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Como o Vios Jurídico agiliza o processo de cobrança

processo de cobrança

O processo de cobrança exige cuidados redobrados por parte dos gestores de escritórios de advocacia. Não por acaso, na maioria das vezes, os problemas que surgem nesta área tem como origem falhas em procedimentos. Ou porque simplesmente não existem ou porque são executados pela metade ou de forma equivocada.

Para efetivar a cobrança, é preciso que o escritório tenha estes procedimentos bem definidos e assimilados por todas os setores que tem relação direta com o processo de “cobrar o devedor”. É fundamental que se tenha uma regra de cobrança e que essa regra respeite os limites e procedimentos para uma boa conduta de cobrança. Diante disso a guarda e registro das etapas de cobrança são essenciais para que se tenha sucesso na empreitada.

É com a ajuda de um sistema de gestão eficiente, como o Vios Jurídico, que o sucesso na empreitada poderá ser alcançado. Um bom sistema vai ajudar o escritório de advocacia a fazer os registros, mantê-los atualizados e organizá-los para que estejam sempre à mão em caso de necessidade.

Vantagens do Vios Jurídico

O Vios Jurídico traz uma série de vantagens para o setor financeiro de um escritório de advocacia e permite a integração entre os setores. Assim, o histórico dos processos pode ser acompanhado até chegar ao momento da cobrança. Isso serve para que não se perca nem prazos nem detalhes sobre quais serviços foram prestados, quais demandas precisam ser quitadas pelos clientes.

Com o Vios é possível ter o controle dos contratos e contas a receber, emissão de boletos de cobrança e envio de comunicados para clientes. Também facilita o controle de confirmação de pagamento. Assim que o cliente paga o boleto, o sistema recebe a informação e dá baixa na cobrança.

O Vios Jurídico agiliza ainda a geração de relatórios financeiros que ajudam a acompanhar os pagamentos e a identificar quais clientes estão em atraso. Além disso, dependendo da regra de cobrança estabelecida pelo escritório, um sistema de gestão pode ajudar na automação de algumas das etapas no processo, permitindo assim um custo menor no processo de cobrança.

Quer saber mais sobre cobrança? Fale com a equipe do Vios Jurídico.

Como controlar honorários de sucumbência

Na gestão de um escritório de advocacia é preciso controle rígido para que os prazos de processos não sejam perdidos, o que pode causar desconforto na relação com clientes e acarretar em prejuízos no caixa do escritório. E é justamente na gestão financeira que uma rotina de controle, associada ao uso de um sistema integrado eficiente, faz enorme diferença.

São muitos os pagamentos, mas também os recebimentos que precisam ser acompanhados de perto e com atenção. O que mais desafia os escritórios costuma ser o controle dos honorários de sucumbência.

Mas o que faz desta tarefa um desafio?

honorário de sucumbênciaPor uma razão principal: a influência sofrida pela variável tempo, que caracteriza o transcorrer dos processos na Justiça brasileira, para o recebimento desta remuneração. Via de regra as demandas judiciais tornam-se longas e imprecisas quanto ao seu encerramento. Sabe-se quando começa o trâmite, mas a data de finalização é sempre difícil de precisar. E nesta demora por uma decisão final, corre-se o risco de deixar passar o recebimento do honorário de sucumbência simplesmente por não se manter um acompanhamento das ações movidas pela equipe do escritório que podem resultar neste tipo de remuneração. Perde-se prazos e dinheiro.

A remuneração do escritório

O honorário de sucumbência é o honorário que via de regra, a parte derrotada no processo deve pagar para a que venceu com o objetivo de reembolsar as custas processuais e os gastos com a contratação do advogado ou do escritório jurídico. Entre os clientes do escritório até pode haver um certo desconhecimento sobre as diferenças entre os tipos de honorários. Mas entre os profissionais responsáveis pela gestão, é preciso ter um controle eficiente sobre o que entra no caixa fruto de honorários de sucumbência.

Não dá para ignorar os honorários de sucumbência. Quase todos os processos quando vencidos pelo escritório geram algum tipo de honorário relacionado à sucumbência, ou seja, ao fim do processo. Em alguns casos, esses podem ser a melhor remuneração do escritório no processo, seja pela condenação da outra parte, seja por algum tipo de êxito acertado em contrato.

Controle vinculado entre financeiro e jurídico

O fato de fazer a diferença no caixa do escritório reforça a necessidade de que se criem formas de controlar o processo para saber com precisão e no tempo correto se há ou não honorários de sucumbência para serem recebidos. É importante ainda ter a garantia que o setor jurídico consiga informar o setor financeiro desta possibilidade de remuneração para que possa fazer a devida cobrança dos valores em tempo hábil.

A dificuldade em obter melhores resultados nesta modalidade de honorário reside, na maioria das vezes, no fato de não haver um controle vinculado entre financeiro e jurídico. O uso de um sistema integrado pode ajudar a resolver isso. Com isso, é possível que automaticamente uma etapa do processo que indique uma sucumbência seja atrelada a uma tarefa do financeiro. Assim cria-se uma forma de minimizar o risco de não cobrança da sucumbência.

Quer saber como o Vios Jurídico pode ajudar no controle dos honorários de sucumbência? Entre em contato.

Boas práticas para acertar na classificação de risco de ações e provisionamento

classificação de risco de ações e provisionamento

 

Adotar boas práticas para evitar que falhas ocorram na classificação de risco de ações e provisionamento traz benefícios e impede perdas financeiras tanto para o escritório de advocacia quanto para os clientes. Do ponto de vista do escritório, boa parte do reconhecimento de mercado que possui vem da quantidade de êxitos que conquista em suas ações, bem como a parte mais interessante da remuneração com os ganhos mais expressivos. Diante disso, a classificação da probabilidade dá ao escritório um horizonte do que pode acontecer em termos de “portfólio” e também de receitas a médio e longo prazo.

Pelo lado dos clientes, é preciso ter probabilidades de risco e estimativas de valores que vão ajudar no provisionamento, na auditoria e na tomada de decisão sobre as opções de manter a ação ou buscar um acordo. Assim, é importante que um sistema tenha campos para a classificação de uma ação tanto pela probabilidade de êxito ou não, quanto pelo possível passivo ou crédito decorrente disso. Os critérios para a classificação de riscos devem ser discutidos entre as partes e posteriormente seguidos no preenchimento dos campos do sistema para que os relatórios possam ser confiáveis e úteis.

O provisionamento estima o quanto será desembolsado quando da execução da sentença, enquanto a classificação de risco indica a probabilidade de que isso aconteça. O advogado tem papel essencial neste processo. Primeiro, por causa de sua experiência e seu conhecimento da lei que poderão ajudar a definir um parâmetro inicial dos valores a serem estimados. E segundo porque as informações que ele insere no sistema integrado utilizado pelo escritório servirão de base para formalizar o provisionamento a partir do histórico de ações e jurisprudências.

A definição dos valores de provisionamento precisa ser equilibrada. Dependerá muito da experiência do advogado somada ao controle das informações feito pelo escritório com o auxílio de um software jurídico. A partir disso, não haverá um valor muito acima nem um muito abaixo do necessário. O grande segredo aqui é estar o mais próximo da realidade, para que a provisão não seja nem muito acima (o que congela recursos e prejudica resultados) e nem muito abaixa (o que deixa financeiro e contabilidade da empresa à descoberto).

A melhor forma de evitar que este problema ocorra é investir no controle correto das informações. Isso não só para o uso interno da equipe do escritório, mas porque o trabalho geralmente é compartilhado em forma de relatórios com auditores e contadores, no caso de clientes como empresas de médio porte ou grandes conglomerados. Aliás, outra vantagem de ter as informações todas organizadas também é relacionada ao tipo de empresa – capital aberto ou fechado, por exemplo – e isso também pode influenciar na definição dos valores do provisionamento.

Dúvidas sobre classificação de risco de ações e provisionamento? Fale conosco e saiba como o Vios Jurídico pode ajudar a tornar a tarefa mais eficiente.

Classificação do passivo: Como classificar o passivo de uma empresa

A classificação do passivo de uma empresa é uma das questões recorrentes no dia a dia de quem convive com auditorias. O passivo pode ser acumulado ao longo dos anos em  diferentes áreas da atividade empresarial. Os principais geradores de passivo são as áreas: fiscal/tributária, trabalhista e financeiro (inadimplência).

Alguns destes passivos estão mais ligados a questões contábeis. Mas outros estão sob os cuidados do departamento jurídico das empresas. Neste sentido, uma questão importante é que a classificação do passivo seja feita pelo jurídico de forma que contadores e economistas consigam transformá-lo em um número, que invariavelmente será incluído em um balanço ou em um relatório.

Classificação do passivo em três dimensões

Para que o trabalho do departamento jurídico seja facilitado, o passivo pode ser classificado de diversas maneiras, mas basicamente varia entre três dimensões.

Dimensão tempo

Curto, médio e longo prazo é a forma mais comum de classificar o passivo de uma empresa por tempo. Cabe destacar que a direção da empresa e o time do departamento jurídico devem decidir qual a variável de cada uma dessas classes. Por exemplo, o tempo mais curto pode ser de um ano; o médio, de um a quatro anos; e o longo, acima de quatro anos.

Dimensão Risco

Nesta dimensão, podem ser usadas classes como certo, provável, possível e impossível. Entendendo que “certo” é aquilo que não tem como escapar, que vai acontecer e só não se sabe o tamanho do problema. A classe “provável” é tudo aquilo que está com um percentual maior de possibilidade, acima de 70 ou 80%, de chance de acontecer. Já a classe “possível” é aquela situação que ainda está indefinida, ou seja, não estão claras as suas possibilidades. Por fim, “impossível” é quando se tem certeza do êxito na discussão.

Dimensão Valor

É uma classe de valores ou bandas de valores que podem classificar o passivo em três ou mais categorias, sendo mais comum usar Baixo, Médio e Alto Impacto (no caixa ou no resultado). Uma das opções é adotar uma tabela como esta abaixo.

Faixas Quantidade
Baixo até 5 mil reais 50
Médio de 5 a 40 mil reais 15
Alto Acima de 40 mil reais 5

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Escritórios de advocacia: administrar por caixa ou por competência?

Finanças empresariais Nem todos se aventuram na leitura mais aprofundada sobre os conceitos de finanças empresariais por considerar o tema chato e muito técnico, específico dos estudantes de contabilidade, economia e administração. Mas para garantir uma boa interpretação da situação financeira de um escritório de advocacia, alguns conceitos são importantes, e conhecê-los se faz necessário. Essa discussão não é nova e muito menos exclusiva no universo da Advocacia. Quase que semanalmente somos questionados sobre qual a melhor alternativa: administrar por caixa ou competência? Normalmente a resposta é, use os dois.

No entanto, é importante ressaltar uma frase que adotamos e usamos frequentemente: “o controle nunca pode custar mais que seu benefício”. O que isso quer dizer? Quer dizer que para pequenos e médios escritórios, o fato de ter um controle, por mais simples que seja, é melhor do que não ter nenhum.

O importante é ter controle

Em boa parte dos casos, os escritórios precisam de um bom controle, não importa o método. No caso de pequenos escritórios, ousamos dizer que uma gestão pelo caixa resolve muito bem o problema. Já no caso de escritórios maiores, que tenham departamentos, trabalhos de captação de novas ações, desenvolvimento de teses que podem demorar anos, faz sentido fazer uma análise sob as duas óticas.

É importante, portanto, entender a diferença entre gestão por caixa e por competência de um negócio. Se optarmos pelo caixa, vamos considerar toda a receita que entra e despesa que sai do caixa dentro do mês (independente de quando tenha sido originada). Caso a análise seja por competência, montaremos o relatório observando a origem da receita ou despesa, ou seja, a data em que aconteceu, não necessariamente a data que entrou ou saiu dinheiro.

Vale lembrar que esses cruzamentos podem elucidar muitas dúvidas sobre resultados de projetos, departamentos e teses. Fique atento e na dúvida, fale conosco.