Categoria: Gestão

Como o Vios Jurídico agiliza o processo de cobrança

processo de cobrança

O processo de cobrança exige cuidados redobrados por parte dos gestores de escritórios de advocacia. Não por acaso, na maioria das vezes, os problemas que surgem nesta área tem como origem falhas em procedimentos. Ou porque simplesmente não existem ou porque são executados pela metade ou de forma equivocada.

Para efetivar a cobrança, é preciso que o escritório tenha estes procedimentos bem definidos e assimilados por todas os setores que tem relação direta com o processo de “cobrar o devedor”. É fundamental que se tenha uma regra de cobrança e que essa regra respeite os limites e procedimentos para uma boa conduta de cobrança. Diante disso a guarda e registro das etapas de cobrança são essenciais para que se tenha sucesso na empreitada.

É com a ajuda de um sistema de gestão eficiente, como o Vios Jurídico, que o sucesso na empreitada poderá ser alcançado. Um bom sistema vai ajudar o escritório de advocacia a fazer os registros, mantê-los atualizados e organizá-los para que estejam sempre à mão em caso de necessidade.

Vantagens do Vios Jurídico

O Vios Jurídico traz uma série de vantagens para o setor financeiro de um escritório de advocacia e permite a integração entre os setores. Assim, o histórico dos processos pode ser acompanhado até chegar ao momento da cobrança. Isso serve para que não se perca nem prazos nem detalhes sobre quais serviços foram prestados, quais demandas precisam ser quitadas pelos clientes.

Com o Vios é possível ter o controle dos contratos e contas a receber, emissão de boletos de cobrança e envio de comunicados para clientes. Também facilita o controle de confirmação de pagamento. Assim que o cliente paga o boleto, o sistema recebe a informação e dá baixa na cobrança.

O Vios Jurídico agiliza ainda a geração de relatórios financeiros que ajudam a acompanhar os pagamentos e a identificar quais clientes estão em atraso. Além disso, dependendo da regra de cobrança estabelecida pelo escritório, um sistema de gestão pode ajudar na automação de algumas das etapas no processo, permitindo assim um custo menor no processo de cobrança.

Quer saber mais sobre cobrança? Fale com a equipe do Vios Jurídico.

5 tendências na gestão e organização de escritórios de advocacia

gestão escritório de advocacia

O segmento jurídico está cada mais competitivo e diante do aumento na concorrência com profissionais mais qualificados há uma maior necessidade de buscar formas de tornar o trabalho diferenciado para atrair e fidelizar clientes. Para ajudar nesta tarefa, reunimos 5 tendências que não estão listadas em ordem de importância, mas, como você poderá notar, estão interligadas. Colocá-las em prática certamente trará resultados positivos para o escritório. Confira.

Tendência 1 – Buscar mais eficiência com trabalho integrado

Os setores do escritório precisam trabalhar de forma mais integrada. As ações de um setor refletem no outro e por isso é preciso criar rotinas para a troca de informações com o objetivo de ganhar agilidade, controle e eficiência.

Atuando de forma integrada, evita-se o retrabalho, a perda de prazos e a duplicidade de dados, o que também torna o pacote de serviços oferecidos pelo escritório muito mais competitivo. A melhor forma de integrar os setores do escritório de advocacia é por meio de um software jurídico que possibilidade a gestão de todas as etapas de um processo e atendimento do cliente, incluindo as tarefas relacionados ao departamento financeiro.

Tendência 2 – Desenvolver competências para aproveitar novas oportunidades

O campo de atuação dos profissionais do setor jurídico é amplo, mas sempre é possível identificar nichos de atuação que possam se tornar ótimas oportunidades para o escritório. Por isso, junto com a observação do mercado para buscar estas oportunidades, é importante também procurar desenvolver as competências necessárias para tirar o melhor proveito delas.

Não bastar querer oferecer um novo serviço. É preciso estar muito bem preparado tanto na capacitação quanto na gestão. Por exemplo, para atender grandes volumes, o escritório deve refinar o controle de prazos. Trabalhar com contencioso de massa é um bom negócio, mas sem uma equipe preparada, treinada e uma rotina de controle de processos bem afinada, nada certo. Perde-se uma oportunidade e a imagem do escritório pode sair arranhada por conta de uma má gestão.

Tendência 3 – Buscar formas de qualificar cada vez mais a equipe

O escritório deve investir em capacitação para que todos os seus profissionais dominem os processos de controle de gestão. Improvisos e amadorismo não tem mais espaço ainda mais quando se pensa em investimentos em controle com o uso de softwares jurídicos e na oferta de novos serviços.

Como destacado nas tendências acima, o trabalho precisa ser cada mais integrado e mais especializado. Os profissionais precisam conhecer toda a rotina do escritório, independentemente de quais funções desempenham. Junto com isso, devem ter as habilidades necessárias não apenas para executar suas tarefas, mas para executá-las com maior eficiência. O escritório deve manter uma rotina de atualização e aprimoramento da equipe a fim de manter o trabalho sempre competitivo.

Tendência 4 – Usar uma comunicação mais eficiente para fidelizar os clientes

Conquistar clientes em ambientes competitivos, como é o jurídico, não é tarefa fácil. Por isso que é fidelizar clientes, com contratos mais duradouros, tornar uma tarefa fundamental na atual conjuntura. A melhor forma de fidelizar é fazer um atendimento de qualidade, sem falhas e com resultado.

Mas é fundamental que o escritório estabeleça uma boa comunicação com seus clientes. Isso é possível se estabelecendo uma rotina de controle e formatação de informações relevantes sobre os processos, a partir do uso de um sistema integrado que permite reunir os dados e enviá-los para o cliente. Mantê-lo informado demonstra preocupação e interesse do escritório pela causa dele. E isso é ponto importante quando envolve questões jurídicas.

Tendência 5 – Ter maior controle da gestão com uso de software integrado

O uso de sistemas integrados vem fazendo a diferença em um mercado cada vez mais competitivo e não se admite mais um escritório sem um software que torne a gestão mais profissional e o processo mais organizado. O tempo do papelzinho já passou. Mas é importante buscar o apoio de profissionais especializados que possam ajudar na tarefa de escolher o melhor sistema para atender as demandas do escritório.

Lembre-se que o software deve integrar os setores e as etapas dos processos, como faz o Vios Jurídico. É essa característica que permitirá um maior controle da gestão como um todo e assim obter um melhor desempenho em termos de produtividade e resultados financeiros.

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Quer saber como o Vios Jurídico pode ajudar na gestão do escritório de advocacia?

Como controlar honorários de sucumbência

Na gestão de um escritório de advocacia é preciso controle rígido para que os prazos de processos não sejam perdidos, o que pode causar desconforto na relação com clientes e acarretar em prejuízos no caixa do escritório. E é justamente na gestão financeira que uma rotina de controle, associada ao uso de um sistema integrado eficiente, faz enorme diferença.

São muitos os pagamentos, mas também os recebimentos que precisam ser acompanhados de perto e com atenção. O que mais desafia os escritórios costuma ser o controle dos honorários de sucumbência.

Mas o que faz desta tarefa um desafio?

honorário de sucumbênciaPor uma razão principal: a influência sofrida pela variável tempo, que caracteriza o transcorrer dos processos na Justiça brasileira, para o recebimento desta remuneração. Via de regra as demandas judiciais tornam-se longas e imprecisas quanto ao seu encerramento. Sabe-se quando começa o trâmite, mas a data de finalização é sempre difícil de precisar. E nesta demora por uma decisão final, corre-se o risco de deixar passar o recebimento do honorário de sucumbência simplesmente por não se manter um acompanhamento das ações movidas pela equipe do escritório que podem resultar neste tipo de remuneração. Perde-se prazos e dinheiro.

A remuneração do escritório

O honorário de sucumbência é o honorário que via de regra, a parte derrotada no processo deve pagar para a que venceu com o objetivo de reembolsar as custas processuais e os gastos com a contratação do advogado ou do escritório jurídico. Entre os clientes do escritório até pode haver um certo desconhecimento sobre as diferenças entre os tipos de honorários. Mas entre os profissionais responsáveis pela gestão, é preciso ter um controle eficiente sobre o que entra no caixa fruto de honorários de sucumbência.

Não dá para ignorar os honorários de sucumbência. Quase todos os processos quando vencidos pelo escritório geram algum tipo de honorário relacionado à sucumbência, ou seja, ao fim do processo. Em alguns casos, esses podem ser a melhor remuneração do escritório no processo, seja pela condenação da outra parte, seja por algum tipo de êxito acertado em contrato.

Controle vinculado entre financeiro e jurídico

O fato de fazer a diferença no caixa do escritório reforça a necessidade de que se criem formas de controlar o processo para saber com precisão e no tempo correto se há ou não honorários de sucumbência para serem recebidos. É importante ainda ter a garantia que o setor jurídico consiga informar o setor financeiro desta possibilidade de remuneração para que possa fazer a devida cobrança dos valores em tempo hábil.

A dificuldade em obter melhores resultados nesta modalidade de honorário reside, na maioria das vezes, no fato de não haver um controle vinculado entre financeiro e jurídico. O uso de um sistema integrado pode ajudar a resolver isso. Com isso, é possível que automaticamente uma etapa do processo que indique uma sucumbência seja atrelada a uma tarefa do financeiro. Assim cria-se uma forma de minimizar o risco de não cobrança da sucumbência.

Quer saber como o Vios Jurídico pode ajudar no controle dos honorários de sucumbência? Entre em contato.

Contencioso de massa: 5 habilidades da equipe para oferecer um serviço de resultados

contencioso de massa

Oferecer serviço de contencioso de massa é uma oportunidade que escritórios de advocacia não podem abrir mão para aumentar sua rentabilidade. Mas, como já destacado no blog em posts e entrevistas, para que o contencioso de massa seja realmente uma oportunidade é preciso investir em gestão para aprimorar os processos que envolvem este tipo de serviço.

Neste sentido, além de contar com a ajuda de um sistema integrado eficiente, o escritório também deve observar a qualificação da equipe para o gerenciamento de grandes volumes de ações. Toda a equipe, e não somente o time de advogados, precisa dominar habilidades complementares que farão a diferença na gestão do contencioso de massa.

Dependendo do volume de ações e da quantidade de dados, pode haver necessidade de que a equipe seja multidisciplinar com a inclusão de especialistas em sistemas de informação. Mas em linhas gerais o escritório deve promover a capacitação com foco em cinco habilidades específicas que são fundamentais para um gerenciamento eficiente do contencioso de massa.

Habilidades fundamentais para trabalhar com contencioso de massa

 

1 – Capacidade técnica

Entender da questão legal e do funcionamento do judiciário ajudam a compreender toda a complexidade e responsabilidade que envolvem o contencioso de massa.

2 – Capacidade de gestão

Planejar, organizar, comandar e executar as tarefas relacionadas ao contencioso de massa.

3 – Capacidade de entender processos

Saber como funcionam as etapas do trabalho, como se encadeiam, e também como se organiza isso para que uma atividade complemente a outra, evitando assim que ocorra retrabalho.

4 – Capacidade de analisar dados e processos

Conseguir entender como se monta um relatório, de quais campos para preenchimento são necessários e de onde se extraem os dados. Com foco na busca por maior produtividade, também deve saber como os processos são montados e de que forma são integrados ao sistema utilizado.

5 – Capacidade de coordenar e motivar pessoas

É importante que seja escolhido um coordenador do trabalho que também fique responsável por manter a equipe sempre motivada para realizar tarefas que às vezes podem se tornar repetitivas e monótonas.

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Entre em contato e saiba mais sobre como o Vios Jurídico pode ajudar a equipe do escritório de advocacia na gestão do serviço de contencioso de massa.

4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos

Impossível imaginar um escritório jurídico que ainda hoje não trabalha com um sistema integrado de gestão. Em todos os setores do escritório, o uso de softwares específicos para advocacia tem feito a diferença e gerado agilidade que é convertida em competitividade para conquistar e manter clientes. Entre os muitos benefícios que o uso de sistemas integrados para a gestão de escritórios jurídicos, como o VIOS Jurídico, elegemos 4 que podem ser considerados como os principais.

Vios Jurídico para gestão de escritórios jurídicos

Informação compartilhada entre setores

Em comum, os benefícios selecionados reforçam a importância de investir no compartilhamento de informações entre os colaboradores do escritório para ter visão única das mesmas e para evitar retrabalho.  A informação que é cadastrada por um colaborador no software serve para ser usada por outro ou em mais de uma etapa do processo. Desta forma, as informações sobre o cliente que constam no cadastro realizado pela secretária no sistema têm múltiplas utilidades. Servem para o advogado no momento de cadastrar o processo ou para o departamento financeiro no momento de registrar o contrato.

Gestão confiável de informações

Ao adotar um sistema integrado, o escritório jurídico passa a ter uma rotina mais confiável para o gerenciamento de todas as informações que circulam no dia a dia. Os prazos merecem atenção. Pense nos prejuízos que a falta de um controle das datas de audiências pode arretar. Se o gestor faz o controle de prazos no seu calendário e não em um sistema integrado. Ele pode repassar um prazo para os colaboradores em um papel ou por e-mail. Desta maneira, é grande o risco de uma informação relevante ter diferentes versões, sem que saiba qual a mais recente, ou até se perder – algo que um sistema integrado ajuda a garantir que não aconteça.

Visão unificada do cliente

Outro benefício que um sistema integrado proporciona ajuda a resolver uma das grandes dores de cabeça de um escritório jurídico: ter uma visão unificada do cliente. E isso é bom para facilitar o andamento dos trabalhos, mas também para ajudar no atendimento mais eficiente dos clientes. Com as informações que constam no sistema integrado é possível saber, por exemplo, quais são os atendimentos e processos em andamento, qual o histórico de horas dedicadas para cada cliente e quais as informações financeiras organizadas por cliente.

Veja o que acontece em bancas com mais de um núcleo e que não possuem sistema de gestão integrado. Quando um cliente pede informações sobre o andamento de um processo, o que faz o escritório? Um estagiário tem que ir em todos os núcleos e consolidar as informações manualmente, correndo o risco de provocar erros e de prejudicar o relacionamento com o cliente.

Troca de informações entre setores

O uso de um sistema integrado favorece a troca de informações entre os setores do escritório. Por exemplo, o lançamento de uma despesa reembolsável em um processo gera informação para o financeiro, que toma as providências referentes à cobrança dos valores. Acessando o sistema, o advogado pode verificar as informações do histórico financeiro dos clientes, incluindo dados sobre inadimplência. E isso ajuda na notificação e cobrança de clientes em atendimentos realizados pelo profissional.

Quer conhecer mais benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos? Baixe o material especial sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico.

Como um software integrado ajuda a gestão do contencioso de massa

O trabalho com contencioso de massa vem se constituindo como uma oportunidade que traz resultados cada vez mais satisfatórios para os escritórios de advocacia. Mas para atuar de forma correta neste segmento não basta apenas querer. É preciso ter em mente que gerenciar grandes volumes de informação requer um conhecimento específico. Como ficou claro na entrevista com Rodrigo Infantozzi, do Laloni Trindade Advogados, publicada no blog, a gestão do contencioso de massa pede especialização e alianças estratégicas com fornecedores de soluções tecnológicas para dar agilidade, praticidade e segurança ao trabalho.

Contencioso de massa

 

 

Por isso, o uso de softwares integrados na gestão do contencioso de massa se tornou não apenas uma necessidade, mas uma obrigação. O software sempre procura simplificar o trabalho das pessoas para que elas possam manipular um grande volume de informações sem que seja necessário um esforço proporcional. É o que os escritórios que atuam com contencioso de massa precisam, mas nem todos os softwares, sejam quais forem seus usos, estão voltados para lidar com grandes volumes de dados.

No caso do VIOS Jurídico, é diferente. O sistema é pensado “debaixo para cima”. Ou seja, o VIOS Jurídico é projetado a partir da informação básica para que dela sejam extraídas telas, relatórios e outras informações, contribuindo para um melhor controle de tarefas e um fluxo de trabalho mais dinâmico. Isso ajuda o escritório a fazer mais com menos.

Outro ponto que favorece o uso de um software eficiente é que os contenciosos de massa normalmente não tem grande variação de tipos de ação e o volume de teses costuma ser limitado. Isso possibilita que o grau de padronização das atividades seja alta, o que permite que um software possa automatizar praticamente todo trabalho. Isso inclui desde impressão de peças, montagem prévia de documentos, organização de custas até envio automático de relatórios.

Como exemplo do quanto esta concepção do software faz diferença, veja o caso de dois escritórios de advocacia que tem um mesmo tipo de contrato. Com o VIOS Jurídico rodando, um dos escritórios possuía um custo operacional 35% menor que o outro. A razão para este resultado é que o sistema foi desenhado juntamente com os processos de trabalho, alinhando e otimizando a estrutura.

Quer saber mais sobre o uso do VIOS Jurídico na gestão de contencioso de massa? Leia a entrevista de Rodrigo Infantozzi, sócio do Laloni Trindade.

Para saber mais sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico, acesse www.viosjuridico.com.br.

Contencioso de massa: “Grande diferencial do VIOS Jurídico é fluxo de trabalho claro e operações muito intuitivas”

Nesta entrevista ao blog do VIOS Jurídico, o advogado Rodrigo Infantozzi, sócio do Laloni Trindade Advogados (www.lalonitrindade.adv.br), analisa o trabalho dos escritórios de advocacia com contencioso de massa. Ele destaca os desafios e a importância de adotar um software integrado, como o VIOS Jurídico, para atender com eficiência as demandas decorrentes deste serviço.  “Para trabalhar com o contencioso de massa é necessária uma equipe altamente treinada, aliada a parcerias estratégicas”, diz.  “Uma má gestão certamente refletirá em resultados ruins”.

Confira a entrevista.

VIOS Jurídico – Qual a principal preocupação um escritório de advocacia deve ter na gestão de um grande volume de processos e de prazos?

Rodrigo Infantozzi – O mercado da advocacia de volume é muito competitivo, o que obriga o escritório possuir uma equipe enxuta e eficiente. Para tornar isso possível, é imprescindível a obtenção de um bom software de gestão de carteira de processos.

Contencioso de massa - Rodrigo InfantozziVIOS Jurídico – Que prejuízos podem ser provocados por uma má gestão?

Infantozzi – Hoje, as grandes empresas possuem métodos de avaliação dos escritórios terceirizados.
Uma má gestão certamente refletirá em resultados ruins. Portanto, além do escritório ter que ressarcir eventual prejuízo causado, a perda do cliente será inevitável.

VIOS Jurídico – Como se preparar para trabalhar com contencioso de massa?

Infantozzi – Para trabalhar com o contencioso de massa é necessária uma equipe altamente treinada, aliada a parcerias estratégicas. Nessa preparação, é importante a contratação de boas empresas de suporte de informática, de recursos humanos, de publicações, de diligências e de software.


VIOS Jurídico –
Quais os erros que são os mais cometidos por escritórios de advocacia no que se refere a contencioso de massa?

Infantozzi – Na busca em reduzir custos, o erro é montar uma equipe pouco qualificada e não comprometida com o trabalho, o que certamente refletirá na alta rotatividade de pessoas que pouco saberão dos fluxos de trabalho. O resultado disso? Trabalho de baixa qualidade e muitos erros.

VIOS Jurídico – Qual a importância de ter bem definido um fluxo de tarefas dentro do escritório de advocacia?

Infantozzi – Um fluxo bem definido é importante, pois padroniza a qualidade do serviço prestado, reduz o risco de falhas, facilita o treinamento de novos membros e permite uma boa avaliação da equipe pelo gestor.

VIOS Jurídico – Qual a melhor forma de fazer o acompanhamento das tarefas? Que benefícios isso traz?

Infantozzi – A eliminação de papéis, bilhetinhos e lembretes é uma regra nos dias de hoje. Ao centralizar o histórico e a agenda de tarefas em um software, o escritório ganha em segurança e agilidade, pois todas as informações estão centralizadas em um único local, tornando mais fácil e rápida a tomada de decisões.

VIOS Jurídico – De que forma um software como o VIOS pode ajudar na gestão do escritório que trabalha com grandes volumes de processos?

Infantozzi – Creio que o grande diferencial do sistema VIOS é seu fluxo de trabalho claro, com operações muito intuitivas. Não são necessárias várias horas de treinamento com a equipe, tão pouco a leitura de longos manuais. Isso faz toda diferença, pois neste ramo de atividade os prazos são diários e o tempo deve ser otimizado. Sistemas pouco amigáveis acabam por ficar subutilizados no dia a dia.

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Como melhorar o controle de reembolsos do escritório de advocacia

controle de reembolsos

Dois procedimentos não podem faltar na gestão financeira de um escritório de advocacia: planejamento e controle. O primeiro para garantir que nenhum compromisso deixará de ser honrado e o segundo para garantir que em caso de alguma emergência financeira haja dinheiro em caixa sem causar problemas para o escritório. A importância de ficar sempre atento a estes dois procedimentos pode ser verificada no que se refere aos reembolsos.

Como se sabe, a atividade jurídica em muitos momentos acaba sendo transacional. Por questões legais ou negociais, os advogados com frequência precisam fazer a intermediação e a operação financeira de valores entre clientes e outras partes. Esses valores podem incluir desde alvarás de pagamento até despesas corriqueiras e rotineiras dos processos judiciais (custas processuais, audiências, deslocamentos e viagens).

A forma de lidar com o reembolso costuma variar de um escritório para outro. Existem escritórios que cobram um valor antecipado para os reembolsos e criam uma conta corrente com o cliente. Outros antecipam o pagamento e posteriormente cobram o reembolso do cliente. De uma forma ou de outra, dependendo do volume, isso pode acarretar perda de dinheiro do escritório, muito por conta justamente da falta de controle.

Nas duas situações também outro aspecto que deve ser observado é que o controle de reembolsos pode influenciar a forma como o escritório se relaciona com os clientes. Para evitar que isso se torne um ponto de conflito, eles precisam ser informados sobre a política de reembolso desde o início do trabalho. Deve-se tratar o assunto com muita clareza e transparência e deve constar no contrato para que o cliente esteja ciente do que será cobrado, dos prazos para efetuar o pagamento e das multas que podem ser embutidas no valor em caso de atraso.

Não adianta nada apresentar o boleto de cobrança, mesmo que o escritório faça o controle como deve ser feito, sem que o processo de reembolso tenha sido esclarecido. Isso pode resultar na perda do cliente e, neste caso, perde-se também qualquer possibilidade de fidelizá-lo ou de prolongar o contrato.

Por essas e outras, a falta de um controle eficiente pode acarretar em problemas no caixa do escritório. Por isso, encontrar uma forma de melhorar o controle é um desafio. Para isso, uma das alternativas recomendadas é utilizar um sistema que organize e dê transparência para essa operação e que pode ser um benefício tanto para o escritório quanto para o cliente. No caso do VIOS Jurídico, o software possibilita o acompanhamento de despesas pagas para clientes de custas processuais, deslocamentos, entre outros. E permite ainda ao financeiro controlar todos os valores em aberto por cliente e gerar a cobrança destes valores.

Controle de reembolsos ajuda a combater inadimplência

Outro benefício que o controle de reembolsos permite ainda que o escritório possa conhecer melhor seus clientes no que diz respeito ao cumprimento dos acordos financeiros. O responsável pela cobrança poderá ter em detalhes o histórico dos clientes inadimplentes e estabelecer uma forma eficiente de cobrar o reembolso, além de indicar como se dará o relacionamento do escritório dali por diante com quem deixa de cumprir com suas obrigações financeiras.

Os dados da inadimplência gerados pelo controle de reembolsos poderão ainda ajudar o escritório a melhorar seu planejamento. Com base nos valores devidos, perfil dos clientes inadimplentes e quais serviços prestados dão maior dor de cabeça será possível melhorar a previsão dos recursos que serão orçados para os adiantamentos financeiros. E também ajudar na avaliação e decisão se ainda vale a pena atender clientes daquele perfil e prestar aquele tipo de serviço.

Por fim, no caso dos advogados, todo o procedimento a respeito da política de reembolso pode constar em um manual.  Esta é uma medida importante já que podem surgir pagamentos repentinos que saem do bolso do próprio advogado. Ele precisa saber como e quando será reembolsado, se precisa esperar pelo pagamento do cliente ou poderá receber um adiantamento por parte do escritório? Além disso, o advogado também tem um papel importante no controle fornecendo as informações que ajudarão a mapear os reembolsos e com isso ajudar a evitar ou ao menos reduzir os prejuízos com a inadimplência.

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Fidelização de clientes

Fidelização de clientes: como fidelizar usando software jurídico

A conquista de novos clientes para o escritório de advocacia, assim como em qualquer outro negócio, é sempre motivo para comemoração. E é uma comemoração que certamente deve ocorrer porque a concorrência é cada vez mais acirrada com os escritórios investindo para melhorar sua gestão com o objetivo de oferecer melhores serviços.

Mas tão importante quanto conquistar um novo cliente é trabalhar no sentido de fidelizá-lo, estabelecendo um relacionamento de longa duração ou firmando o escritório como sendo aquele que ele buscará sempre que necessário. Neste sentido, a fidelização de clientes exige uma estratégia que inclua a busca pela excelência no trabalho realizado somada a oferta de diferenciais no atendimento que surpreenda e cative. É fazer o que se espera de um escritório de advocacia, mas sempre com aquele algo mais.

O básico da fidelização de clientes está na prestação de serviços de qualidade e diferenciados. Mas passa também por conhecer efetivamente quem é o cliente do escritório. Como buscar a fidelização de clientes que não se conhece em detalhes? Parte disso pode ser resolvido usando um software de gestão para escritórios de advocacia como o VIOS Jurídico, que integra todo o trabalho do escritório e que pode ajudar a traçar o perfil do cliente com base nos serviços que são prestados para ele.

Entre os dados que você pode buscar estão itens como o tempo de duração dos contratos, o tipo de serviço prestado, o ticket médio gerado, além das informações efetivas sobre o cliente (localização, área de atuação, etc.). Por exemplo, no caso de clientes pessoa jurídica, você pode procurar saber mais sobre o mercado de atuação e cruzar dados com quais serviços foram executados. Será que não é hora de oferecer algo mais, caso o mercado tenha passado ou venha a passar por algum tipo de alteração? Mudanças na legislação, por exemplo.

Outra vantagem que o uso do software integrado traz nesta estratégia de fidelização é que os dados gerados ajudam a clusterizar os clientes. Os clusters de clientes podem permitir que se ofereçam serviços mais ajustados aquele grupo de clientes. Um critério pode ser geográfico, outro pode ser por segmento e assim por diante.

Importante: ao pensar em formas de fidelização de clientes, você pode, também com base nos dados gerados pelo software de gestão usado pelo escritório, tentar recuperar aqueles que por algum motivo deixaram de ser atendidos. E o melhor é que além de recuperar, você já poderá aplicar ações que ajudem a fidelizar esse cliente que está retornando para ficar por um bom tempo.

Estude e analise os dados sobre como foi o trabalho com este ex-cliente. Ouça a equipe que o atendeu. Junte tudo isso, veja se o escritório falhou no relacionamento com ele em algum momento e prepare sua estratégia para a nova abordagem.

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Ferramentas de gestão: como melhorar o trabalho dos escritórios de advocacia

Tendência mundial, a transformação digital é importante e pode estar intimamente ligada ao sucesso do seu negócio. Inclusive, bancas de advocacia que podem ter atividades mais rotineiras podem usufruir desses facilitadores tecnológicos que se tornaram as ferramentas de gestão.

Segundo dados divulgados pela pesquisa Gartner, a expectativa em 2015 era de que a despesa mundial com softwares empresariais e modernização e/ou substituição de aplicativos de negócios alcançaria um crescimento de 7,5%, atingindo US$ 149,9 milhões. E em 2019, as despesas com ferramentas de gestão chegarão a US$ 201 bilhões. A pesquisa conclui também que os subsegmentos de mercado que apresentam maior crescimento durante o período de 2015 a 2019 são marketing, e-commerce e, claro, os softwares de gestão, como o VIOS Jurídico.

Empresas B2C também investem em poderosas ferramentas de gestão digitais para melhorar a relação com os consumidores. Tecnologias vestíveis, interfaces adaptáveis e integração com plataformas sociais são áreas em que esse tipo de empresa inovou para tornar as mudanças mais pessoais e efetivas. Algumas dessas mesmas ferramentas e técnicas digitais podem ser aplicadas com sucesso ao gerenciamento de tarefas dentro de uma empresa. Não é diferente com organizações B2B e prestadoras de serviço. Já falamos no post anterior sobre algumas ferramentas que ajudam bastante esse tipo de empresa.

Mesmo em escritórios que podem ter ou não atividades de natureza mais rotineira, como os de advocacia, por exemplo, há softwares disponíveis para facilitar e organizar as atividades internas. O VIOS Jurídico é um deles.

Intuitivo e de fácil navegação, o VIOS Jurídico é um sistema completo que pode ser adquirido por escritórios de advocacia em módulos, de acordo com a estratégia e necessidade específica de cada empresa. O sistema atua no controle de receitas e despesas do escritório, notificações de contas a pagar e receber, prazos e publicações, gestão de documentos e pastas processuais (físicas ou virtuais), entre outras facilidades.

Acompanhando o crescimento de algumas bancas pelo país, podemos observar que além da competência técnica acumulada e de um quadro de profissionais diferenciados, esses escritórios contam com ferramentas de gestão que permitem gerenciar esse crescimento, mantendo a qualidade do serviço prestado.

Como o VIOS Jurídico pode otimizar os processos em um escritório de advocacia

Para quem busca otimizar seus processos com ferramentas de gestão eficientes, preparamos uma série de três white papers detalhando como a administração de um escritório de advocacia pode ser mais dinâmica e eficiente com a ajuda do VIOS Jurídico na rotina da secretária e do gestor financeiro, do advogado coordenador e do sócio, e do advogado.

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Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia da secretária e do profissional do departamento financeiro de de um escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico auxilia no dia a dia de um advogado coordenador e do sócio do escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia de um advogado de um escritório de advocacia

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