Como reduzir o tempo na geração de relatórios jurídicos para as empresas

como_gerar_relatórios_viosColetar informações e elaborar relatórios são atividades que tomam tempo na rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que já se ocupam diariamente com
questões como cuidar da previsibilidade do passivo das empresas. Estas atividades se tornam ainda mais dispendiosas porque também exigem atualização frequente do conteúdo produzido.

Apesar da importância dos relatórios, é trabalhando nas questões técnicas e teses que as equipes jurídicas fazem a diferença para as empresas. Por isso, uma saída para reduzir o tempo dedicado à elaboração e atualização dos relatórios é utilizar sistemas que tenham a lógica de processos.

Como escolher o sistema

Um sistema que funcione sob a lógica de processos tem como premissa básica que o trabalho anterior prepara o passo seguinte. Na medida em que as informações são inseridas, as telas e relatórios vão sendo “povoadas”, gerando informação relevante para o usuário, seja em forma de um relatório, seja com o envio automático de um alerta sobre um prazo que vai vencer, por exemplo.

Na hora de escolher qual sistema usar é importante sempre lembrar que os sistemas devem servir as pessoas e não o contrário. Isso significa que ele deverá atender com facilidade todas as necessidades do Escritório de Advocacia ou da empresa.

Ter atenção sobre as informações necessárias, evitarão dores de cabeça futuras sobre a montagem de relatórios. Informações como a qual departamento pertence determinada ação, quais os centros de custos, quais os pedidos, quais os advogados, quais as cidades, quais as varas, qual a parte contrária, valor pedido pela parte contrária, percentual de êxito, entre outras, ajudam a equipe técnica de tecnologia a criar bons relatórios e gerar boas informações.

Na esfera trabalhista, é possível identificar a área das empresas tem gerado o maior número de demandas trabalhistas, possibilitando aos advogados e gestores a dotação de medidas preventivas.

Em contenciosos de massa é possível extrair dados estratégicos, como regiões com o maior número de demanda, valor médio de condenação por magistrado ou foro que servem para dimensionar e provisionar o eventuais perdas.

São todas estas informações que servirão para que a empresa e o departamento jurídico ou escritório de advocacia que lhe atende estudem detalhadamente suas atuações.

Interessado em utilizar um sistema eficiente? Acesse nosso site e conheça o Vios Jurídico.

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Solução para facilitar a circularização para auditoria nos departamentos e escritórios jurídicos

Os conceitos de governança fazem cada vez mais parte do cotidiano da maioria das empresas. É uma tendência crescente nos últimos anos e que pode ser atestado, por exemplo, pela relação com os bancos para concessão de crédito. O processo para aprovação já aponta as regras de governança adotadas pela empresa como fator preponderante para que o financiamento seja liberado.

A auditoria é um dos pilares da governança. É a ação que irá colocar um “carimbo” de “informação confiável” sobre tudo aquilo que a empresa apresenta em balanços, relatórios, demonstrativos de resultados e passivos.

A maioria dos advogados empresariais já recebeu as famosas “circulares de auditoria”, documentos em que os auditores solicitam as informações, cópias, relatórios, enfim, tudo o que é necessário para dar sequência ao trabalho de análise de informações. Quem já acompanhou uma auditoria, sabe o trabalho que dá preparar tudo o que os auditores pedem.

Economia de tempo e trabalho

Uma solução para facilitar a circularização para auditoria é a empresa é ter um sistema de gestão que consolide as informações de todos os escritórios envolvidos. Essa consolidação pode ser dar usando integrações de sistemas ou então a empresa fornecendo acesso ao seu sistema para os diversos escritórios de advocacia. Desta forma, o sistema de gestão ajuda a organizar as informações previamente, trabalhando integrado com os sistemas dos escritórios jurídicos. Assim, empresas e advogados podem ter as informações pré-formatadas e estejam sempre prontos para o momento da auditoria..

Por sua vez, o escritório deve manter o seu sistema, mas integrado com o da empresa por meio de importações de dados e trocas de informações a fim de que ambos tenham seus acervos sempre atualizado – o que facilita em muito o trabalho de auditoria. Informações como estimativas de passivo, definição de cenários (possível e provável), estimativas de valores que possibilitam aos auditores simularem panoramas futuros para a empresa. Sistemas, como no caso do Vios Jurídico, se bem alimentados, podem ter estas simulações sempre atualizadas.

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Indicador de desempenho

Indicador de desempenho: porque adotar um no escritório de advocacia

Nenhum trabalho de gestão está completo sem que seja feita frequentemente a medição do desempenho e do resultado das ações executadas. Pode parecer óbvio, mas é sempre importante lembrar que este é um procedimento que influencia diretamente o dia a dia de qualquer negócio, inclusive no ramo da advocacia. Para fazer a medição, o primeiro passo é estabelecer quais indicadores serão utilizados.

Numa rápida busca na Wikipedia você vai descobrir que existem diversas definições sobre o que é um indicador. Todas, porém, giram em torno do Indicador-chave de desempenho, que vem de Key Performance Indicator (KPI) ou Key Success Indicator (KSI). O indicador nada mais é, portanto, do que uma ferramenta de gestão usada para medir o nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo. O foco está no “como”. A medição deve indicar se os processos sendo executados de maneira satisfatória e se o que está sendo feito será suficiente ou não para que os objetivos sejam alcançados.

O que significa adotar um indicador de desempenho

Imagine que você tem um número determinado de processos em seu escritório e quer saber qual está sendo a produtividade dos advogados. Se cruzar o número de processos com o número de advogados, você terá uma primeira informação. Para determinar um indicador, no entanto, esta pode ser uma “informação rasa”. Mas quando estabelece uma nota de dificuldade para cada processo e compara com pessoas do mesmo departamento, você tem um indicador relevante para a gestão do escritório. Verá em números a produtividade da equipe.

A mesma lógica pode ser adotada para outras situações na gestão do escritório. No departamentos de cobrança, é possível medir o desempenho a partir de um indicador definido por informações como valores retornados por ação e número de processos por cliente. Os indicadores podem ainda ser utilizados para analise de contratos e precificação de serviços.

Com base no custo da hora de trabalho dos colaboradores de um escritório e apontamento de horas nos respectivos atendimentos, processos ou contratos. é possível apurar o custo dos serviços prestados em relação a receita. Esta análise permite ao escritório identificar os clientes e contratos rentáveis.

Um cuidado que é preciso ser tomado é não extrapolar na quantidade de indicadores. Cada escritório ou departamento terá indicadores mais relevantes que outros. Uma dica é optar pelos que sejam usados para monitorar processos mais críticos e que necessitam de um melhor desempenho.

Um sistema jurídico como o Vios Jurídico pode colaborar com o registro das informações e extração dos indicadores.

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Escritórios de advocacia: administrar por caixa ou por competência?

Finanças empresariais Nem todos se aventuram na leitura mais aprofundada sobre os conceitos de finanças empresariais por considerar o tema chato e muito técnico, específico dos estudantes de contabilidade, economia e administração. Mas para garantir uma boa interpretação da situação financeira de um escritório de advocacia, alguns conceitos são importantes, e conhecê-los se faz necessário. Essa discussão não é nova e muito menos exclusiva no universo da Advocacia. Quase que semanalmente somos questionados sobre qual a melhor alternativa: administrar por caixa ou competência? Normalmente a resposta é, use os dois.

No entanto, é importante ressaltar uma frase que adotamos e usamos frequentemente: “o controle nunca pode custar mais que seu benefício”. O que isso quer dizer? Quer dizer que para pequenos e médios escritórios, o fato de ter um controle, por mais simples que seja, é melhor do que não ter nenhum.

O importante é ter controle

Em boa parte dos casos, os escritórios precisam de um bom controle, não importa o método. No caso de pequenos escritórios, ousamos dizer que uma gestão pelo caixa resolve muito bem o problema. Já no caso de escritórios maiores, que tenham departamentos, trabalhos de captação de novas ações, desenvolvimento de teses que podem demorar anos, faz sentido fazer uma análise sob as duas óticas.

É importante, portanto, entender a diferença entre gestão por caixa e por competência de um negócio. Se optarmos pelo caixa, vamos considerar toda a receita que entra e despesa que sai do caixa dentro do mês (independente de quando tenha sido originada). Caso a análise seja por competência, montaremos o relatório observando a origem da receita ou despesa, ou seja, a data em que aconteceu, não necessariamente a data que entrou ou saiu dinheiro.

Vale lembrar que esses cruzamentos podem elucidar muitas dúvidas sobre resultados de projetos, departamentos e teses. Fique atento e na dúvida, fale conosco.

Qual a projeção dos grandes contenciosos de massa?

Os contenciosos de massa vão acabar? Saiba quais são as projeções para os próximos anos.Se pararmos para fazer uma retrospectiva, os casos judiciais massivos mais conhecidos nos últimos anos começaram a aparecer a partir do início dos anos 2000. Esses casos são originados em uma primeira leva de privatizações, mudanças expressivas em regras de negócio, regulação de mercados e concessões, acontecidos até 10 anos antes.

Observando isso, vasculhando nosso Judiciário, confrontando com a atuação dos órgãos de controle e somando a quantidade de alterações sofridas na legislação na última década, temos uma primeira pista do que pode vir por aí. Além disso, se contarmos os anos de 2005 a 2011, que em geral tiveram bom cenário econômico, excetuando-se a crise de 2008 que refletiu por mais um ano, temos um catalizador, um propulsor de possibilidades.

Por isso, acreditamos que ações que surjam em grande escala ainda terão terreno fértil no Brasil nos próximos anos. É importante que as Bancas estejam preparadas para lidar com isso. Organização, gestores, sistemas, controles e processos são a chave principal para esse tipo de atuação.

É bem verdade que o próprio judiciário vem tentando achar formas mais eficientes de lidar com a situação, criando possibilidades de julgamentos em bloco, vinculação de decisões. Mas tudo isso tem efeito depois que as ações entraram no judiciário, ou seja, a demanda para os escritórios continuará, pelo menos nas etapas iniciais.

Diante de tal projeção o sistema VIOS pode auxiliar no processo e facilitar a vida dentro dos escritórios de Advocacia. O VIOS surge exatamente da necessidade de se lidar com grandes volumes de ações, com dispersão espacial e variação de teses. Foi concebido não com a visão de departamento, mas como fluxo de trabalho, onde uma etapa cumprida por uma pessoa, alimenta a etapa seguinte. Além disso, pelo fato de ser Nativo Web, é um sistema para ser acessado de qualquer local que tenha internet.

Acesse www.vios.com.br e entenda o sistema e suas facilidades.

Como gerir serviços consultivos em um escritório de advocacia?

Advogado Vitor Hugo Cenci dá dicas de como gerir serviços consultivos em um escritório de Advocacia
Advogado Vitor Hugo Cenci dá dicas de como gerir serviços consultivos em um escritório de Advocacia

Entrevista com Vitor Hugo Cenci, do escritório Guimarães e Santiago

Para quem resolveu fazer parte de um escritório de advocacia ou ter o próprio escritório, o começo, bem como a manutenção do negócio, pode parecer um desafio e tanto. Algumas dicas são fundamentais para garantir uma boa gestão, assim como o crescimento do seu empreendimento – afinal, você é advogado e também empreendedor. Conversamos com o advogado Vitor Hugo Cenci, do escritório de advocacia Guimarães e Santiago, em Florianópolis, e separamos algumas informações que podem ser bastante úteis para gerir o negócio.

VIOS – Como o ocorre o contato com clientes para apresentação dos serviços?

Vitor – Na advocacia a relação com o cliente é baseada na confiança; então no contato com o cliente é necessário demonstrar o conhecimento sobre o problema que ele enfrenta, a experiência do profissional naquele assunto e convencê-lo que a solução proposta irá resolver o problema da melhor maneira viável.

VIOS – E como acontece a precificação destes serviços?

Vitor – Nas atividades de consultoria muitas vezes o cliente ainda não tem um problema concreto para poder mensurar seu potencial risco/prejuízo, deste modo o escritório precisa trabalhar com uma estimativa de horas de dedicação ao cliente. Buscamos estimar e oferecer um pacote específico de serviços por período de até seis meses, no qual também conseguimos conhecer melhor o cliente e identificar seus potenciais riscos; após este período podemos, cliente e escritório, melhor identificar os benefícios e dedicação para então iniciar uma relação mais longa.

VIOS – Na sua opinião serviços de consultoria ajudam a reduzir o contencioso de empresas?

Vitor – Nossa experiência é que a consultoria reduz consideravelmente os litígios das empresas, especialmente no aspecto trabalhista, dando mais segurança para os empresários se dedicarem aos produtos/serviços da empresa.

VIOS – No caso do escritório Guimarães e Santiago, como ocorre a demonstração de serviços realizados para clientes e a prestação dessas contas?

Vítor – Precisa fazer parte da rotina do escritório a constante comunicação com o cliente para demonstrar os serviços realizados, o que exige a utilização de uma ferramenta de gestão dos processos e consultas ágil e fácil, permitido o registro de todas as atividades, tempo de dedicação e valores de potenciais riscos/prejuízos gerenciados pelo escritório.

VIOS – E quando nos referimos aos serviços consultivos, como funciona o relacionamento com clientes?

Vitor – Confiança é a base do serviço jurídico, por esta razão o escritório precisa ser transparente e claro com as informações do cliente, dedicando profissionais competentes e qualificados para atendê-lo.

VIOS – Podemos notar que o escritório presta um serviço em que os profissionais passam algumas horas semanais na empresa dos clientes. Qual a necessidade e diferencial desse serviço?

Vitor – Percebemos que esta presença reforça a relação de confiança e nos permite prestar um serviço mais personalizado ao cliente, o qual percebe mais claramente o valor agregado da consultoria.

Acompanhe semanalmente a atualização dos posts e esteja por dentro dessa e outras entrevistas e assuntos relacionados ao universo da advocacia.

Existe uma forma ideal de gerenciar o jurídico das empresas?

gerenciar o jurídico das empresas
A gestão do departamento jurídico depende de uma boa formação acadêmica, experiência de mercado, cursos e eventos de atualização

Nos mais variados ramos de atuação, o bom funcionamento do departamento jurídico de uma empresa é algo fundamental para que haja uma boa gestão empresarial. Independente do campo, o arcabouço legal do Brasil é complexo e inseguro, o que faz com que entidades, empresas e profissionais tenham que se proteger de diversas formas.

Dependendo do ramo de atividade, as empresas podem ter campos do Direito mais importantes para suas tarefas do que outros. Empresas de software, por exemplo, precisam de proteção de Capital Intelectual; já empresas que exportam e importam produtos precisam de Direito Legal e Tributário. E tem ainda as empresas com uso de mão de obra intensiva que necessitam de Direito do Trabalho. Independente do ramo, o advogado em questão deve estar o mais capacitado possível para gerenciar o jurídico de qualquer empresa da melhor forma. Essa capacitação deve ser resultado de uma boa formação acadêmica, além de experiência de mercado, cursos e eventos de atualização, entre outros.

Outro ponto importante que precisa de destaque é a postura do profissional. Provavelmente empresas que necessitam de negociações com outras empresas (recuperação de ativos) tenham uma postura mais agressiva, por outro lado, empresas com relações internacionais ou relações com acionistas, tenham posturas mais negociáveis.

Eleito o modelo de gestão do departamento jurídico, sendo este complexo ou enxuto, deve-se passar a compor as equipes internas de trabalho. Uma das missões mais difíceis na área de recursos humanos é a de administrar os talentos dos advogados, quer em um escritório de advocacia, quer em um departamento jurídico. Assim, o coordenador do departamento jurídico deve apresentar um alto grau de habilidade para alcançar um bom resultado com sua missão. Importante lembrar que o número de advogados por área ou células de trabalho vai depender do volume de trabalho demandado pelos outros departamentos.

Como gerenciar grande volume de prazos e processos

gerenciar grande volume de prazos e processos
Gerenciar grande volume de prazos e processos demanda organização. Confira nossas dicas

O escritório de advocacia é um local de trabalho em que o profissional lida constantemente com um crescente volume de tarefas. Cada processo pode ter cerca de dez atos processuais (contando com a fase inicial e a recursal, pode-se chegar a esse número aproximado). Assim, inicialmente é muito fácil gerenciar as ações judiciais enquanto o volume de processos ainda está pequeno. No entanto, com cerca de cinquenta ou mais processos, a dinâmica do trabalho já sofre alteração. Com mais processos, o advogado precisa dedicar mais tempo ao gerenciamento dessas ações. Separamos quadro dicas que podem ajudar nessa organização.


Consulta
Para gerenciar grande volume de prazos e processos, o advogado precisa ter tempo em sua agenda para atender seus clientes, e isso de forma satisfatória. É importante definir em quais horários você atenderá seus clientes: se será todos os dias, se pela manhã, se à tarde, ou se serão separados alguns dias na semana especificamente para realizar atendimentos.

Cumprimento de prazos
Quando o processo já está em trâmite, ele requer prioridade no trabalho. A perda de um prazo pode gerar consequências nada positivas ao cliente, sendo também prejudicial à imagem do advogado. Assim, o ideal é controlar muito bem os prazos processuais. Por isso, além de controlar o prazo, com a respectiva data de vencimento, você também precisa ter em mente uma data limite para que alguma providência seja tomada, apta a sanar a exigência judicial.

Petição inicial
A petição inicial é o grande patrimônio futuro do advogado. Quem não está distribuindo petições iniciais também não terá aquela remuneração futura que dela decorreria. É importante possuir uma lista geral de todas as petições iniciais pendentes. Nessa lista, discrimine o nome do cliente, o tipo de providência a ser tomada e os documentos necessários para ajuizamento da ação. É sempre bom criar uma “check list” dos documentos pendentes. Assim, não se corre o risco de esquecer um documento importante.

Contato com os clientes
Em meio aos prazos e às petições iniciais pendentes, o contato com o cliente, visando sanar alguma pendência, precisa ser controlado. Se algum cliente precisa trazer certo documento, ou mesmo pagar as custas processuais, ele precisa ser lembrado disso de tempos em tempos. Se o prazo for apertado, pode ser que um contato a cada dois dias seja necessário, ou mesmo todos os dias.

Essas dicas simples sobre gerenciamento de processos tem o objetivo de trazer maior eficiência ao trabalho do advogado e dos escritórios de advocacia. Como falamos em posts anteriores, há também softwares eficazes disponíveis no mercado que facilitam o dia a dia dos advogados. Administre bem o seu trabalho!

 

Contencioso de massa: como gerenciar?

contencioso de massa
Controle de prazos, pautas e audiência são alguns dos passos fundamentais para gerenciar a advocacia de massa

Gerenciar contencioso de massa é uma tarefa difícil para os escritórios que priorizam este tipo de advocacia. Não basta apenas administrar o grande volume de processos. Há também que administrar uma equipe jurídica completa com advogados e estagiários de categorias diversas, uma equipe administrativa e, acima de tudo, manter relacionamento positivo com o cliente.

Neste cenário, a gerência deste departamento pode ser comparada à regência de uma orquestra pelo maestro. A ausência de coesão pode causar resultados desastrosos. Alguns passos são determinantes para o sucesso da advocacia de massa. Conheça sete deles:

  1. Formação da equipe: dependerá do volume dos processos a quantidade de profissionais que deverão trabalhar no departamento. O advogado que trabalha no contencioso de massa tem que ter um perfil pró-ativo, ágil e perspicaz, uma vez que seu dia-a-dia será intenso. De outro lado, adquirirá uma bagagem de conhecimento valiosíssima para sua carreira.

  2. Divisão de tarefas: no contencioso de massa o que se observa é que as peças processuais são, em sua grande maioria, repetitivas. Isto porque as teses que devem ser defendidas não podem ser modificadas. Embora este critério de divisão faça com que os profissionais se aprimorem em seu trabalho, é importante que haja uma rotatividade, para que todos possam ter a oportunidade de aprender novas tarefas e enfrentar novos desafios.

  3. Acompanhamento processual: é certo dizer que a informatização dos Tribunais facilitou a vida dos operadores do direito, assim como as ferramentas dos programas de acompanhamento processual, que vieram substituir as antigas fichas de acompanhamento.

  4. Controle de prazos: o controle de prazos processuais é a tarefa que deve ser efetuada com maior rigor. Pode-se treinar um profissional extremamente competente, que possa valer-se de lançamentos no sistema sem nenhuma margem de erro, ou ainda adotar um sistema subsidiário de controle.

  5. Pauta de audiências: organizar a pauta de audiências não é nada fácil, uma vez que no contencioso de massa a pauta diária de audiências é extensa.

  6. Relacionamento com o cliente: o canal de comunicação com cliente deve ser reforçado sempre. O cliente deve sentir segurança que seus processos, que estão diretamente relacionados à sua saúde financeira, estão sendo conduzidos por pessoas com alto grau de competência.

  7. Criação de processos de gestão: pensar na gestão de processos permite entender o início e término das tarefas. Com isso é possível visualizar duas coisas, a primeira são as possibilidades de automação das etapas (isso permite definir o que pode ser automatizado por sistema), e a segunda é a criação de indicadores, possibilitando monitorar e bonificar sua equipe.

Cresce número de advogados societários no mercado

advogados societários
O advogado especializado em direito societário trabalha, diretamente, com as questões ligadas ao mundo corporativo

A demanda por advogados societários aumentou consideravelmente nos últimos anos. De cinco escritórios de advocacia, em quatro deles há vagas abertas para a função. Segundo especialistas, a alta procura acontece por conta do aumento da concentração empresarial em setores como telecomunicações, energia, indústria química e varejo, além do crescente apetite dos fundos de capital próprio (private equity) por investimentos no país e no exterior.

Segundo o portal da Revista Exame, em apenas 30 dias foram fechadas 54 fusões e aquisições de empresas no Brasil. O número, referente ao mês de julho, foi divulgado pela consultoria PwC em um relatório mensal sobre o assunto. Desde janeiro já foram 460 negócios fechados. O relatório aponta ainda que a maioria das fusões está no setor de TI, com 16% do total, seguido dos setores financeiro e de varejo, ambos com 10%. 

O advogado especializado em direito societário trabalha, diretamente, com as questões ligadas ao mundo corporativo. É papel dele constituir sociedades, estabelecer acordo entre sócios ou mesmo vender e comprar sociedades, por diversos meios. O direito societário reúne as regras sobre a constituição e a dissolução das sociedades. Pode orientar processos de compra e venda de participações societárias e conciliar disputas entre acionistas. No dia a dia do escritório, os advogados societários elaboram a documentação que dá respaldo às operações, coordenam auditorias e devem estar sempre integrados à área tributária dos clientes.

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