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4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos

Impossível imaginar um escritório jurídico que ainda hoje não trabalha com um sistema integrado de gestão. Em todos os setores do escritório, o uso de softwares específicos para advocacia tem feito a diferença e gerado agilidade que é convertida em competitividade para conquistar e manter clientes. Entre os muitos benefícios que o uso de sistemas integrados para a gestão de escritórios jurídicos, como o VIOS Jurídico, elegemos 4 que podem ser considerados como os principais.

Vios Jurídico para gestão de escritórios jurídicos

Informação compartilhada entre setores

Em comum, os benefícios selecionados reforçam a importância de investir no compartilhamento de informações entre os colaboradores do escritório para ter visão única das mesmas e para evitar retrabalho.  A informação que é cadastrada por um colaborador no software serve para ser usada por outro ou em mais de uma etapa do processo. Desta forma, as informações sobre o cliente que constam no cadastro realizado pela secretária no sistema têm múltiplas utilidades. Servem para o advogado no momento de cadastrar o processo ou para o departamento financeiro no momento de registrar o contrato.

Gestão confiável de informações

Ao adotar um sistema integrado, o escritório jurídico passa a ter uma rotina mais confiável para o gerenciamento de todas as informações que circulam no dia a dia. Os prazos merecem atenção. Pense nos prejuízos que a falta de um controle das datas de audiências pode arretar. Se o gestor faz o controle de prazos no seu calendário e não em um sistema integrado. Ele pode repassar um prazo para os colaboradores em um papel ou por e-mail. Desta maneira, é grande o risco de uma informação relevante ter diferentes versões, sem que saiba qual a mais recente, ou até se perder – algo que um sistema integrado ajuda a garantir que não aconteça.

Visão unificada do cliente

Outro benefício que um sistema integrado proporciona ajuda a resolver uma das grandes dores de cabeça de um escritório jurídico: ter uma visão unificada do cliente. E isso é bom para facilitar o andamento dos trabalhos, mas também para ajudar no atendimento mais eficiente dos clientes. Com as informações que constam no sistema integrado é possível saber, por exemplo, quais são os atendimentos e processos em andamento, qual o histórico de horas dedicadas para cada cliente e quais as informações financeiras organizadas por cliente.

Veja o que acontece em bancas com mais de um núcleo e que não possuem sistema de gestão integrado. Quando um cliente pede informações sobre o andamento de um processo, o que faz o escritório? Um estagiário tem que ir em todos os núcleos e consolidar as informações manualmente, correndo o risco de provocar erros e de prejudicar o relacionamento com o cliente.

Troca de informações entre setores

O uso de um sistema integrado favorece a troca de informações entre os setores do escritório. Por exemplo, o lançamento de uma despesa reembolsável em um processo gera informação para o financeiro, que toma as providências referentes à cobrança dos valores. Acessando o sistema, o advogado pode verificar as informações do histórico financeiro dos clientes, incluindo dados sobre inadimplência. E isso ajuda na notificação e cobrança de clientes em atendimentos realizados pelo profissional.

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Arquitetura da informação: O que fazer para gerar bons relatórios

Todos ficam felizes e empolgados quando recebemos um bom relatório, especialmente aquele que está visualmente bem apresentado e que traz informações relevantes e confiáveis. Mas há um longo caminho a ser percorrido e boas práticas de arquitetura da informação devem ser adotadas antes de chegar ao resultado final que tanto gostamos. Afinal, bons relatórios nascem no registro da informação e não no cruzamento de dados.

Arquitetura da informaçãoÉ interessante pensar que um relatório se constrói de trás para frente. Quando imaginamos a informação que queremos ver organizada no relatório, temos que pensar em dois pontos. Primeiro, nos campos que devem ser preenchidos e, segundo, de que forma são preenchidos para termos aquela informação com qualidade e confiabilidade.

Por isso, é muito importante que se façam revisões e treinamentos periódicos nos sistemas porque esses critérios vão se perdendo ao longo dos anos.

Critérios para escolher o sistema ideal

Neste cenário, antes de pedir um relatório, deve-se pensar se as informações que necessárias para a produção dele já constam no sistema. E mais: se os campos para esse relatório estão sendo corretamente preenchidos e se o sistema consegue cruzar os dados para ter a informação necessária com precisão.

Uma metodologia que ajuda bastante é o sistema utilizado no seu escritório ou no departamento jurídico conseguir extrair uma base tabular (tabela em colunas e linhas) que possa ser importada em uma planilha eletrônica. Isso permite testar alguns formatos e a própria base de informações antes de pedir a consolidação em um relatório. É certeza de economia de dinheiro para o escritório/departamento jurídico e de tempo para o programador.

Atualmente, os sistemas têm se preocupado em criar formas para que as pessoas possam extrair mais informações sem depender tanto de programação. Esse é um ponto importante na hora de escolher o seu.

Conheça o Vios Jurídico e todas as vantagens que vão fazer a diferença na gestão das informações do seu escritório de advocacia e ou do departamento jurídico da empresa onde trabalha.