajuda a organizar as informações previamente, trabalhando integrado com os sistemas dos escritórios jurídicos. Assim, empresas e advogados podem ter as informações pré-formatadas e estejam sempre prontos para o momento da auditoria..

Por sua vez, o escritório deve manter o seu sistema, mas integrado com o da empresa por meio de importações de dados e trocas de informações a fim de que ambos tenham seus acervos sempre atualizado – o que facilita em muito o trabalho de auditoria. Informações como estimativas de passivo, definição de cenários (possível e provável), estimativas de valores que possibilitam aos auditores simularem panoramas futuros para a empresa. Sistemas, como no caso do Vios Jurídico, se bem alimentados, podem ter estas simulações sempre atualizadas.

Saiba mais em www.viosjuridico.com.br

Indicador de desempenho

Indicador de desempenho: porque adotar um no escritório de advocacia

Nenhum trabalho de gestão está completo sem que seja feita frequentemente a medição do desempenho e do resultado das ações executadas. Pode parecer óbvio, mas é sempre importante lembrar que este é um procedimento que influencia diretamente o dia a dia de qualquer negócio, inclusive no ramo da advocacia. Para fazer a medição, o primeiro passo é estabelecer quais indicadores serão utilizados.

Numa rápida busca na Wikipedia você vai descobrir que existem diversas definições sobre o que é um indicador. Todas, porém, giram em torno do Indicador-chave de desempenho, que vem de Key Performance Indicator (KPI) ou Key Success Indicator (KSI). O indicador nada mais é, portanto, do que uma ferramenta de gestão usada para medir o nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo. O foco está no “como”. A medição deve indicar se os processos sendo executados de maneira satisfatória e se o que está sendo feito será suficiente ou não para que os objetivos sejam alcançados.

O que significa adotar um indicador de desempenho

Imagine que você tem um número determinado de processos em seu escritório e quer saber qual está sendo a produtividade dos advogados. Se cruzar o número de processos com o número de advogados, você terá uma primeira informação. Para determinar um indicador, no entanto, esta pode ser uma “informação rasa”. Mas quando estabelece uma nota de dificuldade para cada processo e compara com pessoas do mesmo departamento, você tem um indicador relevante para a gestão do escritório. Verá em números a produtividade da equipe.

A mesma lógica pode ser adotada para outras situações na gestão do escritório. No departamentos de cobrança, é possível medir o desempenho a partir de um indicador definido por informações como valores retornados por ação e número de processos por cliente. Os indicadores podem ainda ser utilizados para analise de contratos e precificação de serviços.

Com base no custo da hora de trabalho dos colaboradores de um escritório e apontamento de horas nos respectivos atendimentos, processos ou contratos. é possível apurar o custo dos serviços prestados em relação a receita. Esta análise permite ao escritório identificar os clientes e contratos rentáveis.

Um cuidado que é preciso ser tomado é não extrapolar na quantidade de indicadores. Cada escritório ou departamento terá indicadores mais relevantes que outros. Uma dica é optar pelos que sejam usados para monitorar processos mais críticos e que necessitam de um melhor desempenho.

Um sistema jurídico como o Vios Jurídico pode colaborar com o registro das informações e extração dos indicadores.

Saiba mais em www.viosjuridico.com.br

Escritórios de advocacia: administrar por caixa ou por competência?

Finanças empresariais Nem todos se aventuram na leitura mais aprofundada sobre os conceitos de finanças empresariais por considerar o tema chato e muito técnico, específico dos estudantes de contabilidade, economia e administração. Mas para garantir uma boa interpretação da situação financeira de um escritório de advocacia, alguns conceitos são importantes, e conhecê-los se faz necessário. Essa discussão não é nova e muito menos exclusiva no universo da Advocacia. Quase que semanalmente somos questionados sobre qual a melhor alternativa: administrar por caixa ou competência? Normalmente a resposta é, use os dois.

No entanto, é importante ressaltar uma frase que adotamos e usamos frequentemente: “o controle nunca pode custar mais que seu benefício”. O que isso quer dizer? Quer dizer que para pequenos e médios escritórios, o fato de ter um controle, por mais simples que seja, é melhor do que não ter nenhum.

O importante é ter controle

Em boa parte dos casos, os escritórios precisam de um bom controle, não importa o método. No caso de pequenos escritórios, ousamos dizer que uma gestão pelo caixa resolve muito bem o problema. Já no caso de escritórios maiores, que tenham departamentos, trabalhos de captação de novas ações, desenvolvimento de teses que podem demorar anos, faz sentido fazer uma análise sob as duas óticas.

É importante, portanto, entender a diferença entre gestão por caixa e por competência de um negócio. Se optarmos pelo caixa, vamos considerar toda a receita que entra e despesa que sai do caixa dentro do mês (independente de quando tenha sido originada). Caso a análise seja por competência, montaremos o relatório observando a origem da receita ou despesa, ou seja, a data em que aconteceu, não necessariamente a data que entrou ou saiu dinheiro.

Vale lembrar que esses cruzamentos podem elucidar muitas dúvidas sobre resultados de projetos, departamentos e teses. Fique atento e na dúvida, fale conosco.

Qual a projeção dos grandes contenciosos de massa?

Os contenciosos de massa vão acabar? Saiba quais são as projeções para os próximos anos.Se pararmos para fazer uma retrospectiva, os casos judiciais massivos mais conhecidos nos últimos anos começaram a aparecer a partir do início dos anos 2000. Esses casos são originados em uma primeira leva de privatizações, mudanças expressivas em regras de negócio, regulação de mercados e concessões, acontecidos até 10 anos antes.

Observando isso, vasculhando nosso Judiciário, confrontando com a atuação dos órgãos de controle e somando a quantidade de alterações sofridas na legislação na última década, temos uma primeira pista do que pode vir por aí. Além disso, se contarmos os anos de 2005 a 2011, que em geral tiveram bom cenário econômico, excetuando-se a crise de 2008 que refletiu por mais um ano, temos um catalizador, um propulsor de possibilidades.

Por isso, acreditamos que ações que surjam em grande escala ainda terão terreno fértil no Brasil nos próximos anos. É importante que as Bancas estejam preparadas para lidar com isso. Organização, gestores, sistemas, controles e processos são a chave principal para esse tipo de atuação.

É bem verdade que o próprio judiciário vem tentando achar formas mais eficientes de lidar com a situação, criando possibilidades de julgamentos em bloco, vinculação de decisões. Mas tudo isso tem efeito depois que as ações entraram no judiciário, ou seja, a demanda para os escritórios continuará, pelo menos nas etapas iniciais.

Diante de tal projeção o sistema VIOS pode auxiliar no processo e facilitar a vida dentro dos escritórios de Advocacia. O VIOS surge exatamente da necessidade de se lidar com grandes volumes de ações, com dispersão espacial e variação de teses. Foi concebido não com a visão de departamento, mas como fluxo de trabalho, onde uma etapa cumprida por uma pessoa, alimenta a etapa seguinte. Além disso, pelo fato de ser Nativo Web, é um sistema para ser acessado de qualquer local que tenha internet.

Acesse www.vios.com.br e entenda o sistema e suas facilidades.

1 2