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3 dicas para aumentar a rentabilidade do escritório de advocacia

aumento rentabilidade escritório de advocacia

Aumentar a rentabilidade da empresa é o objetivo de todo empreendedor. Ou seja, quem não quer aumentar o resultado em cima dos investimentos realizados? Para tornar isso realidade, o passo inicial é observar com atenção o que acontece dentro da empresa e no mercado em que se está atuando. Rever rotinas de gestão ou apostar em novas oportunidades, por exemplo, são formas de incrementar a receita visando tornar o negócio mais rentável. Neste post, apresentamos três dicas específicas que podem ajudar o escritório de advocacia a identificar ações que podem ajudar a aumentar a rentabilidade.

Diferencie-se da concorrência

one-1426636_1280 Se o escritório não tem especialidades ou uma especialidade, é interessante buscar oferecer ao menos um serviço em que esteja reconhecidamente entre os melhores no mercado. Especialistas tendem a conseguir melhores honorários em comparação com os profissionais que se apresentam sem que tenham uma área de atuação específica. Estar em áreas pioneiras também possibilita o escritório trabalhar com honorários melhores por não haver uma base de comparação. Seja o primeiro tornar-se uma vantagem competitiva importante para o seu cliente, isso tem valor.

Busque a eficiência

two-1426640_1280 Caso o escritório trabalhe com advocacia de volume ou de massa, o desenho dos processos, a eficiência no trabalho e a gestão da operação são os pontos de atenção para manter as margens, com possibilidade de ampliá-las. No entanto, isso não está relacionado a cobrar mais pelos honorários, mas sim com ser mais eficiente em gestão de processos, sistemas e equipes. Uma maneira de fazer isso é adotar um sistema integrado, como o Vios Jurídico, que ajude a tornar toda a gestão do escritório mais eficiente a partir de um controle maior de todas as etapas relacionadas aos processos.

Tenha sempre um plano B

three-1426639_1280 Para empresas que atuam no setor de serviços a expressão mortal é “custo fixo”, que é tudo aquilo que se tem contratado e que não sofre variação, independentemente do volume de trabalho e dos contratos. É importante que escritórios de advocacia tenham planos tanto para expansão quanto para retração de suas atividades. Isso porque os lucros acumulados podem facilmente serem drenados por um “descasamento” entre faturamento e custo. É importante ainda que se tenham espaços físicos, equipamentos e equipes que possam ser reajustadas, rearranjadas e redimensionadas de acordo com o que acontece no mercado e no cenário econômico.

Quer saber o que mais fazer para aumentar a rentabilidade? Entre em contato com o time do Vios Jurídico.

Como melhorar o controle de reembolsos do escritório de advocacia

controle de reembolsos

Dois procedimentos não podem faltar na gestão financeira de um escritório de advocacia: planejamento e controle. O primeiro para garantir que nenhum compromisso deixará de ser honrado e o segundo para garantir que em caso de alguma emergência financeira haja dinheiro em caixa sem causar problemas para o escritório. A importância de ficar sempre atento a estes dois procedimentos pode ser verificada no que se refere aos reembolsos.

Como se sabe, a atividade jurídica em muitos momentos acaba sendo transacional. Por questões legais ou negociais, os advogados com frequência precisam fazer a intermediação e a operação financeira de valores entre clientes e outras partes. Esses valores podem incluir desde alvarás de pagamento até despesas corriqueiras e rotineiras dos processos judiciais (custas processuais, audiências, deslocamentos e viagens).

A forma de lidar com o reembolso costuma variar de um escritório para outro. Existem escritórios que cobram um valor antecipado para os reembolsos e criam uma conta corrente com o cliente. Outros antecipam o pagamento e posteriormente cobram o reembolso do cliente. De uma forma ou de outra, dependendo do volume, isso pode acarretar perda de dinheiro do escritório, muito por conta justamente da falta de controle.

Nas duas situações também outro aspecto que deve ser observado é que o controle de reembolsos pode influenciar a forma como o escritório se relaciona com os clientes. Para evitar que isso se torne um ponto de conflito, eles precisam ser informados sobre a política de reembolso desde o início do trabalho. Deve-se tratar o assunto com muita clareza e transparência e deve constar no contrato para que o cliente esteja ciente do que será cobrado, dos prazos para efetuar o pagamento e das multas que podem ser embutidas no valor em caso de atraso.

Não adianta nada apresentar o boleto de cobrança, mesmo que o escritório faça o controle como deve ser feito, sem que o processo de reembolso tenha sido esclarecido. Isso pode resultar na perda do cliente e, neste caso, perde-se também qualquer possibilidade de fidelizá-lo ou de prolongar o contrato.

Por essas e outras, a falta de um controle eficiente pode acarretar em problemas no caixa do escritório. Por isso, encontrar uma forma de melhorar o controle é um desafio. Para isso, uma das alternativas recomendadas é utilizar um sistema que organize e dê transparência para essa operação e que pode ser um benefício tanto para o escritório quanto para o cliente. No caso do VIOS Jurídico, o software possibilita o acompanhamento de despesas pagas para clientes de custas processuais, deslocamentos, entre outros. E permite ainda ao financeiro controlar todos os valores em aberto por cliente e gerar a cobrança destes valores.

Controle de reembolsos ajuda a combater inadimplência

Outro benefício que o controle de reembolsos permite ainda que o escritório possa conhecer melhor seus clientes no que diz respeito ao cumprimento dos acordos financeiros. O responsável pela cobrança poderá ter em detalhes o histórico dos clientes inadimplentes e estabelecer uma forma eficiente de cobrar o reembolso, além de indicar como se dará o relacionamento do escritório dali por diante com quem deixa de cumprir com suas obrigações financeiras.

Os dados da inadimplência gerados pelo controle de reembolsos poderão ainda ajudar o escritório a melhorar seu planejamento. Com base nos valores devidos, perfil dos clientes inadimplentes e quais serviços prestados dão maior dor de cabeça será possível melhorar a previsão dos recursos que serão orçados para os adiantamentos financeiros. E também ajudar na avaliação e decisão se ainda vale a pena atender clientes daquele perfil e prestar aquele tipo de serviço.

Por fim, no caso dos advogados, todo o procedimento a respeito da política de reembolso pode constar em um manual.  Esta é uma medida importante já que podem surgir pagamentos repentinos que saem do bolso do próprio advogado. Ele precisa saber como e quando será reembolsado, se precisa esperar pelo pagamento do cliente ou poderá receber um adiantamento por parte do escritório? Além disso, o advogado também tem um papel importante no controle fornecendo as informações que ajudarão a mapear os reembolsos e com isso ajudar a evitar ou ao menos reduzir os prejuízos com a inadimplência.

Quer saber mais como o VIOS Jurídico pode ajudar na gestão financeira do escritório de advocacia? Baixe material explicativo produzido para o profissional financeiro do escritório.

Como reduzir o tempo na geração de relatórios jurídicos para as empresas

como_gerar_relatórios_viosColetar informações e elaborar relatórios são atividades que tomam tempo na rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que já se ocupam diariamente com
questões como cuidar da previsibilidade do passivo das empresas. Estas atividades se tornam ainda mais dispendiosas porque também exigem atualização frequente do conteúdo produzido.

Apesar da importância dos relatórios, é trabalhando nas questões técnicas e teses que as equipes jurídicas fazem a diferença para as empresas. Por isso, uma saída para reduzir o tempo dedicado à elaboração e atualização dos relatórios é utilizar sistemas que tenham a lógica de processos.

Como escolher o sistema

Um sistema que funcione sob a lógica de processos tem como premissa básica que o trabalho anterior prepara o passo seguinte. Na medida em que as informações são inseridas, as telas e relatórios vão sendo “povoadas”, gerando informação relevante para o usuário, seja em forma de um relatório, seja com o envio automático de um alerta sobre um prazo que vai vencer, por exemplo.

Na hora de escolher qual sistema usar é importante sempre lembrar que os sistemas devem servir as pessoas e não o contrário. Isso significa que ele deverá atender com facilidade todas as necessidades do Escritório de Advocacia ou da empresa.

Ter atenção sobre as informações necessárias, evitarão dores de cabeça futuras sobre a montagem de relatórios. Informações como a qual departamento pertence determinada ação, quais os centros de custos, quais os pedidos, quais os advogados, quais as cidades, quais as varas, qual a parte contrária, valor pedido pela parte contrária, percentual de êxito, entre outras, ajudam a equipe técnica de tecnologia a criar bons relatórios e gerar boas informações.

Na esfera trabalhista, é possível identificar a área das empresas tem gerado o maior número de demandas trabalhistas, possibilitando aos advogados e gestores a dotação de medidas preventivas.

Em contenciosos de massa é possível extrair dados estratégicos, como regiões com o maior número de demanda, valor médio de condenação por magistrado ou foro que servem para dimensionar e provisionar o eventuais perdas.

São todas estas informações que servirão para que a empresa e o departamento jurídico ou escritório de advocacia que lhe atende estudem detalhadamente suas atuações.

Interessado em utilizar um sistema eficiente? Acesse nosso site e conheça o Vios Jurídico.

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Solução para facilitar a circularização para auditoria nos departamentos e escritórios jurídicos

Os conceitos de governança fazem cada vez mais parte do cotidiano da maioria das empresas. É uma tendência crescente nos últimos anos e que pode ser atestado, por exemplo, pela relação com os bancos para concessão de crédito. O processo para aprovação já aponta as regras de governança adotadas pela empresa como fator preponderante para que o financiamento seja liberado.

A auditoria é um dos pilares da governança. É a ação que irá colocar um “carimbo” de “informação confiável” sobre tudo aquilo que a empresa apresenta em balanços, relatórios, demonstrativos de resultados e passivos.

A maioria dos advogados empresariais já recebeu as famosas “circulares de auditoria”, documentos em que os auditores solicitam as informações, cópias, relatórios, enfim, tudo o que é necessário para dar sequência ao trabalho de análise de informações. Quem já acompanhou uma auditoria, sabe o trabalho que dá preparar tudo o que os auditores pedem.

Economia de tempo e trabalho

Uma solução para facilitar a circularização para auditoria é a empresa é ter um sistema de gestão que consolide as informações de todos os escritórios envolvidos. Essa consolidação pode ser dar usando integrações de sistemas ou então a empresa fornecendo acesso ao seu sistema para os diversos escritórios de advocacia. Desta forma, o sistema de gestão ajuda a organizar as informações previamente, trabalhando integrado com os sistemas dos escritórios jurídicos. Assim, empresas e advogados podem ter as informações pré-formatadas e estejam sempre prontos para o momento da auditoria..

Por sua vez, o escritório deve manter o seu sistema, mas integrado com o da empresa por meio de importações de dados e trocas de informações a fim de que ambos tenham seus acervos sempre atualizado – o que facilita em muito o trabalho de auditoria. Informações como estimativas de passivo, definição de cenários (possível e provável), estimativas de valores que possibilitam aos auditores simularem panoramas futuros para a empresa. Sistemas, como no caso do Vios Jurídico, se bem alimentados, podem ter estas simulações sempre atualizadas.

Saiba mais em www.viosjuridico.com.br

Contencioso de massa: como gerenciar?

contencioso de massa
Controle de prazos, pautas e audiência são alguns dos passos fundamentais para gerenciar a advocacia de massa

Gerenciar contencioso de massa é uma tarefa difícil para os escritórios que priorizam este tipo de advocacia. Não basta apenas administrar o grande volume de processos. Há também que administrar uma equipe jurídica completa com advogados e estagiários de categorias diversas, uma equipe administrativa e, acima de tudo, manter relacionamento positivo com o cliente.

Neste cenário, a gerência deste departamento pode ser comparada à regência de uma orquestra pelo maestro. A ausência de coesão pode causar resultados desastrosos. Alguns passos são determinantes para o sucesso da advocacia de massa. Conheça sete deles:

  1. Formação da equipe: dependerá do volume dos processos a quantidade de profissionais que deverão trabalhar no departamento. O advogado que trabalha no contencioso de massa tem que ter um perfil pró-ativo, ágil e perspicaz, uma vez que seu dia-a-dia será intenso. De outro lado, adquirirá uma bagagem de conhecimento valiosíssima para sua carreira.

  2. Divisão de tarefas: no contencioso de massa o que se observa é que as peças processuais são, em sua grande maioria, repetitivas. Isto porque as teses que devem ser defendidas não podem ser modificadas. Embora este critério de divisão faça com que os profissionais se aprimorem em seu trabalho, é importante que haja uma rotatividade, para que todos possam ter a oportunidade de aprender novas tarefas e enfrentar novos desafios.

  3. Acompanhamento processual: é certo dizer que a informatização dos Tribunais facilitou a vida dos operadores do direito, assim como as ferramentas dos programas de acompanhamento processual, que vieram substituir as antigas fichas de acompanhamento.

  4. Controle de prazos: o controle de prazos processuais é a tarefa que deve ser efetuada com maior rigor. Pode-se treinar um profissional extremamente competente, que possa valer-se de lançamentos no sistema sem nenhuma margem de erro, ou ainda adotar um sistema subsidiário de controle.

  5. Pauta de audiências: organizar a pauta de audiências não é nada fácil, uma vez que no contencioso de massa a pauta diária de audiências é extensa.

  6. Relacionamento com o cliente: o canal de comunicação com cliente deve ser reforçado sempre. O cliente deve sentir segurança que seus processos, que estão diretamente relacionados à sua saúde financeira, estão sendo conduzidos por pessoas com alto grau de competência.

  7. Criação de processos de gestão: pensar na gestão de processos permite entender o início e término das tarefas. Com isso é possível visualizar duas coisas, a primeira são as possibilidades de automação das etapas (isso permite definir o que pode ser automatizado por sistema), e a segunda é a criação de indicadores, possibilitando monitorar e bonificar sua equipe.

Em períodos de crise, como um escritório de advocacia empresarial deve atuar?

Assessoria jurídica
Assessoria jurídica

Em tempos de crise, e devemos reconhecer que há uma crise – não vamos entrar nas causas, tamanho e responsabilidades, pois este não é o objetivo – a assessoria jurídica de uma empresa, independente da área, precisa entender esse contexto e ser uma aliada da gestão – seja por meio de um escritório de advocacia, seja por meio de um departamento jurídico interno.

Em tempos difíceis, em geral, as decisões do gestor são destinadas a proteger o setor financeiro da empresa. Hoje em dia, a maioria das empresas que chegam à falência, ‘quebram’ por problemas de caixa, não necessariamente por problemas de resultado. Empresas ‘quebram’ por problema de resultado se tiverem resultados ruins por um longo período de tempo. Mas, o caixa é implacável com as empresas, ele não perdoa.

Diante disso é muito importante que os escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos trabalhem sob algumas premissas, que servem em tempos de bonança, mas nas crises são imprescindíveis. Conheça algumas delas:

1) Velocidade: na crise precisamos de velocidade, as coisas precisam andar de forma ágil e as soluções tem que aparecer rapidamente;

2) Simplicidade: não há tempo e espaço para sofisticação. Quanto mais simples de ser executada e entendida, melhor;

3) Proteger o caixa: quanto mais dinheiro em caixa melhor, mais tranquilidade os gestores tem para tomar suas decisões;

4) Acordo: normalmente é um bom período para acordos uma vez que todos estão mais flexíveis e dispostos, o que é importante, pois a judicialização nem sempre é o melhor caminho.

Acreditamos que se os escritórios e os departamentos jurídicos entenderem essas simples e valiosas premissas, terão papeis muito importantes na vida das empresas.