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Contencioso de massa: 5 habilidades da equipe para oferecer um serviço de resultados

contencioso de massa

Oferecer serviço de contencioso de massa é uma oportunidade que escritórios de advocacia não podem abrir mão para aumentar sua rentabilidade. Mas, como já destacado no blog em posts e entrevistas, para que o contencioso de massa seja realmente uma oportunidade é preciso investir em gestão para aprimorar os processos que envolvem este tipo de serviço.

Neste sentido, além de contar com a ajuda de um sistema integrado eficiente, o escritório também deve observar a qualificação da equipe para o gerenciamento de grandes volumes de ações. Toda a equipe, e não somente o time de advogados, precisa dominar habilidades complementares que farão a diferença na gestão do contencioso de massa.

Dependendo do volume de ações e da quantidade de dados, pode haver necessidade de que a equipe seja multidisciplinar com a inclusão de especialistas em sistemas de informação. Mas em linhas gerais o escritório deve promover a capacitação com foco em cinco habilidades específicas que são fundamentais para um gerenciamento eficiente do contencioso de massa.

Habilidades fundamentais para trabalhar com contencioso de massa

 

1 – Capacidade técnica

Entender da questão legal e do funcionamento do judiciário ajudam a compreender toda a complexidade e responsabilidade que envolvem o contencioso de massa.

2 – Capacidade de gestão

Planejar, organizar, comandar e executar as tarefas relacionadas ao contencioso de massa.

3 – Capacidade de entender processos

Saber como funcionam as etapas do trabalho, como se encadeiam, e também como se organiza isso para que uma atividade complemente a outra, evitando assim que ocorra retrabalho.

4 – Capacidade de analisar dados e processos

Conseguir entender como se monta um relatório, de quais campos para preenchimento são necessários e de onde se extraem os dados. Com foco na busca por maior produtividade, também deve saber como os processos são montados e de que forma são integrados ao sistema utilizado.

5 – Capacidade de coordenar e motivar pessoas

É importante que seja escolhido um coordenador do trabalho que também fique responsável por manter a equipe sempre motivada para realizar tarefas que às vezes podem se tornar repetitivas e monótonas.

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4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos

Impossível imaginar um escritório jurídico que ainda hoje não trabalha com um sistema integrado de gestão. Em todos os setores do escritório, o uso de softwares específicos para advocacia tem feito a diferença e gerado agilidade que é convertida em competitividade para conquistar e manter clientes. Entre os muitos benefícios que o uso de sistemas integrados para a gestão de escritórios jurídicos, como o VIOS Jurídico, elegemos 4 que podem ser considerados como os principais.

Vios Jurídico para gestão de escritórios jurídicos

Informação compartilhada entre setores

Em comum, os benefícios selecionados reforçam a importância de investir no compartilhamento de informações entre os colaboradores do escritório para ter visão única das mesmas e para evitar retrabalho.  A informação que é cadastrada por um colaborador no software serve para ser usada por outro ou em mais de uma etapa do processo. Desta forma, as informações sobre o cliente que constam no cadastro realizado pela secretária no sistema têm múltiplas utilidades. Servem para o advogado no momento de cadastrar o processo ou para o departamento financeiro no momento de registrar o contrato.

Gestão confiável de informações

Ao adotar um sistema integrado, o escritório jurídico passa a ter uma rotina mais confiável para o gerenciamento de todas as informações que circulam no dia a dia. Os prazos merecem atenção. Pense nos prejuízos que a falta de um controle das datas de audiências pode arretar. Se o gestor faz o controle de prazos no seu calendário e não em um sistema integrado. Ele pode repassar um prazo para os colaboradores em um papel ou por e-mail. Desta maneira, é grande o risco de uma informação relevante ter diferentes versões, sem que saiba qual a mais recente, ou até se perder – algo que um sistema integrado ajuda a garantir que não aconteça.

Visão unificada do cliente

Outro benefício que um sistema integrado proporciona ajuda a resolver uma das grandes dores de cabeça de um escritório jurídico: ter uma visão unificada do cliente. E isso é bom para facilitar o andamento dos trabalhos, mas também para ajudar no atendimento mais eficiente dos clientes. Com as informações que constam no sistema integrado é possível saber, por exemplo, quais são os atendimentos e processos em andamento, qual o histórico de horas dedicadas para cada cliente e quais as informações financeiras organizadas por cliente.

Veja o que acontece em bancas com mais de um núcleo e que não possuem sistema de gestão integrado. Quando um cliente pede informações sobre o andamento de um processo, o que faz o escritório? Um estagiário tem que ir em todos os núcleos e consolidar as informações manualmente, correndo o risco de provocar erros e de prejudicar o relacionamento com o cliente.

Troca de informações entre setores

O uso de um sistema integrado favorece a troca de informações entre os setores do escritório. Por exemplo, o lançamento de uma despesa reembolsável em um processo gera informação para o financeiro, que toma as providências referentes à cobrança dos valores. Acessando o sistema, o advogado pode verificar as informações do histórico financeiro dos clientes, incluindo dados sobre inadimplência. E isso ajuda na notificação e cobrança de clientes em atendimentos realizados pelo profissional.

Quer conhecer mais benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos? Baixe o material especial sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico.

Ferramentas de gestão: como melhorar o trabalho dos escritórios de advocacia

Tendência mundial, a transformação digital é importante e pode estar intimamente ligada ao sucesso do seu negócio. Inclusive, bancas de advocacia que podem ter atividades mais rotineiras podem usufruir desses facilitadores tecnológicos que se tornaram as ferramentas de gestão.

Segundo dados divulgados pela pesquisa Gartner, a expectativa em 2015 era de que a despesa mundial com softwares empresariais e modernização e/ou substituição de aplicativos de negócios alcançaria um crescimento de 7,5%, atingindo US$ 149,9 milhões. E em 2019, as despesas com ferramentas de gestão chegarão a US$ 201 bilhões. A pesquisa conclui também que os subsegmentos de mercado que apresentam maior crescimento durante o período de 2015 a 2019 são marketing, e-commerce e, claro, os softwares de gestão, como o VIOS Jurídico.

Empresas B2C também investem em poderosas ferramentas de gestão digitais para melhorar a relação com os consumidores. Tecnologias vestíveis, interfaces adaptáveis e integração com plataformas sociais são áreas em que esse tipo de empresa inovou para tornar as mudanças mais pessoais e efetivas. Algumas dessas mesmas ferramentas e técnicas digitais podem ser aplicadas com sucesso ao gerenciamento de tarefas dentro de uma empresa. Não é diferente com organizações B2B e prestadoras de serviço. Já falamos no post anterior sobre algumas ferramentas que ajudam bastante esse tipo de empresa.

Mesmo em escritórios que podem ter ou não atividades de natureza mais rotineira, como os de advocacia, por exemplo, há softwares disponíveis para facilitar e organizar as atividades internas. O VIOS Jurídico é um deles.

Intuitivo e de fácil navegação, o VIOS Jurídico é um sistema completo que pode ser adquirido por escritórios de advocacia em módulos, de acordo com a estratégia e necessidade específica de cada empresa. O sistema atua no controle de receitas e despesas do escritório, notificações de contas a pagar e receber, prazos e publicações, gestão de documentos e pastas processuais (físicas ou virtuais), entre outras facilidades.

Acompanhando o crescimento de algumas bancas pelo país, podemos observar que além da competência técnica acumulada e de um quadro de profissionais diferenciados, esses escritórios contam com ferramentas de gestão que permitem gerenciar esse crescimento, mantendo a qualidade do serviço prestado.

Como o VIOS Jurídico pode otimizar os processos em um escritório de advocacia

Para quem busca otimizar seus processos com ferramentas de gestão eficientes, preparamos uma série de três white papers detalhando como a administração de um escritório de advocacia pode ser mais dinâmica e eficiente com a ajuda do VIOS Jurídico na rotina da secretária e do gestor financeiro, do advogado coordenador e do sócio, e do advogado.

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Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia da secretária e do profissional do departamento financeiro de de um escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico auxilia no dia a dia de um advogado coordenador e do sócio do escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia de um advogado de um escritório de advocacia

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