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Contencioso de massa: 5 habilidades da equipe para oferecer um serviço de resultados

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Oferecer serviço de contencioso de massa é uma oportunidade que escritórios de advocacia não podem abrir mão para aumentar sua rentabilidade. Mas, como já destacado no blog em posts e entrevistas, para que o contencioso de massa seja realmente uma oportunidade é preciso investir em gestão para aprimorar os processos que envolvem este tipo de serviço.

Neste sentido, além de contar com a ajuda de um sistema integrado eficiente, o escritório também deve observar a qualificação da equipe para o gerenciamento de grandes volumes de ações. Toda a equipe, e não somente o time de advogados, precisa dominar habilidades complementares que farão a diferença na gestão do contencioso de massa.

Dependendo do volume de ações e da quantidade de dados, pode haver necessidade de que a equipe seja multidisciplinar com a inclusão de especialistas em sistemas de informação. Mas em linhas gerais o escritório deve promover a capacitação com foco em cinco habilidades específicas que são fundamentais para um gerenciamento eficiente do contencioso de massa.

Habilidades fundamentais para trabalhar com contencioso de massa

 

1 – Capacidade técnica

Entender da questão legal e do funcionamento do judiciário ajudam a compreender toda a complexidade e responsabilidade que envolvem o contencioso de massa.

2 – Capacidade de gestão

Planejar, organizar, comandar e executar as tarefas relacionadas ao contencioso de massa.

3 – Capacidade de entender processos

Saber como funcionam as etapas do trabalho, como se encadeiam, e também como se organiza isso para que uma atividade complemente a outra, evitando assim que ocorra retrabalho.

4 – Capacidade de analisar dados e processos

Conseguir entender como se monta um relatório, de quais campos para preenchimento são necessários e de onde se extraem os dados. Com foco na busca por maior produtividade, também deve saber como os processos são montados e de que forma são integrados ao sistema utilizado.

5 – Capacidade de coordenar e motivar pessoas

É importante que seja escolhido um coordenador do trabalho que também fique responsável por manter a equipe sempre motivada para realizar tarefas que às vezes podem se tornar repetitivas e monótonas.

Sobre contencioso de massa, leia também:

Como um software integrado ajuda a gestão do contencioso de massa

Contencioso de massa: 3 dicas para diferenciar o serviço

Entrevista com Rodrigo Infantozzi: “Grande diferencial do Vios Jurídico é fluxo de trabalho claro e operações muito intuitivas”

Contencioso de massa: como gerenciar?

Qual a projeção dos grandes contenciosos de massa?

Entre em contato e saiba mais sobre como o Vios Jurídico pode ajudar a equipe do escritório de advocacia na gestão do serviço de contencioso de massa.

Como um software integrado ajuda a gestão do contencioso de massa

O trabalho com contencioso de massa vem se constituindo como uma oportunidade que traz resultados cada vez mais satisfatórios para os escritórios de advocacia. Mas para atuar de forma correta neste segmento não basta apenas querer. É preciso ter em mente que gerenciar grandes volumes de informação requer um conhecimento específico. Como ficou claro na entrevista com Rodrigo Infantozzi, do Laloni Trindade Advogados, publicada no blog, a gestão do contencioso de massa pede especialização e alianças estratégicas com fornecedores de soluções tecnológicas para dar agilidade, praticidade e segurança ao trabalho.

Contencioso de massa

 

 

Por isso, o uso de softwares integrados na gestão do contencioso de massa se tornou não apenas uma necessidade, mas uma obrigação. O software sempre procura simplificar o trabalho das pessoas para que elas possam manipular um grande volume de informações sem que seja necessário um esforço proporcional. É o que os escritórios que atuam com contencioso de massa precisam, mas nem todos os softwares, sejam quais forem seus usos, estão voltados para lidar com grandes volumes de dados.

No caso do VIOS Jurídico, é diferente. O sistema é pensado “debaixo para cima”. Ou seja, o VIOS Jurídico é projetado a partir da informação básica para que dela sejam extraídas telas, relatórios e outras informações, contribuindo para um melhor controle de tarefas e um fluxo de trabalho mais dinâmico. Isso ajuda o escritório a fazer mais com menos.

Outro ponto que favorece o uso de um software eficiente é que os contenciosos de massa normalmente não tem grande variação de tipos de ação e o volume de teses costuma ser limitado. Isso possibilita que o grau de padronização das atividades seja alta, o que permite que um software possa automatizar praticamente todo trabalho. Isso inclui desde impressão de peças, montagem prévia de documentos, organização de custas até envio automático de relatórios.

Como exemplo do quanto esta concepção do software faz diferença, veja o caso de dois escritórios de advocacia que tem um mesmo tipo de contrato. Com o VIOS Jurídico rodando, um dos escritórios possuía um custo operacional 35% menor que o outro. A razão para este resultado é que o sistema foi desenhado juntamente com os processos de trabalho, alinhando e otimizando a estrutura.

Quer saber mais sobre o uso do VIOS Jurídico na gestão de contencioso de massa? Leia a entrevista de Rodrigo Infantozzi, sócio do Laloni Trindade.

Para saber mais sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico, acesse www.viosjuridico.com.br.

Contencioso de massa: “Grande diferencial do VIOS Jurídico é fluxo de trabalho claro e operações muito intuitivas”

Nesta entrevista ao blog do VIOS Jurídico, o advogado Rodrigo Infantozzi, sócio do Laloni Trindade Advogados (www.lalonitrindade.adv.br), analisa o trabalho dos escritórios de advocacia com contencioso de massa. Ele destaca os desafios e a importância de adotar um software integrado, como o VIOS Jurídico, para atender com eficiência as demandas decorrentes deste serviço.  “Para trabalhar com o contencioso de massa é necessária uma equipe altamente treinada, aliada a parcerias estratégicas”, diz.  “Uma má gestão certamente refletirá em resultados ruins”.

Confira a entrevista.

VIOS Jurídico – Qual a principal preocupação um escritório de advocacia deve ter na gestão de um grande volume de processos e de prazos?

Rodrigo Infantozzi – O mercado da advocacia de volume é muito competitivo, o que obriga o escritório possuir uma equipe enxuta e eficiente. Para tornar isso possível, é imprescindível a obtenção de um bom software de gestão de carteira de processos.

Contencioso de massa - Rodrigo InfantozziVIOS Jurídico – Que prejuízos podem ser provocados por uma má gestão?

Infantozzi – Hoje, as grandes empresas possuem métodos de avaliação dos escritórios terceirizados.
Uma má gestão certamente refletirá em resultados ruins. Portanto, além do escritório ter que ressarcir eventual prejuízo causado, a perda do cliente será inevitável.

VIOS Jurídico – Como se preparar para trabalhar com contencioso de massa?

Infantozzi – Para trabalhar com o contencioso de massa é necessária uma equipe altamente treinada, aliada a parcerias estratégicas. Nessa preparação, é importante a contratação de boas empresas de suporte de informática, de recursos humanos, de publicações, de diligências e de software.


VIOS Jurídico –
Quais os erros que são os mais cometidos por escritórios de advocacia no que se refere a contencioso de massa?

Infantozzi – Na busca em reduzir custos, o erro é montar uma equipe pouco qualificada e não comprometida com o trabalho, o que certamente refletirá na alta rotatividade de pessoas que pouco saberão dos fluxos de trabalho. O resultado disso? Trabalho de baixa qualidade e muitos erros.

VIOS Jurídico – Qual a importância de ter bem definido um fluxo de tarefas dentro do escritório de advocacia?

Infantozzi – Um fluxo bem definido é importante, pois padroniza a qualidade do serviço prestado, reduz o risco de falhas, facilita o treinamento de novos membros e permite uma boa avaliação da equipe pelo gestor.

VIOS Jurídico – Qual a melhor forma de fazer o acompanhamento das tarefas? Que benefícios isso traz?

Infantozzi – A eliminação de papéis, bilhetinhos e lembretes é uma regra nos dias de hoje. Ao centralizar o histórico e a agenda de tarefas em um software, o escritório ganha em segurança e agilidade, pois todas as informações estão centralizadas em um único local, tornando mais fácil e rápida a tomada de decisões.

VIOS Jurídico – De que forma um software como o VIOS pode ajudar na gestão do escritório que trabalha com grandes volumes de processos?

Infantozzi – Creio que o grande diferencial do sistema VIOS é seu fluxo de trabalho claro, com operações muito intuitivas. Não são necessárias várias horas de treinamento com a equipe, tão pouco a leitura de longos manuais. Isso faz toda diferença, pois neste ramo de atividade os prazos são diários e o tempo deve ser otimizado. Sistemas pouco amigáveis acabam por ficar subutilizados no dia a dia.

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Contencioso de massa: 3 dicas para diferenciar o serviço

Gestão e controle rigoroso são palavras-chave no dia a dia dos escritórios de advocacia que trabalham com contencioso de massa. É um segmento que vem se mostrando atrativo, mas sem gestão e sem controle, trabalhar com grandes volumes que envolvem também aspectos financeiros é correr o risco de virar um grande desastre, trazer prejuízos para o caixa do cliente e arranhar a imagem do escritório no mercado.

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As demandas para quem trabalha com contencioso de massa necessitam de cuidado e muita atenção. E o escritório precisa trabalhar com um alto nível de organização para evitar contratempos e surpresas. Isso vale por estar gerenciando vários processos ao mesmo tempo e, por tabela, ter de atender pedidos de diferentes clientes.

Por exemplo, caso o cliente faça um questionamento a respeito de uma determinada questão, a resposta estará à mão, fácil de ser encontrada e de ser repassada? Neste caso, além da qualidade da informação, o tempo de resposta também precisa ser observado. Dependendo do caso, o pedido de informação pode vir carregado de pressa e urgência, mas também de ansiedade por uma resposta não só rápida, mas completa. A demora em fornecê-la poderá ser um ponto negativo na relação escritório-cliente e prejudicar o serviço de contencioso de massa.

Estes são apenas alguns dos aspectos relacionados ao serviço de contencioso de massa. Para ajudar nesta tarefa, preparamos 3 dicas fundamentais para tornar o serviço mais eficiente e diferenciado em comparação com o que fazem seus concorrentes. Confira.

Dica número 1 – Automatização de relatórios e informações

A primeira dica para que o serviço de contencioso de massa funcione de forma eficiente é de que é preciso trabalhar com um software integrado que, entre outras funcionalidades, faça o envio automático de relatórios e informações. Inicialmente, ao tomar esta providência elimina-se boa parte do trabalho braçal do escritório, além de se adotar uma forma mais ágil e dinâmica de manter o cliente informado sobre qual o andamento dos processos, quais etapas estão sendo executadas, quais os custos processuais, entre outros itens. Importante destacar que para esta dica trazer realmente resultado é preciso cuidar com a qualidade da informação gerada e com a forma como é colocada no sistema.

Dica número 2 – Gestor capacitado

A segunda dica é ter sempre no escritório de advocacia um profissional capacitado que tenha know-how para definir os parâmetros de organização, de estruturação e de entrega de informações. Geralmente, estes profissionais estão acostumados a trabalhar com processos e entendem bastante de sistemas. A soma destas habilidades tende a gerar uma produtividade muito interessante para a equipe, que inclui advogados, mas também estagiários e profissionais de outras áreas, como os da área de Tecnologia da Informação, por exemplo, que contribuem para a gestão do contencioso de massa. O profissional que gerencia a área tem ainda papel importante na definição do fluxo de atividades e na distribuição de tarefas para evitar acúmulos que possam prejudicar o acompanhamento dos processos. E também ajuda no controle dos honorários.

Dica número 3 – Relacionamento com clientes

Por fim, a terceira dica é ter uma relação estreita e constante com o cliente. Neste contexto, é imprescindível que um profissional seja destacado para esta tarefa, para atuar como interface com o cliente. O ideal é que este profissional tenha uma formação jurídica, mas também habilidade de gestão e de relação com clientes. O domínio do software de gestão utilizado pelo escritório advocacia é outro item importante que fará deste profissional um ponto positivo na estratégia de fidelização do cliente, ajudando na manutenção e até no prolongamento do contrato atual, quem sabe até em melhores condições.

Quer saber como o VIOS Jurídico pode ajudar a fazer diferença no serviço de contencioso de massa? Entre em contato conosco.

Qual a projeção dos grandes contenciosos de massa?

Os contenciosos de massa vão acabar? Saiba quais são as projeções para os próximos anos.Se pararmos para fazer uma retrospectiva, os casos judiciais massivos mais conhecidos nos últimos anos começaram a aparecer a partir do início dos anos 2000. Esses casos são originados em uma primeira leva de privatizações, mudanças expressivas em regras de negócio, regulação de mercados e concessões, acontecidos até 10 anos antes.

Observando isso, vasculhando nosso Judiciário, confrontando com a atuação dos órgãos de controle e somando a quantidade de alterações sofridas na legislação na última década, temos uma primeira pista do que pode vir por aí. Além disso, se contarmos os anos de 2005 a 2011, que em geral tiveram bom cenário econômico, excetuando-se a crise de 2008 que refletiu por mais um ano, temos um catalizador, um propulsor de possibilidades.

Por isso, acreditamos que ações que surjam em grande escala ainda terão terreno fértil no Brasil nos próximos anos. É importante que as Bancas estejam preparadas para lidar com isso. Organização, gestores, sistemas, controles e processos são a chave principal para esse tipo de atuação.

É bem verdade que o próprio judiciário vem tentando achar formas mais eficientes de lidar com a situação, criando possibilidades de julgamentos em bloco, vinculação de decisões. Mas tudo isso tem efeito depois que as ações entraram no judiciário, ou seja, a demanda para os escritórios continuará, pelo menos nas etapas iniciais.

Diante de tal projeção o sistema VIOS pode auxiliar no processo e facilitar a vida dentro dos escritórios de Advocacia. O VIOS surge exatamente da necessidade de se lidar com grandes volumes de ações, com dispersão espacial e variação de teses. Foi concebido não com a visão de departamento, mas como fluxo de trabalho, onde uma etapa cumprida por uma pessoa, alimenta a etapa seguinte. Além disso, pelo fato de ser Nativo Web, é um sistema para ser acessado de qualquer local que tenha internet.

Acesse www.vios.com.br e entenda o sistema e suas facilidades.

Contencioso de massa: como gerenciar?

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Controle de prazos, pautas e audiência são alguns dos passos fundamentais para gerenciar a advocacia de massa

Gerenciar contencioso de massa é uma tarefa difícil para os escritórios que priorizam este tipo de advocacia. Não basta apenas administrar o grande volume de processos. Há também que administrar uma equipe jurídica completa com advogados e estagiários de categorias diversas, uma equipe administrativa e, acima de tudo, manter relacionamento positivo com o cliente.

Neste cenário, a gerência deste departamento pode ser comparada à regência de uma orquestra pelo maestro. A ausência de coesão pode causar resultados desastrosos. Alguns passos são determinantes para o sucesso da advocacia de massa. Conheça sete deles:

  1. Formação da equipe: dependerá do volume dos processos a quantidade de profissionais que deverão trabalhar no departamento. O advogado que trabalha no contencioso de massa tem que ter um perfil pró-ativo, ágil e perspicaz, uma vez que seu dia-a-dia será intenso. De outro lado, adquirirá uma bagagem de conhecimento valiosíssima para sua carreira.

  2. Divisão de tarefas: no contencioso de massa o que se observa é que as peças processuais são, em sua grande maioria, repetitivas. Isto porque as teses que devem ser defendidas não podem ser modificadas. Embora este critério de divisão faça com que os profissionais se aprimorem em seu trabalho, é importante que haja uma rotatividade, para que todos possam ter a oportunidade de aprender novas tarefas e enfrentar novos desafios.

  3. Acompanhamento processual: é certo dizer que a informatização dos Tribunais facilitou a vida dos operadores do direito, assim como as ferramentas dos programas de acompanhamento processual, que vieram substituir as antigas fichas de acompanhamento.

  4. Controle de prazos: o controle de prazos processuais é a tarefa que deve ser efetuada com maior rigor. Pode-se treinar um profissional extremamente competente, que possa valer-se de lançamentos no sistema sem nenhuma margem de erro, ou ainda adotar um sistema subsidiário de controle.

  5. Pauta de audiências: organizar a pauta de audiências não é nada fácil, uma vez que no contencioso de massa a pauta diária de audiências é extensa.

  6. Relacionamento com o cliente: o canal de comunicação com cliente deve ser reforçado sempre. O cliente deve sentir segurança que seus processos, que estão diretamente relacionados à sua saúde financeira, estão sendo conduzidos por pessoas com alto grau de competência.

  7. Criação de processos de gestão: pensar na gestão de processos permite entender o início e término das tarefas. Com isso é possível visualizar duas coisas, a primeira são as possibilidades de automação das etapas (isso permite definir o que pode ser automatizado por sistema), e a segunda é a criação de indicadores, possibilitando monitorar e bonificar sua equipe.