Categoria: Gestão

Como reduzir o tempo na geração de relatórios jurídicos para as empresas

como_gerar_relatórios_viosColetar informações e elaborar relatórios são atividades que tomam tempo na rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que já se ocupam diariamente com
questões como cuidar da previsibilidade do passivo das empresas. Estas atividades se tornam ainda mais dispendiosas porque também exigem atualização frequente do conteúdo produzido.

Apesar da importância dos relatórios, é trabalhando nas questões técnicas e teses que as equipes jurídicas fazem a diferença para as empresas. Por isso, uma saída para reduzir o tempo dedicado à elaboração e atualização dos relatórios é utilizar sistemas que tenham a lógica de processos.

Como escolher o sistema

Um sistema que funcione sob a lógica de processos tem como premissa básica que o trabalho anterior prepara o passo seguinte. Na medida em que as informações são inseridas, as telas e relatórios vão sendo “povoadas”, gerando informação relevante para o usuário, seja em forma de um relatório, seja com o envio automático de um alerta sobre um prazo que vai vencer, por exemplo.

Na hora de escolher qual sistema usar é importante sempre lembrar que os sistemas devem servir as pessoas e não o contrário. Isso significa que ele deverá atender com facilidade todas as necessidades do Escritório de Advocacia ou da empresa.

Ter atenção sobre as informações necessárias, evitarão dores de cabeça futuras sobre a montagem de relatórios. Informações como a qual departamento pertence determinada ação, quais os centros de custos, quais os pedidos, quais os advogados, quais as cidades, quais as varas, qual a parte contrária, valor pedido pela parte contrária, percentual de êxito, entre outras, ajudam a equipe técnica de tecnologia a criar bons relatórios e gerar boas informações.

Na esfera trabalhista, é possível identificar a área das empresas tem gerado o maior número de demandas trabalhistas, possibilitando aos advogados e gestores a dotação de medidas preventivas.

Em contenciosos de massa é possível extrair dados estratégicos, como regiões com o maior número de demanda, valor médio de condenação por magistrado ou foro que servem para dimensionar e provisionar o eventuais perdas.

São todas estas informações que servirão para que a empresa e o departamento jurídico ou escritório de advocacia que lhe atende estudem detalhadamente suas atuações.

Interessado em utilizar um sistema eficiente? Acesse nosso site e conheça o Vios Jurídico.

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Solução para facilitar a circularização para auditoria nos departamentos e escritórios jurídicos

Os conceitos de governança fazem cada vez mais parte do cotidiano da maioria das empresas. É uma tendência crescente nos últimos anos e que pode ser atestado, por exemplo, pela relação com os bancos para concessão de crédito. O processo para aprovação já aponta as regras de governança adotadas pela empresa como fator preponderante para que o financiamento seja liberado.

A auditoria é um dos pilares da governança. É a ação que irá colocar um “carimbo” de “informação confiável” sobre tudo aquilo que a empresa apresenta em balanços, relatórios, demonstrativos de resultados e passivos.

A maioria dos advogados empresariais já recebeu as famosas “circulares de auditoria”, documentos em que os auditores solicitam as informações, cópias, relatórios, enfim, tudo o que é necessário para dar sequência ao trabalho de análise de informações. Quem já acompanhou uma auditoria, sabe o trabalho que dá preparar tudo o que os auditores pedem.

Economia de tempo e trabalho

Uma solução para facilitar a circularização para auditoria é a empresa é ter um sistema de gestão que consolide as informações de todos os escritórios envolvidos. Essa consolidação pode ser dar usando integrações de sistemas ou então a empresa fornecendo acesso ao seu sistema para os diversos escritórios de advocacia. Desta forma, o sistema de gestão ajuda a organizar as informações previamente, trabalhando integrado com os sistemas dos escritórios jurídicos. Assim, empresas e advogados podem ter as informações pré-formatadas e estejam sempre prontos para o momento da auditoria..

Por sua vez, o escritório deve manter o seu sistema, mas integrado com o da empresa por meio de importações de dados e trocas de informações a fim de que ambos tenham seus acervos sempre atualizado – o que facilita em muito o trabalho de auditoria. Informações como estimativas de passivo, definição de cenários (possível e provável), estimativas de valores que possibilitam aos auditores simularem panoramas futuros para a empresa. Sistemas, como no caso do Vios Jurídico, se bem alimentados, podem ter estas simulações sempre atualizadas.

Saiba mais em www.viosjuridico.com.br

Indicador de desempenho

Indicador de desempenho: porque adotar um no escritório de advocacia

Nenhum trabalho de gestão está completo sem que seja feita frequentemente a medição do desempenho e do resultado das ações executadas. Pode parecer óbvio, mas é sempre importante lembrar que este é um procedimento que influencia diretamente o dia a dia de qualquer negócio, inclusive no ramo da advocacia. Para fazer a medição, o primeiro passo é estabelecer quais indicadores serão utilizados.

Numa rápida busca na Wikipedia você vai descobrir que existem diversas definições sobre o que é um indicador. Todas, porém, giram em torno do Indicador-chave de desempenho, que vem de Key Performance Indicator (KPI) ou Key Success Indicator (KSI). O indicador nada mais é, portanto, do que uma ferramenta de gestão usada para medir o nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo. O foco está no “como”. A medição deve indicar se os processos sendo executados de maneira satisfatória e se o que está sendo feito será suficiente ou não para que os objetivos sejam alcançados.

O que significa adotar um indicador de desempenho

Imagine que você tem um número determinado de processos em seu escritório e quer saber qual está sendo a produtividade dos advogados. Se cruzar o número de processos com o número de advogados, você terá uma primeira informação. Para determinar um indicador, no entanto, esta pode ser uma “informação rasa”. Mas quando estabelece uma nota de dificuldade para cada processo e compara com pessoas do mesmo departamento, você tem um indicador relevante para a gestão do escritório. Verá em números a produtividade da equipe.

A mesma lógica pode ser adotada para outras situações na gestão do escritório. No departamentos de cobrança, é possível medir o desempenho a partir de um indicador definido por informações como valores retornados por ação e número de processos por cliente. Os indicadores podem ainda ser utilizados para analise de contratos e precificação de serviços.

Com base no custo da hora de trabalho dos colaboradores de um escritório e apontamento de horas nos respectivos atendimentos, processos ou contratos. é possível apurar o custo dos serviços prestados em relação a receita. Esta análise permite ao escritório identificar os clientes e contratos rentáveis.

Um cuidado que é preciso ser tomado é não extrapolar na quantidade de indicadores. Cada escritório ou departamento terá indicadores mais relevantes que outros. Uma dica é optar pelos que sejam usados para monitorar processos mais críticos e que necessitam de um melhor desempenho.

Um sistema jurídico como o Vios Jurídico pode colaborar com o registro das informações e extração dos indicadores.

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Escritórios de advocacia: administrar por caixa ou por competência?

Finanças empresariais Nem todos se aventuram na leitura mais aprofundada sobre os conceitos de finanças empresariais por considerar o tema chato e muito técnico, específico dos estudantes de contabilidade, economia e administração. Mas para garantir uma boa interpretação da situação financeira de um escritório de advocacia, alguns conceitos são importantes, e conhecê-los se faz necessário. Essa discussão não é nova e muito menos exclusiva no universo da Advocacia. Quase que semanalmente somos questionados sobre qual a melhor alternativa: administrar por caixa ou competência? Normalmente a resposta é, use os dois.

No entanto, é importante ressaltar uma frase que adotamos e usamos frequentemente: “o controle nunca pode custar mais que seu benefício”. O que isso quer dizer? Quer dizer que para pequenos e médios escritórios, o fato de ter um controle, por mais simples que seja, é melhor do que não ter nenhum.

O importante é ter controle

Em boa parte dos casos, os escritórios precisam de um bom controle, não importa o método. No caso de pequenos escritórios, ousamos dizer que uma gestão pelo caixa resolve muito bem o problema. Já no caso de escritórios maiores, que tenham departamentos, trabalhos de captação de novas ações, desenvolvimento de teses que podem demorar anos, faz sentido fazer uma análise sob as duas óticas.

É importante, portanto, entender a diferença entre gestão por caixa e por competência de um negócio. Se optarmos pelo caixa, vamos considerar toda a receita que entra e despesa que sai do caixa dentro do mês (independente de quando tenha sido originada). Caso a análise seja por competência, montaremos o relatório observando a origem da receita ou despesa, ou seja, a data em que aconteceu, não necessariamente a data que entrou ou saiu dinheiro.

Vale lembrar que esses cruzamentos podem elucidar muitas dúvidas sobre resultados de projetos, departamentos e teses. Fique atento e na dúvida, fale conosco.

Qual a projeção dos grandes contenciosos de massa?

Os contenciosos de massa vão acabar? Saiba quais são as projeções para os próximos anos.Se pararmos para fazer uma retrospectiva, os casos judiciais massivos mais conhecidos nos últimos anos começaram a aparecer a partir do início dos anos 2000. Esses casos são originados em uma primeira leva de privatizações, mudanças expressivas em regras de negócio, regulação de mercados e concessões, acontecidos até 10 anos antes.

Observando isso, vasculhando nosso Judiciário, confrontando com a atuação dos órgãos de controle e somando a quantidade de alterações sofridas na legislação na última década, temos uma primeira pista do que pode vir por aí. Além disso, se contarmos os anos de 2005 a 2011, que em geral tiveram bom cenário econômico, excetuando-se a crise de 2008 que refletiu por mais um ano, temos um catalizador, um propulsor de possibilidades.

Por isso, acreditamos que ações que surjam em grande escala ainda terão terreno fértil no Brasil nos próximos anos. É importante que as Bancas estejam preparadas para lidar com isso. Organização, gestores, sistemas, controles e processos são a chave principal para esse tipo de atuação.

É bem verdade que o próprio judiciário vem tentando achar formas mais eficientes de lidar com a situação, criando possibilidades de julgamentos em bloco, vinculação de decisões. Mas tudo isso tem efeito depois que as ações entraram no judiciário, ou seja, a demanda para os escritórios continuará, pelo menos nas etapas iniciais.

Diante de tal projeção o sistema VIOS pode auxiliar no processo e facilitar a vida dentro dos escritórios de Advocacia. O VIOS surge exatamente da necessidade de se lidar com grandes volumes de ações, com dispersão espacial e variação de teses. Foi concebido não com a visão de departamento, mas como fluxo de trabalho, onde uma etapa cumprida por uma pessoa, alimenta a etapa seguinte. Além disso, pelo fato de ser Nativo Web, é um sistema para ser acessado de qualquer local que tenha internet.

Acesse www.vios.com.br e entenda o sistema e suas facilidades.

Existe uma forma ideal de gerenciar o jurídico das empresas?

gerenciar o jurídico das empresas
A gestão do departamento jurídico depende de uma boa formação acadêmica, experiência de mercado, cursos e eventos de atualização

Nos mais variados ramos de atuação, o bom funcionamento do departamento jurídico de uma empresa é algo fundamental para que haja uma boa gestão empresarial. Independente do campo, o arcabouço legal do Brasil é complexo e inseguro, o que faz com que entidades, empresas e profissionais tenham que se proteger de diversas formas.

Dependendo do ramo de atividade, as empresas podem ter campos do Direito mais importantes para suas tarefas do que outros. Empresas de software, por exemplo, precisam de proteção de Capital Intelectual; já empresas que exportam e importam produtos precisam de Direito Legal e Tributário. E tem ainda as empresas com uso de mão de obra intensiva que necessitam de Direito do Trabalho. Independente do ramo, o advogado em questão deve estar o mais capacitado possível para gerenciar o jurídico de qualquer empresa da melhor forma. Essa capacitação deve ser resultado de uma boa formação acadêmica, além de experiência de mercado, cursos e eventos de atualização, entre outros.

Outro ponto importante que precisa de destaque é a postura do profissional. Provavelmente empresas que necessitam de negociações com outras empresas (recuperação de ativos) tenham uma postura mais agressiva, por outro lado, empresas com relações internacionais ou relações com acionistas, tenham posturas mais negociáveis.

Eleito o modelo de gestão do departamento jurídico, sendo este complexo ou enxuto, deve-se passar a compor as equipes internas de trabalho. Uma das missões mais difíceis na área de recursos humanos é a de administrar os talentos dos advogados, quer em um escritório de advocacia, quer em um departamento jurídico. Assim, o coordenador do departamento jurídico deve apresentar um alto grau de habilidade para alcançar um bom resultado com sua missão. Importante lembrar que o número de advogados por área ou células de trabalho vai depender do volume de trabalho demandado pelos outros departamentos.

Cresce número de advogados societários no mercado

advogados societários
O advogado especializado em direito societário trabalha, diretamente, com as questões ligadas ao mundo corporativo

A demanda por advogados societários aumentou consideravelmente nos últimos anos. De cinco escritórios de advocacia, em quatro deles há vagas abertas para a função. Segundo especialistas, a alta procura acontece por conta do aumento da concentração empresarial em setores como telecomunicações, energia, indústria química e varejo, além do crescente apetite dos fundos de capital próprio (private equity) por investimentos no país e no exterior.

Segundo o portal da Revista Exame, em apenas 30 dias foram fechadas 54 fusões e aquisições de empresas no Brasil. O número, referente ao mês de julho, foi divulgado pela consultoria PwC em um relatório mensal sobre o assunto. Desde janeiro já foram 460 negócios fechados. O relatório aponta ainda que a maioria das fusões está no setor de TI, com 16% do total, seguido dos setores financeiro e de varejo, ambos com 10%. 

O advogado especializado em direito societário trabalha, diretamente, com as questões ligadas ao mundo corporativo. É papel dele constituir sociedades, estabelecer acordo entre sócios ou mesmo vender e comprar sociedades, por diversos meios. O direito societário reúne as regras sobre a constituição e a dissolução das sociedades. Pode orientar processos de compra e venda de participações societárias e conciliar disputas entre acionistas. No dia a dia do escritório, os advogados societários elaboram a documentação que dá respaldo às operações, coordenam auditorias e devem estar sempre integrados à área tributária dos clientes.

Administre o seu tempo e seja mais produtivo

Saiba administrar seu tempo
Saiba administrar seu tempo

Não é fácil ser um profissional multitarefas, mas planejar as ações pendentes e organizá-las por ordem de importância pode ajudar e muito. Nos dias de hoje, o tempo parece estar cada vez mais escasso: há dispositivos que nos mantêm a todo momento conectados com o trabalho, os amigos e a família e até com completos desconhecidos. Desta forma é fácil se distrair e perder o foco. Por isso é preciso ter cuidado, pois tempo perdido não se recupera. Saber administrar o tempo tornou-se imprescindível para obter uma melhor produtividade no trabalho e uma vida com mais qualidade.

Que tal seguir algumas dicas fáceis e simples de colocar em prática? Listamos alguns pontos que irão te ajudar a ter o tempo como aliado:

  1. No escritório tenha planejamento e organize suas tarefas. Especialistas recomendam que as atividades previstas para o dia seguinte sejam organizadas em uma agenda no dia anterior e que seja reservado 20% do tempo para possíveis imprevistos.
  2. Tenha sempre uma agenda listando os compromissos com horários e locais, tendo disciplina para cumpri-las.
  3. Nas reuniões com outros escritórios, fornecedores ou funcionários, procure ter uma pauta, estabelecendo tempo para início e término. Quando um assunto puder ser resolvido por telefone ou e-mail, faça-o sem qualquer receio.
  4. Liste todas as tarefas e organize por ordem de importância e data para finalizar. Execute-as seguindo esta ordem.
  5. Delegue tarefas. Ninguém consegue dar conta de tudo o tempo todo. Confie nos profissionais indicados tarefas que eles podem executar.

Seguindo essas dicas, com o tempo, você terá espaço livre para investir em outras tarefas mais estratégicas para você e sua empresa. Se mesmo assim, ainda ficou difícil de planejar as ações e organizar da melhor forma seu o dia-a-dia, acompanhe os próximos posts e conheça ferramentas exclusivas que podem ajudar na produtividade e organização do seu tempo.

Quanto tempo você se dedica ao trabalho?

Saber gerenciar tempo e trabalho é um desafio
Saber gerenciar tempo e trabalho é um desafio

Ao acordar você abre a agenda, liga a televisão no noticiário matinal, lê as principais notícias do jornal impresso. Entra no carro e começam as ligações. Agenda reuniões, desmarca reuniões, liga para os clientes, recebe feedback e por aí vai. Essa é a rotina atual de muitos trabalhadores.

Segundo matéria publicada no site da Revista Exame um estudo aponta E o expediente continua fora do escritório: 45% dos brasileiros levam pendências para casa pelo menos três vezes por semana. Leia a matéria na íntegra.

Diante de tamanha jornada vem a pergunta: estamos trabalhando muito ou mal? Atualmente, a mão de obra está dispersa, as estruturas muitas vezes são matriciais, há muitas informações circulando, muita gente envolvida nas tarefas e maior dependência dos outros para executar os serviços. Para buscar um equilíbrio os trabalhadores se esforçam e dedicam mais tempo. Porém, muitas vezes não dão conta das tarefas. Vale lembrar que estamos em um momento de transição com uma conjuntura complexa de fatores que estão levando as pessoas a trabalharem mais, como por exemplo: acesso ilimitado a informações, distrações e ladrões tecnológicos de tempo, trânsito cada vez mais caótico, entre outros.

Vivemos em uma sociedade antiga que trabalha sobre uma plataforma nova. Ou seja, tudo que a tecnologia pode melhorar – seja a exponencialidade, a cooperação ou  a simplificação – ainda não acontece de fato. No entanto, já existem softwares disponíveis no mercado que podem ajudar e muito na gestão e organização do dia a dia da sua empresa e na sua organização pessoal.

Neste jogo de “tudo para todos ao mesmo tempo” essas ferramentas são fundamentais, já que muitas vezes as pessoas não têm clareza sobre aquilo que de fato importa e faz sentido. Você se reconhece nessa situação? Quer mudar sua realidade? Acompanhe os próximos posts e confira dicas infalíveis para reverter esse cenário.

Em períodos de crise, como um escritório de advocacia empresarial deve atuar?

Assessoria jurídica
Assessoria jurídica

Em tempos de crise, e devemos reconhecer que há uma crise – não vamos entrar nas causas, tamanho e responsabilidades, pois este não é o objetivo – a assessoria jurídica de uma empresa, independente da área, precisa entender esse contexto e ser uma aliada da gestão – seja por meio de um escritório de advocacia, seja por meio de um departamento jurídico interno.

Em tempos difíceis, em geral, as decisões do gestor são destinadas a proteger o setor financeiro da empresa. Hoje em dia, a maioria das empresas que chegam à falência, ‘quebram’ por problemas de caixa, não necessariamente por problemas de resultado. Empresas ‘quebram’ por problema de resultado se tiverem resultados ruins por um longo período de tempo. Mas, o caixa é implacável com as empresas, ele não perdoa.

Diante disso é muito importante que os escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos trabalhem sob algumas premissas, que servem em tempos de bonança, mas nas crises são imprescindíveis. Conheça algumas delas:

1) Velocidade: na crise precisamos de velocidade, as coisas precisam andar de forma ágil e as soluções tem que aparecer rapidamente;

2) Simplicidade: não há tempo e espaço para sofisticação. Quanto mais simples de ser executada e entendida, melhor;

3) Proteger o caixa: quanto mais dinheiro em caixa melhor, mais tranquilidade os gestores tem para tomar suas decisões;

4) Acordo: normalmente é um bom período para acordos uma vez que todos estão mais flexíveis e dispostos, o que é importante, pois a judicialização nem sempre é o melhor caminho.

Acreditamos que se os escritórios e os departamentos jurídicos entenderem essas simples e valiosas premissas, terão papeis muito importantes na vida das empresas.

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