Como um software integrado ajuda a gestão do contencioso de massa

O trabalho com contencioso de massa vem se constituindo como uma oportunidade que traz resultados cada vez mais satisfatórios para os escritórios de advocacia. Mas para atuar de forma correta neste segmento não basta apenas querer. É preciso ter em mente que gerenciar grandes volumes de informação requer um conhecimento específico. Como ficou claro na entrevista com Rodrigo Infantozzi, do Laloni Trindade Advogados, publicada no blog, a gestão do contencioso de massa pede especialização e alianças estratégicas com fornecedores de soluções tecnológicas para dar agilidade, praticidade e segurança ao trabalho.

Contencioso de massa

 

 

Por isso, o uso de softwares integrados na gestão do contencioso de massa se tornou não apenas uma necessidade, mas uma obrigação. O software sempre procura simplificar o trabalho das pessoas para que elas possam manipular um grande volume de informações sem que seja necessário um esforço proporcional. É o que os escritórios que atuam com contencioso de massa precisam, mas nem todos os softwares, sejam quais forem seus usos, estão voltados para lidar com grandes volumes de dados.

No caso do VIOS Jurídico, é diferente. O sistema é pensado “debaixo para cima”. Ou seja, o VIOS Jurídico é projetado a partir da informação básica para que dela sejam extraídas telas, relatórios e outras informações, contribuindo para um melhor controle de tarefas e um fluxo de trabalho mais dinâmico. Isso ajuda o escritório a fazer mais com menos.

Outro ponto que favorece o uso de um software eficiente é que os contenciosos de massa normalmente não tem grande variação de tipos de ação e o volume de teses costuma ser limitado. Isso possibilita que o grau de padronização das atividades seja alta, o que permite que um software possa automatizar praticamente todo trabalho. Isso inclui desde impressão de peças, montagem prévia de documentos, organização de custas até envio automático de relatórios.

Como exemplo do quanto esta concepção do software faz diferença, veja o caso de dois escritórios de advocacia que tem um mesmo tipo de contrato. Com o VIOS Jurídico rodando, um dos escritórios possuía um custo operacional 35% menor que o outro. A razão para este resultado é que o sistema foi desenhado juntamente com os processos de trabalho, alinhando e otimizando a estrutura.

Quer saber mais sobre o uso do VIOS Jurídico na gestão de contencioso de massa? Leia a entrevista de Rodrigo Infantozzi, sócio do Laloni Trindade.

Para saber mais sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico, acesse www.viosjuridico.com.br.

Contencioso de massa: “Grande diferencial do VIOS Jurídico é fluxo de trabalho claro e operações muito intuitivas”

Nesta entrevista ao blog do VIOS Jurídico, o advogado Rodrigo Infantozzi, sócio do Laloni Trindade Advogados (www.lalonitrindade.adv.br), analisa o trabalho dos escritórios de advocacia com contencioso de massa. Ele destaca os desafios e a importância de adotar um software integrado, como o VIOS Jurídico, para atender com eficiência as demandas decorrentes deste serviço.  “Para trabalhar com o contencioso de massa é necessária uma equipe altamente treinada, aliada a parcerias estratégicas”, diz.  “Uma má gestão certamente refletirá em resultados ruins”.

Confira a entrevista.

VIOS Jurídico – Qual a principal preocupação um escritório de advocacia deve ter na gestão de um grande volume de processos e de prazos?

Rodrigo Infantozzi – O mercado da advocacia de volume é muito competitivo, o que obriga o escritório possuir uma equipe enxuta e eficiente. Para tornar isso possível, é imprescindível a obtenção de um bom software de gestão de carteira de processos.

Contencioso de massa - Rodrigo InfantozziVIOS Jurídico – Que prejuízos podem ser provocados por uma má gestão?

Infantozzi – Hoje, as grandes empresas possuem métodos de avaliação dos escritórios terceirizados.
Uma má gestão certamente refletirá em resultados ruins. Portanto, além do escritório ter que ressarcir eventual prejuízo causado, a perda do cliente será inevitável.

VIOS Jurídico – Como se preparar para trabalhar com contencioso de massa?

Infantozzi – Para trabalhar com o contencioso de massa é necessária uma equipe altamente treinada, aliada a parcerias estratégicas. Nessa preparação, é importante a contratação de boas empresas de suporte de informática, de recursos humanos, de publicações, de diligências e de software.


VIOS Jurídico –
Quais os erros que são os mais cometidos por escritórios de advocacia no que se refere a contencioso de massa?

Infantozzi – Na busca em reduzir custos, o erro é montar uma equipe pouco qualificada e não comprometida com o trabalho, o que certamente refletirá na alta rotatividade de pessoas que pouco saberão dos fluxos de trabalho. O resultado disso? Trabalho de baixa qualidade e muitos erros.

VIOS Jurídico – Qual a importância de ter bem definido um fluxo de tarefas dentro do escritório de advocacia?

Infantozzi – Um fluxo bem definido é importante, pois padroniza a qualidade do serviço prestado, reduz o risco de falhas, facilita o treinamento de novos membros e permite uma boa avaliação da equipe pelo gestor.

VIOS Jurídico – Qual a melhor forma de fazer o acompanhamento das tarefas? Que benefícios isso traz?

Infantozzi – A eliminação de papéis, bilhetinhos e lembretes é uma regra nos dias de hoje. Ao centralizar o histórico e a agenda de tarefas em um software, o escritório ganha em segurança e agilidade, pois todas as informações estão centralizadas em um único local, tornando mais fácil e rápida a tomada de decisões.

VIOS Jurídico – De que forma um software como o VIOS pode ajudar na gestão do escritório que trabalha com grandes volumes de processos?

Infantozzi – Creio que o grande diferencial do sistema VIOS é seu fluxo de trabalho claro, com operações muito intuitivas. Não são necessárias várias horas de treinamento com a equipe, tão pouco a leitura de longos manuais. Isso faz toda diferença, pois neste ramo de atividade os prazos são diários e o tempo deve ser otimizado. Sistemas pouco amigáveis acabam por ficar subutilizados no dia a dia.

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Como melhorar o controle de reembolsos do escritório de advocacia

controle de reembolsos

Dois procedimentos não podem faltar na gestão financeira de um escritório de advocacia: planejamento e controle. O primeiro para garantir que nenhum compromisso deixará de ser honrado e o segundo para garantir que em caso de alguma emergência financeira haja dinheiro em caixa sem causar problemas para o escritório. A importância de ficar sempre atento a estes dois procedimentos pode ser verificada no que se refere aos reembolsos.

Como se sabe, a atividade jurídica em muitos momentos acaba sendo transacional. Por questões legais ou negociais, os advogados com frequência precisam fazer a intermediação e a operação financeira de valores entre clientes e outras partes. Esses valores podem incluir desde alvarás de pagamento até despesas corriqueiras e rotineiras dos processos judiciais (custas processuais, audiências, deslocamentos e viagens).

A forma de lidar com o reembolso costuma variar de um escritório para outro. Existem escritórios que cobram um valor antecipado para os reembolsos e criam uma conta corrente com o cliente. Outros antecipam o pagamento e posteriormente cobram o reembolso do cliente. De uma forma ou de outra, dependendo do volume, isso pode acarretar perda de dinheiro do escritório, muito por conta justamente da falta de controle.

Nas duas situações também outro aspecto que deve ser observado é que o controle de reembolsos pode influenciar a forma como o escritório se relaciona com os clientes. Para evitar que isso se torne um ponto de conflito, eles precisam ser informados sobre a política de reembolso desde o início do trabalho. Deve-se tratar o assunto com muita clareza e transparência e deve constar no contrato para que o cliente esteja ciente do que será cobrado, dos prazos para efetuar o pagamento e das multas que podem ser embutidas no valor em caso de atraso.

Não adianta nada apresentar o boleto de cobrança, mesmo que o escritório faça o controle como deve ser feito, sem que o processo de reembolso tenha sido esclarecido. Isso pode resultar na perda do cliente e, neste caso, perde-se também qualquer possibilidade de fidelizá-lo ou de prolongar o contrato.

Por essas e outras, a falta de um controle eficiente pode acarretar em problemas no caixa do escritório. Por isso, encontrar uma forma de melhorar o controle é um desafio. Para isso, uma das alternativas recomendadas é utilizar um sistema que organize e dê transparência para essa operação e que pode ser um benefício tanto para o escritório quanto para o cliente. No caso do VIOS Jurídico, o software possibilita o acompanhamento de despesas pagas para clientes de custas processuais, deslocamentos, entre outros. E permite ainda ao financeiro controlar todos os valores em aberto por cliente e gerar a cobrança destes valores.

Controle de reembolsos ajuda a combater inadimplência

Outro benefício que o controle de reembolsos permite ainda que o escritório possa conhecer melhor seus clientes no que diz respeito ao cumprimento dos acordos financeiros. O responsável pela cobrança poderá ter em detalhes o histórico dos clientes inadimplentes e estabelecer uma forma eficiente de cobrar o reembolso, além de indicar como se dará o relacionamento do escritório dali por diante com quem deixa de cumprir com suas obrigações financeiras.

Os dados da inadimplência gerados pelo controle de reembolsos poderão ainda ajudar o escritório a melhorar seu planejamento. Com base nos valores devidos, perfil dos clientes inadimplentes e quais serviços prestados dão maior dor de cabeça será possível melhorar a previsão dos recursos que serão orçados para os adiantamentos financeiros. E também ajudar na avaliação e decisão se ainda vale a pena atender clientes daquele perfil e prestar aquele tipo de serviço.

Por fim, no caso dos advogados, todo o procedimento a respeito da política de reembolso pode constar em um manual.  Esta é uma medida importante já que podem surgir pagamentos repentinos que saem do bolso do próprio advogado. Ele precisa saber como e quando será reembolsado, se precisa esperar pelo pagamento do cliente ou poderá receber um adiantamento por parte do escritório? Além disso, o advogado também tem um papel importante no controle fornecendo as informações que ajudarão a mapear os reembolsos e com isso ajudar a evitar ou ao menos reduzir os prejuízos com a inadimplência.

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Contencioso de massa: 3 dicas para diferenciar o serviço

Gestão e controle rigoroso são palavras-chave no dia a dia dos escritórios de advocacia que trabalham com contencioso de massa. É um segmento que vem se mostrando atrativo, mas sem gestão e sem controle, trabalhar com grandes volumes que envolvem também aspectos financeiros é correr o risco de virar um grande desastre, trazer prejuízos para o caixa do cliente e arranhar a imagem do escritório no mercado.

contencioso de massa

As demandas para quem trabalha com contencioso de massa necessitam de cuidado e muita atenção. E o escritório precisa trabalhar com um alto nível de organização para evitar contratempos e surpresas. Isso vale por estar gerenciando vários processos ao mesmo tempo e, por tabela, ter de atender pedidos de diferentes clientes.

Por exemplo, caso o cliente faça um questionamento a respeito de uma determinada questão, a resposta estará à mão, fácil de ser encontrada e de ser repassada? Neste caso, além da qualidade da informação, o tempo de resposta também precisa ser observado. Dependendo do caso, o pedido de informação pode vir carregado de pressa e urgência, mas também de ansiedade por uma resposta não só rápida, mas completa. A demora em fornecê-la poderá ser um ponto negativo na relação escritório-cliente e prejudicar o serviço de contencioso de massa.

Estes são apenas alguns dos aspectos relacionados ao serviço de contencioso de massa. Para ajudar nesta tarefa, preparamos 3 dicas fundamentais para tornar o serviço mais eficiente e diferenciado em comparação com o que fazem seus concorrentes. Confira.

Dica número 1 – Automatização de relatórios e informações

A primeira dica para que o serviço de contencioso de massa funcione de forma eficiente é de que é preciso trabalhar com um software integrado que, entre outras funcionalidades, faça o envio automático de relatórios e informações. Inicialmente, ao tomar esta providência elimina-se boa parte do trabalho braçal do escritório, além de se adotar uma forma mais ágil e dinâmica de manter o cliente informado sobre qual o andamento dos processos, quais etapas estão sendo executadas, quais os custos processuais, entre outros itens. Importante destacar que para esta dica trazer realmente resultado é preciso cuidar com a qualidade da informação gerada e com a forma como é colocada no sistema.

Dica número 2 – Gestor capacitado

A segunda dica é ter sempre no escritório de advocacia um profissional capacitado que tenha know-how para definir os parâmetros de organização, de estruturação e de entrega de informações. Geralmente, estes profissionais estão acostumados a trabalhar com processos e entendem bastante de sistemas. A soma destas habilidades tende a gerar uma produtividade muito interessante para a equipe, que inclui advogados, mas também estagiários e profissionais de outras áreas, como os da área de Tecnologia da Informação, por exemplo, que contribuem para a gestão do contencioso de massa. O profissional que gerencia a área tem ainda papel importante na definição do fluxo de atividades e na distribuição de tarefas para evitar acúmulos que possam prejudicar o acompanhamento dos processos. E também ajuda no controle dos honorários.

Dica número 3 – Relacionamento com clientes

Por fim, a terceira dica é ter uma relação estreita e constante com o cliente. Neste contexto, é imprescindível que um profissional seja destacado para esta tarefa, para atuar como interface com o cliente. O ideal é que este profissional tenha uma formação jurídica, mas também habilidade de gestão e de relação com clientes. O domínio do software de gestão utilizado pelo escritório advocacia é outro item importante que fará deste profissional um ponto positivo na estratégia de fidelização do cliente, ajudando na manutenção e até no prolongamento do contrato atual, quem sabe até em melhores condições.

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Fidelização de clientes

Fidelização de clientes: como fidelizar usando software jurídico

A conquista de novos clientes para o escritório de advocacia, assim como em qualquer outro negócio, é sempre motivo para comemoração. E é uma comemoração que certamente deve ocorrer porque a concorrência é cada vez mais acirrada com os escritórios investindo para melhorar sua gestão com o objetivo de oferecer melhores serviços.

Mas tão importante quanto conquistar um novo cliente é trabalhar no sentido de fidelizá-lo, estabelecendo um relacionamento de longa duração ou firmando o escritório como sendo aquele que ele buscará sempre que necessário. Neste sentido, a fidelização de clientes exige uma estratégia que inclua a busca pela excelência no trabalho realizado somada a oferta de diferenciais no atendimento que surpreenda e cative. É fazer o que se espera de um escritório de advocacia, mas sempre com aquele algo mais.

O básico da fidelização de clientes está na prestação de serviços de qualidade e diferenciados. Mas passa também por conhecer efetivamente quem é o cliente do escritório. Como buscar a fidelização de clientes que não se conhece em detalhes? Parte disso pode ser resolvido usando um software de gestão para escritórios de advocacia como o VIOS Jurídico, que integra todo o trabalho do escritório e que pode ajudar a traçar o perfil do cliente com base nos serviços que são prestados para ele.

Entre os dados que você pode buscar estão itens como o tempo de duração dos contratos, o tipo de serviço prestado, o ticket médio gerado, além das informações efetivas sobre o cliente (localização, área de atuação, etc.). Por exemplo, no caso de clientes pessoa jurídica, você pode procurar saber mais sobre o mercado de atuação e cruzar dados com quais serviços foram executados. Será que não é hora de oferecer algo mais, caso o mercado tenha passado ou venha a passar por algum tipo de alteração? Mudanças na legislação, por exemplo.

Outra vantagem que o uso do software integrado traz nesta estratégia de fidelização é que os dados gerados ajudam a clusterizar os clientes. Os clusters de clientes podem permitir que se ofereçam serviços mais ajustados aquele grupo de clientes. Um critério pode ser geográfico, outro pode ser por segmento e assim por diante.

Importante: ao pensar em formas de fidelização de clientes, você pode, também com base nos dados gerados pelo software de gestão usado pelo escritório, tentar recuperar aqueles que por algum motivo deixaram de ser atendidos. E o melhor é que além de recuperar, você já poderá aplicar ações que ajudem a fidelizar esse cliente que está retornando para ficar por um bom tempo.

Estude e analise os dados sobre como foi o trabalho com este ex-cliente. Ouça a equipe que o atendeu. Junte tudo isso, veja se o escritório falhou no relacionamento com ele em algum momento e prepare sua estratégia para a nova abordagem.

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Gestão de escritório de advocacia: como é o VIOS Jurídico na prática

Nesta entrevista, Mariana S. Rigon, do escritório de advocacia Olavo Rigon Filho, conta como tem sido o trabalho desde que passaram a utilizar o software VIOS Jurídico como ferramenta de gestão de escritório de advocacia. Mariana destaca as mudanças na rotina e como foi a transição para o VIOS Jurídico.

VIOS – O que mudou na rotina do escritório com o VIOS Jurídico?

Mariana S. Rigon – A praticidade de registro das operações e transparência nas etapas de cada colaborador. Com o VIOS foi possível termos um controle maior do que é feito no escritório e distribuição de processos de acordo com a produtividade e tempo ocioso dos advogados.

VIOS – Na comparação com o sistema utilizado anteriormente, qual o ganho alcançado com o VIOS em termos de produtividade?

Mariana – Com a facilidade de registros, o tempo de busca das informações com o sistema VIOS é muito importante para o aumento da produtividade dos colaboradores. O sistema se mostrou muito eficiente quanto à acessibilidade das informações, gerenciamento de agendas, acesso remoto e comunicabilidade com os celulares, além de facilitar em muito a leitura de intimações, com a compatibilidade com o sistema de Publicações Online, nos garantindo segurança na leitura e registro das publicações.

VIOS – O que você destaca no processo de transição para o VIOS? Na sua opinião, o que fez com que a mudança ocorresse sem problemas?

LOGO2-435Mariana – A mudança do sistema que utilizamos por mais de 10 anos para o sistema VIOS, no início nos trouxe preocupações, principalmente com a mudança de cultura e procedimentos que os advogados teriam que ter, mas por uma surpresa agradável, essa transição se deu de forma tranquila. O comprometimento e integração do pessoal da VIOS com o TI de nosso escritório facilitou essa transição, além do treinamento que ocorreu para os advogados, aonde grande parte das dúvidas foram levantadas e resolvidas ali mesmo.

VIOS – Como o uso do VIOS se reflete na relação com clientes do escritório?

Mariana – O registro completo das ocorrências com os clientes e arquivamento de todas as decisões e atos reflete na relação com o cliente, pois existe um controle maior e segurança tanto pelo escritório quanto pelos clientes.

VIOS – Por fim, qual a importância de um sistema como o VIOS para garantir o sucesso de um escritório de advocacia?

Mariana – O sucesso de um escritório tem como base, além de todo o conhecimento jurídico e trato com os clientes, a demonstração de organização e responsabilidade quanto aos prazos e compromissos com os clientes, e isso o VIOS garante que, com o registro correto pelos advogados, e a facilidade do sistema ser online e compatível com os celulares, acontecerá.

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Ferramentas de gestão: como melhorar o trabalho dos escritórios de advocacia

Tendência mundial, a transformação digital é importante e pode estar intimamente ligada ao sucesso do seu negócio. Inclusive, bancas de advocacia que podem ter atividades mais rotineiras podem usufruir desses facilitadores tecnológicos que se tornaram as ferramentas de gestão.

Segundo dados divulgados pela pesquisa Gartner, a expectativa em 2015 era de que a despesa mundial com softwares empresariais e modernização e/ou substituição de aplicativos de negócios alcançaria um crescimento de 7,5%, atingindo US$ 149,9 milhões. E em 2019, as despesas com ferramentas de gestão chegarão a US$ 201 bilhões. A pesquisa conclui também que os subsegmentos de mercado que apresentam maior crescimento durante o período de 2015 a 2019 são marketing, e-commerce e, claro, os softwares de gestão, como o VIOS Jurídico.

Empresas B2C também investem em poderosas ferramentas de gestão digitais para melhorar a relação com os consumidores. Tecnologias vestíveis, interfaces adaptáveis e integração com plataformas sociais são áreas em que esse tipo de empresa inovou para tornar as mudanças mais pessoais e efetivas. Algumas dessas mesmas ferramentas e técnicas digitais podem ser aplicadas com sucesso ao gerenciamento de tarefas dentro de uma empresa. Não é diferente com organizações B2B e prestadoras de serviço. Já falamos no post anterior sobre algumas ferramentas que ajudam bastante esse tipo de empresa.

Mesmo em escritórios que podem ter ou não atividades de natureza mais rotineira, como os de advocacia, por exemplo, há softwares disponíveis para facilitar e organizar as atividades internas. O VIOS Jurídico é um deles.

Intuitivo e de fácil navegação, o VIOS Jurídico é um sistema completo que pode ser adquirido por escritórios de advocacia em módulos, de acordo com a estratégia e necessidade específica de cada empresa. O sistema atua no controle de receitas e despesas do escritório, notificações de contas a pagar e receber, prazos e publicações, gestão de documentos e pastas processuais (físicas ou virtuais), entre outras facilidades.

Acompanhando o crescimento de algumas bancas pelo país, podemos observar que além da competência técnica acumulada e de um quadro de profissionais diferenciados, esses escritórios contam com ferramentas de gestão que permitem gerenciar esse crescimento, mantendo a qualidade do serviço prestado.

Como o VIOS Jurídico pode otimizar os processos em um escritório de advocacia

Para quem busca otimizar seus processos com ferramentas de gestão eficientes, preparamos uma série de três white papers detalhando como a administração de um escritório de advocacia pode ser mais dinâmica e eficiente com a ajuda do VIOS Jurídico na rotina da secretária e do gestor financeiro, do advogado coordenador e do sócio, e do advogado.

Faça o download grátis.

Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia da secretária e do profissional do departamento financeiro de de um escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico auxilia no dia a dia de um advogado coordenador e do sócio do escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia de um advogado de um escritório de advocacia

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Entrevista: Os desafios da gestão de cobrança

A demanda pelo serviço de cobrança nos escritórios de advocacia tem crescido e ajudado a abrir portas para novos clientes. É o que diz Gabriel Kazapi, do escritório de advocacia Borchardt & Advogados Associados e da empresa de consultoria em recuperação de créditos Borchardt & Kazapi Cobranças Ltda., nesta entrevista ao blog Vios Jurídico. Diante do crescimento, Kazapi analisa quais os desafios dos escritórios na área de gestão de cobrança e destaca a importância de atuar neste segmento. Ele também aponta os benefícios de utilizar um software integrado, como o Vios Jurídico.

Confira a entrevista.

Vios – Quais são os principais desafios na gestão de cobrança por escritórios de advocacia?

gabriel_zapariKazapi – A gestão da recuperação de créditos é o ponto nevrálgico da atividade, pois para ela se tornar atrativa do ponto de vista econômico, ela tem que se dar em larga escala, gerando, portanto, uma necessidade de controle sem tamanho, derivando daí um sem número de rotinas e procedimentos que devem ser adotados, sob pena de mácula no bom relacionamento com nosso cliente final, pois temos que ter das mais comezinhas até as mais apuradas das responsabilidades, passando pela forma de abordagem do devedor até a prestação de contas com o cliente final, evitando erros contábeis, produção de responsabilidades civis e criminais, etc..

Vios – Como tem sido a demanda por este tipo de serviço (cobrança) nos escritórios de advocacia? Cobrança relacionada a condomínios tem maior demanda?

Kazapi – Esta demanda tem sido crescente, sendo que ela pode ser a porta de entrada do escritório nos potenciais clientes, sendo uma excelente oportunidade de demonstrarmos a qualidade de nossos serviços, como também pode ser a entrada de escritórios concorrentes ao nosso, caso não dermos a real importância que o tema exige. A demanda parte dos mais variados clientes, sendo que devemos estar preparados para deter a resiliência necessária para receber cada uma dessas variadas necessidades e reagir a elas da melhor forma possível, com a melhor solução cabível para o cliente.

Com relação a pergunta específica de condomínios, de fato este é um bom segmento para esta atividade, pois detém aquilo que por vezes é o maior desafio, a garantia de um bem para a efetividade da prática de cobrança, pois o próprio imóvel é responsável pela dívida condominial, naquilo que chamamos de dívida propter rem (própria da coisa), assim, se esgotadas todas as tentativas de cobrança, o próprio bem vai a leilão para que, com o resultado desde, ocorra o saldo do débito. Mas vários são os segmentos que pressionam por esta demanda, sendo que em nossa equipe temos muito destaque na recuperação de créditos educacionais e de condomínios, como bem mencionado por você.

Vios – Qual a importância de um escritório de advocacia trabalhar com a cobrança extrajudicial e judicial?

Kazapi – Entendo que um escritório multifunção, que detenha o intuito de atender as mais variadas áreas da advocacia, com o desiderato final de poder oferecer a solução jurídica completa para as necessidades de seus clientes, deve oferecer, entre seus mais variados serviços, a possibilidade da gestão de recuperação de créditos. Aliás, aqui eu gostaria de fazer uma consideração preambular, que sirva de referência para este diálogo. Em nosso time, encaramos a cobrança judicial e extrajudicial não como uma simples atividade de cobrador, mas sim como uma assessoria em recuperação de créditos. Isso se dá por inúmeros motivos, pois entendemos que a atividade desempenhada de fato tem que se dar no sentido de recuperar a capacidade do devedor (aquele que inadimpliu com nosso cliente) retomar sua capacidade de pagamento, possibilitando a ele honrar sua dívida e ao nosso cliente receber seu crédito.

Sempre tratamos o devedor com extrema cordialidade, pois partimos do pressuposto de que ninguém deixa de honrar seus compromissos financeiros de forma deliberada, mas sim por que atravessou ou atravessa por alguma fase de dificuldade momentânea em sua história de vida. Doutro turno, queremos, para além de recuperar o recebível do cliente, queremos recuperar a capacidade do devedor de novamente se tornar cliente do nosso cliente, isto é, devolver ao devedor a capacidade de contratar com nosso cliente final, que se jacta duas vezes, uma por ter recebido aquilo que já se encontrava em inadimplência e duas por ter a possibilidade de restabelecer a relação com seu cliente final. Em breves palavras, esta seria a filosofia com que encaramos este setor de nossa estrutura, a de recuperação de créditos.

Vios – Quais são as áreas de atuação no segmento de cobrança (condomínios, universidades…) dentro do seu escritório e quais as peculiaridades de cada uma?

Kazapi – Nosso segmento de recuperação de créditos iniciou com a necessidade de alguns condomínios em recuperar seus recebíveis, mas foi com as Universidades e outras Instituições de Ensino que nasceu a necessidade de incremento tecnológico na gestão da recuperação de créditos, pois a partir deste segmento o volume de “leads” aumentou de forma significativa. Contudo, hoje temos clientes que demandam esses serviços, dos mais variados segmentos, importadoras, financeiras, lojas de automóveis, construtoras, comércios, etc., sendo que para cada uma delas customizamos o serviço, mas mantemos a linha de gestão da atividade, em especial no que tange à disponibilidade de informações sobre o status da cobrança e em relação aos repasses financeiros devidos.

Vios – De que forma um software integrado jurídico e de cobrança como o Vios beneficia ou facilita o trabalho da equipe do escritório?

Kazapi – Facilita em diversos e demasiados aspectos, pois carregamos o histórico de cada uma das atividades desde o início do procedimento de recuperação do crédito individual até o findar do processo judicial de cobrança. Ter o software nos permite saber quantas vezes o inadimplente foi contatado, quais as formas de contato e o relato de cada uma delas. Com o Vios podemos aferir percentualmente o resultado de cada cliente, bem como o comportamento deste resultado. A partir da ferramenta, podemos automatizar determinados processos, bem como conseguimos uniformizar a questão financeira, que é sempre objeto de preocupação, pois o que pertence ao escritório é apenas uma pequena parte daquilo que é cobrado.

Vios – Qual era a rotina antes de utilizar o Vios e quais as principais mudanças a partir do momento em que passou a usá-lo?

Kazapi – Tínhamos que lidar com uma série de planilhas e relatórios. Cada planilha ou relatório acaba por “ganhar a cara” do operador do momento ou daquela cobrança ou daquele cliente. Por diversas vezes precisávamos buscar informações de anos atrás, o que geralmente retiravam horas preciosas do dia de um profissional. A partir da utilização do software, podemos colocar realmente em prática as rotinas que foram previamente idealizadas para o setor de recuperação de créditos, bem como pudemos aprofundar em seu aperfeiçoamento, culminando não só na gestão do procedimento, mas também na gestão de seu resultado.

Vios – Qual o ganho de produtividade com as rotinas de atualização de monetária, geração de acordos e integração com o financeiro? É possível exemplifica na prática?

Kazapi – Não temos uma estatística ou uma medição relacionada ao número de horas trabalhadas para cada uma dessas questões, mas é possível afirmar que com o aprofundamento de utilização do software, combinado com a constante melhoria do mesmo, o operador final, aquele que fica em contato direto com os inadimplentes, passou a ter as suas horas de trabalho cada vez mais dedicadas a sua tarefa fim, que é o efetivo contato com o devedor e a solução do conflito, gerando, por consectário lógico, um resultado financeiro muito mais atraente.

Igualmente, a possibilidade de aumento na solução dos conflitos na esfera extrajudicial, dada pela implantação do software de gestão, desafogou o setor de recuperação forçada, que antes recebia mais de 65% (sessenta e cinco por cento) das carteiras de cobrança encaminhadas, reduzindo hoje este número para em torno de 40% (quarenta por cento), dependendo do segmento, o que significa dizer um resultado mais profícuo par ao cliente final somado ao fato de recebermos antecipadamente o crédito sem os custos de um procedimento judicial. A automatização de rotinas foi, sem dúvida, o grande acréscimo de produtividade, contudo foi a integração do sistema com o financeiro e a gestão de processos judiciais que nos deu maior governança sobre a área, impressionando hoje a todos os nossos clientes pela velocidade com que buscamos e prestamos informações, bem como nos possibilitando saber, inexoravelmente, quais carteiras de clientes são rentáveis, quais não são, quais detém maior apelo às práticas extrajudiciais ou judiciais, etc..

Leia também: Como ganhar agilidade quando a cobrança extrajudicial vira judicial

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Arquitetura da informação: O que fazer para gerar bons relatórios

Todos ficam felizes e empolgados quando recebemos um bom relatório, especialmente aquele que está visualmente bem apresentado e que traz informações relevantes e confiáveis. Mas há um longo caminho a ser percorrido e boas práticas de arquitetura da informação devem ser adotadas antes de chegar ao resultado final que tanto gostamos. Afinal, bons relatórios nascem no registro da informação e não no cruzamento de dados.

Arquitetura da informaçãoÉ interessante pensar que um relatório se constrói de trás para frente. Quando imaginamos a informação que queremos ver organizada no relatório, temos que pensar em dois pontos. Primeiro, nos campos que devem ser preenchidos e, segundo, de que forma são preenchidos para termos aquela informação com qualidade e confiabilidade.

Por isso, é muito importante que se façam revisões e treinamentos periódicos nos sistemas porque esses critérios vão se perdendo ao longo dos anos.

Critérios para escolher o sistema ideal

Neste cenário, antes de pedir um relatório, deve-se pensar se as informações que necessárias para a produção dele já constam no sistema. E mais: se os campos para esse relatório estão sendo corretamente preenchidos e se o sistema consegue cruzar os dados para ter a informação necessária com precisão.

Uma metodologia que ajuda bastante é o sistema utilizado no seu escritório ou no departamento jurídico conseguir extrair uma base tabular (tabela em colunas e linhas) que possa ser importada em uma planilha eletrônica. Isso permite testar alguns formatos e a própria base de informações antes de pedir a consolidação em um relatório. É certeza de economia de dinheiro para o escritório/departamento jurídico e de tempo para o programador.

Atualmente, os sistemas têm se preocupado em criar formas para que as pessoas possam extrair mais informações sem depender tanto de programação. Esse é um ponto importante na hora de escolher o seu.

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Classificação do passivo: Como classificar o passivo de uma empresa

A classificação do passivo de uma empresa é uma das questões recorrentes no dia a dia de quem convive com auditorias. O passivo pode ser acumulado ao longo dos anos em  diferentes áreas da atividade empresarial. Os principais geradores de passivo são as áreas: fiscal/tributária, trabalhista e financeiro (inadimplência).

Alguns destes passivos estão mais ligados a questões contábeis. Mas outros estão sob os cuidados do departamento jurídico das empresas. Neste sentido, uma questão importante é que a classificação do passivo seja feita pelo jurídico de forma que contadores e economistas consigam transformá-lo em um número, que invariavelmente será incluído em um balanço ou em um relatório.

Classificação do passivo em três dimensões

Para que o trabalho do departamento jurídico seja facilitado, o passivo pode ser classificado de diversas maneiras, mas basicamente varia entre três dimensões.

Dimensão tempo

Curto, médio e longo prazo é a forma mais comum de classificar o passivo de uma empresa por tempo. Cabe destacar que a direção da empresa e o time do departamento jurídico devem decidir qual a variável de cada uma dessas classes. Por exemplo, o tempo mais curto pode ser de um ano; o médio, de um a quatro anos; e o longo, acima de quatro anos.

Dimensão Risco

Nesta dimensão, podem ser usadas classes como certo, provável, possível e impossível. Entendendo que “certo” é aquilo que não tem como escapar, que vai acontecer e só não se sabe o tamanho do problema. A classe “provável” é tudo aquilo que está com um percentual maior de possibilidade, acima de 70 ou 80%, de chance de acontecer. Já a classe “possível” é aquela situação que ainda está indefinida, ou seja, não estão claras as suas possibilidades. Por fim, “impossível” é quando se tem certeza do êxito na discussão.

Dimensão Valor

É uma classe de valores ou bandas de valores que podem classificar o passivo em três ou mais categorias, sendo mais comum usar Baixo, Médio e Alto Impacto (no caixa ou no resultado). Uma das opções é adotar uma tabela como esta abaixo.

Faixas Quantidade
Baixo até 5 mil reais 50
Médio de 5 a 40 mil reais 15
Alto Acima de 40 mil reais 5

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