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4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos

Impossível imaginar um escritório jurídico que ainda hoje não trabalha com um sistema integrado de gestão. Em todos os setores do escritório, o uso de softwares específicos para advocacia tem feito a diferença e gerado agilidade que é convertida em competitividade para conquistar e manter clientes. Entre os muitos benefícios que o uso de sistemas integrados para a gestão de escritórios jurídicos, como o VIOS Jurídico, elegemos 4 que podem ser considerados como os principais.

Vios Jurídico para gestão de escritórios jurídicos

Informação compartilhada entre setores

Em comum, os benefícios selecionados reforçam a importância de investir no compartilhamento de informações entre os colaboradores do escritório para ter visão única das mesmas e para evitar retrabalho.  A informação que é cadastrada por um colaborador no software serve para ser usada por outro ou em mais de uma etapa do processo. Desta forma, as informações sobre o cliente que constam no cadastro realizado pela secretária no sistema têm múltiplas utilidades. Servem para o advogado no momento de cadastrar o processo ou para o departamento financeiro no momento de registrar o contrato.

Gestão confiável de informações

Ao adotar um sistema integrado, o escritório jurídico passa a ter uma rotina mais confiável para o gerenciamento de todas as informações que circulam no dia a dia. Os prazos merecem atenção. Pense nos prejuízos que a falta de um controle das datas de audiências pode arretar. Se o gestor faz o controle de prazos no seu calendário e não em um sistema integrado. Ele pode repassar um prazo para os colaboradores em um papel ou por e-mail. Desta maneira, é grande o risco de uma informação relevante ter diferentes versões, sem que saiba qual a mais recente, ou até se perder – algo que um sistema integrado ajuda a garantir que não aconteça.

Visão unificada do cliente

Outro benefício que um sistema integrado proporciona ajuda a resolver uma das grandes dores de cabeça de um escritório jurídico: ter uma visão unificada do cliente. E isso é bom para facilitar o andamento dos trabalhos, mas também para ajudar no atendimento mais eficiente dos clientes. Com as informações que constam no sistema integrado é possível saber, por exemplo, quais são os atendimentos e processos em andamento, qual o histórico de horas dedicadas para cada cliente e quais as informações financeiras organizadas por cliente.

Veja o que acontece em bancas com mais de um núcleo e que não possuem sistema de gestão integrado. Quando um cliente pede informações sobre o andamento de um processo, o que faz o escritório? Um estagiário tem que ir em todos os núcleos e consolidar as informações manualmente, correndo o risco de provocar erros e de prejudicar o relacionamento com o cliente.

Troca de informações entre setores

O uso de um sistema integrado favorece a troca de informações entre os setores do escritório. Por exemplo, o lançamento de uma despesa reembolsável em um processo gera informação para o financeiro, que toma as providências referentes à cobrança dos valores. Acessando o sistema, o advogado pode verificar as informações do histórico financeiro dos clientes, incluindo dados sobre inadimplência. E isso ajuda na notificação e cobrança de clientes em atendimentos realizados pelo profissional.

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Como melhorar o controle de reembolsos do escritório de advocacia

controle de reembolsos

Dois procedimentos não podem faltar na gestão financeira de um escritório de advocacia: planejamento e controle. O primeiro para garantir que nenhum compromisso deixará de ser honrado e o segundo para garantir que em caso de alguma emergência financeira haja dinheiro em caixa sem causar problemas para o escritório. A importância de ficar sempre atento a estes dois procedimentos pode ser verificada no que se refere aos reembolsos.

Como se sabe, a atividade jurídica em muitos momentos acaba sendo transacional. Por questões legais ou negociais, os advogados com frequência precisam fazer a intermediação e a operação financeira de valores entre clientes e outras partes. Esses valores podem incluir desde alvarás de pagamento até despesas corriqueiras e rotineiras dos processos judiciais (custas processuais, audiências, deslocamentos e viagens).

A forma de lidar com o reembolso costuma variar de um escritório para outro. Existem escritórios que cobram um valor antecipado para os reembolsos e criam uma conta corrente com o cliente. Outros antecipam o pagamento e posteriormente cobram o reembolso do cliente. De uma forma ou de outra, dependendo do volume, isso pode acarretar perda de dinheiro do escritório, muito por conta justamente da falta de controle.

Nas duas situações também outro aspecto que deve ser observado é que o controle de reembolsos pode influenciar a forma como o escritório se relaciona com os clientes. Para evitar que isso se torne um ponto de conflito, eles precisam ser informados sobre a política de reembolso desde o início do trabalho. Deve-se tratar o assunto com muita clareza e transparência e deve constar no contrato para que o cliente esteja ciente do que será cobrado, dos prazos para efetuar o pagamento e das multas que podem ser embutidas no valor em caso de atraso.

Não adianta nada apresentar o boleto de cobrança, mesmo que o escritório faça o controle como deve ser feito, sem que o processo de reembolso tenha sido esclarecido. Isso pode resultar na perda do cliente e, neste caso, perde-se também qualquer possibilidade de fidelizá-lo ou de prolongar o contrato.

Por essas e outras, a falta de um controle eficiente pode acarretar em problemas no caixa do escritório. Por isso, encontrar uma forma de melhorar o controle é um desafio. Para isso, uma das alternativas recomendadas é utilizar um sistema que organize e dê transparência para essa operação e que pode ser um benefício tanto para o escritório quanto para o cliente. No caso do VIOS Jurídico, o software possibilita o acompanhamento de despesas pagas para clientes de custas processuais, deslocamentos, entre outros. E permite ainda ao financeiro controlar todos os valores em aberto por cliente e gerar a cobrança destes valores.

Controle de reembolsos ajuda a combater inadimplência

Outro benefício que o controle de reembolsos permite ainda que o escritório possa conhecer melhor seus clientes no que diz respeito ao cumprimento dos acordos financeiros. O responsável pela cobrança poderá ter em detalhes o histórico dos clientes inadimplentes e estabelecer uma forma eficiente de cobrar o reembolso, além de indicar como se dará o relacionamento do escritório dali por diante com quem deixa de cumprir com suas obrigações financeiras.

Os dados da inadimplência gerados pelo controle de reembolsos poderão ainda ajudar o escritório a melhorar seu planejamento. Com base nos valores devidos, perfil dos clientes inadimplentes e quais serviços prestados dão maior dor de cabeça será possível melhorar a previsão dos recursos que serão orçados para os adiantamentos financeiros. E também ajudar na avaliação e decisão se ainda vale a pena atender clientes daquele perfil e prestar aquele tipo de serviço.

Por fim, no caso dos advogados, todo o procedimento a respeito da política de reembolso pode constar em um manual.  Esta é uma medida importante já que podem surgir pagamentos repentinos que saem do bolso do próprio advogado. Ele precisa saber como e quando será reembolsado, se precisa esperar pelo pagamento do cliente ou poderá receber um adiantamento por parte do escritório? Além disso, o advogado também tem um papel importante no controle fornecendo as informações que ajudarão a mapear os reembolsos e com isso ajudar a evitar ou ao menos reduzir os prejuízos com a inadimplência.

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Contencioso de massa: 3 dicas para diferenciar o serviço

Gestão e controle rigoroso são palavras-chave no dia a dia dos escritórios de advocacia que trabalham com contencioso de massa. É um segmento que vem se mostrando atrativo, mas sem gestão e sem controle, trabalhar com grandes volumes que envolvem também aspectos financeiros é correr o risco de virar um grande desastre, trazer prejuízos para o caixa do cliente e arranhar a imagem do escritório no mercado.

contencioso de massa

As demandas para quem trabalha com contencioso de massa necessitam de cuidado e muita atenção. E o escritório precisa trabalhar com um alto nível de organização para evitar contratempos e surpresas. Isso vale por estar gerenciando vários processos ao mesmo tempo e, por tabela, ter de atender pedidos de diferentes clientes.

Por exemplo, caso o cliente faça um questionamento a respeito de uma determinada questão, a resposta estará à mão, fácil de ser encontrada e de ser repassada? Neste caso, além da qualidade da informação, o tempo de resposta também precisa ser observado. Dependendo do caso, o pedido de informação pode vir carregado de pressa e urgência, mas também de ansiedade por uma resposta não só rápida, mas completa. A demora em fornecê-la poderá ser um ponto negativo na relação escritório-cliente e prejudicar o serviço de contencioso de massa.

Estes são apenas alguns dos aspectos relacionados ao serviço de contencioso de massa. Para ajudar nesta tarefa, preparamos 3 dicas fundamentais para tornar o serviço mais eficiente e diferenciado em comparação com o que fazem seus concorrentes. Confira.

Dica número 1 – Automatização de relatórios e informações

A primeira dica para que o serviço de contencioso de massa funcione de forma eficiente é de que é preciso trabalhar com um software integrado que, entre outras funcionalidades, faça o envio automático de relatórios e informações. Inicialmente, ao tomar esta providência elimina-se boa parte do trabalho braçal do escritório, além de se adotar uma forma mais ágil e dinâmica de manter o cliente informado sobre qual o andamento dos processos, quais etapas estão sendo executadas, quais os custos processuais, entre outros itens. Importante destacar que para esta dica trazer realmente resultado é preciso cuidar com a qualidade da informação gerada e com a forma como é colocada no sistema.

Dica número 2 – Gestor capacitado

A segunda dica é ter sempre no escritório de advocacia um profissional capacitado que tenha know-how para definir os parâmetros de organização, de estruturação e de entrega de informações. Geralmente, estes profissionais estão acostumados a trabalhar com processos e entendem bastante de sistemas. A soma destas habilidades tende a gerar uma produtividade muito interessante para a equipe, que inclui advogados, mas também estagiários e profissionais de outras áreas, como os da área de Tecnologia da Informação, por exemplo, que contribuem para a gestão do contencioso de massa. O profissional que gerencia a área tem ainda papel importante na definição do fluxo de atividades e na distribuição de tarefas para evitar acúmulos que possam prejudicar o acompanhamento dos processos. E também ajuda no controle dos honorários.

Dica número 3 – Relacionamento com clientes

Por fim, a terceira dica é ter uma relação estreita e constante com o cliente. Neste contexto, é imprescindível que um profissional seja destacado para esta tarefa, para atuar como interface com o cliente. O ideal é que este profissional tenha uma formação jurídica, mas também habilidade de gestão e de relação com clientes. O domínio do software de gestão utilizado pelo escritório advocacia é outro item importante que fará deste profissional um ponto positivo na estratégia de fidelização do cliente, ajudando na manutenção e até no prolongamento do contrato atual, quem sabe até em melhores condições.

Quer saber como o VIOS Jurídico pode ajudar a fazer diferença no serviço de contencioso de massa? Entre em contato conosco.