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Como melhorar o controle de reembolsos do escritório de advocacia

controle de reembolsos

Dois procedimentos não podem faltar na gestão financeira de um escritório de advocacia: planejamento e controle. O primeiro para garantir que nenhum compromisso deixará de ser honrado e o segundo para garantir que em caso de alguma emergência financeira haja dinheiro em caixa sem causar problemas para o escritório. A importância de ficar sempre atento a estes dois procedimentos pode ser verificada no que se refere aos reembolsos.

Como se sabe, a atividade jurídica em muitos momentos acaba sendo transacional. Por questões legais ou negociais, os advogados com frequência precisam fazer a intermediação e a operação financeira de valores entre clientes e outras partes. Esses valores podem incluir desde alvarás de pagamento até despesas corriqueiras e rotineiras dos processos judiciais (custas processuais, audiências, deslocamentos e viagens).

A forma de lidar com o reembolso costuma variar de um escritório para outro. Existem escritórios que cobram um valor antecipado para os reembolsos e criam uma conta corrente com o cliente. Outros antecipam o pagamento e posteriormente cobram o reembolso do cliente. De uma forma ou de outra, dependendo do volume, isso pode acarretar perda de dinheiro do escritório, muito por conta justamente da falta de controle.

Nas duas situações também outro aspecto que deve ser observado é que o controle de reembolsos pode influenciar a forma como o escritório se relaciona com os clientes. Para evitar que isso se torne um ponto de conflito, eles precisam ser informados sobre a política de reembolso desde o início do trabalho. Deve-se tratar o assunto com muita clareza e transparência e deve constar no contrato para que o cliente esteja ciente do que será cobrado, dos prazos para efetuar o pagamento e das multas que podem ser embutidas no valor em caso de atraso.

Não adianta nada apresentar o boleto de cobrança, mesmo que o escritório faça o controle como deve ser feito, sem que o processo de reembolso tenha sido esclarecido. Isso pode resultar na perda do cliente e, neste caso, perde-se também qualquer possibilidade de fidelizá-lo ou de prolongar o contrato.

Por essas e outras, a falta de um controle eficiente pode acarretar em problemas no caixa do escritório. Por isso, encontrar uma forma de melhorar o controle é um desafio. Para isso, uma das alternativas recomendadas é utilizar um sistema que organize e dê transparência para essa operação e que pode ser um benefício tanto para o escritório quanto para o cliente. No caso do VIOS Jurídico, o software possibilita o acompanhamento de despesas pagas para clientes de custas processuais, deslocamentos, entre outros. E permite ainda ao financeiro controlar todos os valores em aberto por cliente e gerar a cobrança destes valores.

Controle de reembolsos ajuda a combater inadimplência

Outro benefício que o controle de reembolsos permite ainda que o escritório possa conhecer melhor seus clientes no que diz respeito ao cumprimento dos acordos financeiros. O responsável pela cobrança poderá ter em detalhes o histórico dos clientes inadimplentes e estabelecer uma forma eficiente de cobrar o reembolso, além de indicar como se dará o relacionamento do escritório dali por diante com quem deixa de cumprir com suas obrigações financeiras.

Os dados da inadimplência gerados pelo controle de reembolsos poderão ainda ajudar o escritório a melhorar seu planejamento. Com base nos valores devidos, perfil dos clientes inadimplentes e quais serviços prestados dão maior dor de cabeça será possível melhorar a previsão dos recursos que serão orçados para os adiantamentos financeiros. E também ajudar na avaliação e decisão se ainda vale a pena atender clientes daquele perfil e prestar aquele tipo de serviço.

Por fim, no caso dos advogados, todo o procedimento a respeito da política de reembolso pode constar em um manual.  Esta é uma medida importante já que podem surgir pagamentos repentinos que saem do bolso do próprio advogado. Ele precisa saber como e quando será reembolsado, se precisa esperar pelo pagamento do cliente ou poderá receber um adiantamento por parte do escritório? Além disso, o advogado também tem um papel importante no controle fornecendo as informações que ajudarão a mapear os reembolsos e com isso ajudar a evitar ou ao menos reduzir os prejuízos com a inadimplência.

Quer saber mais como o VIOS Jurídico pode ajudar na gestão financeira do escritório de advocacia? Baixe material explicativo produzido para o profissional financeiro do escritório.

Ferramentas de gestão: como melhorar o trabalho dos escritórios de advocacia

Tendência mundial, a transformação digital é importante e pode estar intimamente ligada ao sucesso do seu negócio. Inclusive, bancas de advocacia que podem ter atividades mais rotineiras podem usufruir desses facilitadores tecnológicos que se tornaram as ferramentas de gestão.

Segundo dados divulgados pela pesquisa Gartner, a expectativa em 2015 era de que a despesa mundial com softwares empresariais e modernização e/ou substituição de aplicativos de negócios alcançaria um crescimento de 7,5%, atingindo US$ 149,9 milhões. E em 2019, as despesas com ferramentas de gestão chegarão a US$ 201 bilhões. A pesquisa conclui também que os subsegmentos de mercado que apresentam maior crescimento durante o período de 2015 a 2019 são marketing, e-commerce e, claro, os softwares de gestão, como o VIOS Jurídico.

Empresas B2C também investem em poderosas ferramentas de gestão digitais para melhorar a relação com os consumidores. Tecnologias vestíveis, interfaces adaptáveis e integração com plataformas sociais são áreas em que esse tipo de empresa inovou para tornar as mudanças mais pessoais e efetivas. Algumas dessas mesmas ferramentas e técnicas digitais podem ser aplicadas com sucesso ao gerenciamento de tarefas dentro de uma empresa. Não é diferente com organizações B2B e prestadoras de serviço. Já falamos no post anterior sobre algumas ferramentas que ajudam bastante esse tipo de empresa.

Mesmo em escritórios que podem ter ou não atividades de natureza mais rotineira, como os de advocacia, por exemplo, há softwares disponíveis para facilitar e organizar as atividades internas. O VIOS Jurídico é um deles.

Intuitivo e de fácil navegação, o VIOS Jurídico é um sistema completo que pode ser adquirido por escritórios de advocacia em módulos, de acordo com a estratégia e necessidade específica de cada empresa. O sistema atua no controle de receitas e despesas do escritório, notificações de contas a pagar e receber, prazos e publicações, gestão de documentos e pastas processuais (físicas ou virtuais), entre outras facilidades.

Acompanhando o crescimento de algumas bancas pelo país, podemos observar que além da competência técnica acumulada e de um quadro de profissionais diferenciados, esses escritórios contam com ferramentas de gestão que permitem gerenciar esse crescimento, mantendo a qualidade do serviço prestado.

Como o VIOS Jurídico pode otimizar os processos em um escritório de advocacia

Para quem busca otimizar seus processos com ferramentas de gestão eficientes, preparamos uma série de três white papers detalhando como a administração de um escritório de advocacia pode ser mais dinâmica e eficiente com a ajuda do VIOS Jurídico na rotina da secretária e do gestor financeiro, do advogado coordenador e do sócio, e do advogado.

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Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia da secretária e do profissional do departamento financeiro de de um escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico auxilia no dia a dia de um advogado coordenador e do sócio do escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia de um advogado de um escritório de advocacia

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