Categoria: Dicas

Use e abuse da tecnologia para otimizar o seu tempo

Conheça aplicativos e sistemas que ajudam a organizar as tarefas do dia a dia
Conheça aplicativos e sistemas que ajudam a organizar as tarefas do dia a dia

Já falamos aqui sobre como a gestão do tempo é um desafio para 10 em cada 10 profissionais. Além do acúmulo de funções, listas enormes de pendências, trânsito caótico, há a tecnologia que nos permite estar sempre em contato e atuando em alguma rede social. A boa notícia é que a mesma tecnologia que pode ser um “ladrão” do seu tempo, também pode te ajudar a organizar a sua vida dentro do escritório.

Agenda eletrônica, lista de tarefas, lembretes e outros recursos foram agrupados em aplicativos e sistemas que podem facilitar a correria do dia a dia e fazer seu tempo render mais.

Separamos algumas dicas de aplicativos e sistemas que podem ajudar você a organizar as ideais e a rotina. Que tal conferir e testar?


Evernote
Bastante utilizado para anotações de conteúdos diversos, como lembretes ou compromissos. Se o usuário instala o Evernote em seu computador pessoal e em seu smartphone, é possível fazer a sincronização de dados e ter acesso aos conteúdos registrados. As notas podem ser organizadas por temas ou em cadernos, inclusive com uso de tags para melhorar a localização.

Trello
Se você está gerenciando uma equipe, escrevendo um roteiro, ou simplesmente fazendo uma lista de tarefas, o Trello é a opção ideal, pois está no topo dos aplicativos que organizam de tudo. Como um quadro branco com superpoderes, o Trello é simples de usar e flexível para diversas plataformas. Com ele, você saberá exatamente o que precisa ser feito, quem vai fazer, quando e como deve se executar algo.

Google Calendar
Aplicativo bastante útil para qualquer pessoa que tenha necessidade de organizar os comprossimos e atividades. O Google Calendar é um serviço de agenda eletrônica virtual com o estilo bastante semelhante e tão fácil de ser usada quanto o GMail.

One Drive
Um programa de anotações e gerenciamento de informações fácil de usar que permite capturar ideias e informações em formato eletrônico. Insira arquivos ou conteúdo da web em um formato pesquisável em cores ou como ícones que podem ser acessados com um clique.

Pipedrive
É uma ferramenta para acompanhar o fluxo de vendas da empresa — desde o processo de apresentação de um produto a um potencial cliente até a entrega final. O empreendedor pode verificar o desempenho de cada vendedor ou de um departamento inteiro e ser avisado com alarmes sonoros quando as metas ficam abaixo do esperado.

Runrun.it
Um gerenciador que organiza o fluxo de trabalho, deixa as prioridades mais claras e ajuda na gestão do tempo. Consiste em uma ferramenta simples de gestão de equipes e tarefas.

GoToMeeting
Ajuda o empreendedor a cortar custos e a economizar tempo ao eliminar viagens desnecessárias para reuniões. O app promove videoconferências com até 25 usuários simultâneos. É possível apresentar documentos — mantendo os participantes concentrados naquilo que você realmente deseja que eles vejam — e compartilhar o controle do teclado e do mouse para desenhar, destacar e apontar itens em grupo diretamente na tela.

ScanBizCards
Ideal para quem participa de muitos almoços de negócios, reuniões e eventos fora da empresa — e, nessas ocasiões, vai juntando pilhas de cartões de visita. Nem sempre dá tempo de passar tantos números de telefones e endereços para a agenda. Usando a câmera do celular, o app digitaliza os cartões e permite acrescentar anotações para lembrar de telefonar ou enviar orçamentos, por exemplo.

 

Administre o seu tempo e seja mais produtivo

Saiba administrar seu tempo
Saiba administrar seu tempo

Não é fácil ser um profissional multitarefas, mas planejar as ações pendentes e organizá-las por ordem de importância pode ajudar e muito. Nos dias de hoje, o tempo parece estar cada vez mais escasso: há dispositivos que nos mantêm a todo momento conectados com o trabalho, os amigos e a família e até com completos desconhecidos. Desta forma é fácil se distrair e perder o foco. Por isso é preciso ter cuidado, pois tempo perdido não se recupera. Saber administrar o tempo tornou-se imprescindível para obter uma melhor produtividade no trabalho e uma vida com mais qualidade.

Que tal seguir algumas dicas fáceis e simples de colocar em prática? Listamos alguns pontos que irão te ajudar a ter o tempo como aliado:

  1. No escritório tenha planejamento e organize suas tarefas. Especialistas recomendam que as atividades previstas para o dia seguinte sejam organizadas em uma agenda no dia anterior e que seja reservado 20% do tempo para possíveis imprevistos.
  2. Tenha sempre uma agenda listando os compromissos com horários e locais, tendo disciplina para cumpri-las.
  3. Nas reuniões com outros escritórios, fornecedores ou funcionários, procure ter uma pauta, estabelecendo tempo para início e término. Quando um assunto puder ser resolvido por telefone ou e-mail, faça-o sem qualquer receio.
  4. Liste todas as tarefas e organize por ordem de importância e data para finalizar. Execute-as seguindo esta ordem.
  5. Delegue tarefas. Ninguém consegue dar conta de tudo o tempo todo. Confie nos profissionais indicados tarefas que eles podem executar.

Seguindo essas dicas, com o tempo, você terá espaço livre para investir em outras tarefas mais estratégicas para você e sua empresa. Se mesmo assim, ainda ficou difícil de planejar as ações e organizar da melhor forma seu o dia-a-dia, acompanhe os próximos posts e conheça ferramentas exclusivas que podem ajudar na produtividade e organização do seu tempo.

Tecnologia para escritórios de advocacia

Tecnologia para escritórios de advocacia

A tecnologia para escritórios favorecem as práticas advocatícias.

Seja para diminuir as distâncias, trabalhar colaborativamente ou atender clientes, existe uma solução que melhor adequa-se aos problemas.

Como facilitam o trabalho em equipe essas soluções ganham destaque e aumentam a produtividade coletiva. Dois exemplos populares são o Trello e o Google Docs que agilizam as atividades organizacionais e textuais em grupo.

Em qualquer lugar você utiliza um tablet, notebook ou até smartphone e consegue trabalhar normalmente. Os limites físicos não importam como antes e você pode focar a energia em produzir da melhor forma e nos momentos com os resultados mais positivos integrando e compartilhando trabalho, isso mostra o potencial da tecnologia para escritórios de advocacia.

Contudo, por mais que existam ferramentas colaborativas, poucas são as preparadas para tornar os resultados dos escritórios de advocacia mais positivos, considerando que o universo jurídico tem desafios específicos e particulares. Então para garantir o andamento dos processos opte em trabalhar com o Sistema VIOS Jurídico: um software integrado de gestão empresarial voltado para escritórios de advocacia. Mesmo que você utilize alguma outra aplicação em paralelo, ter um sistema direcionado para o trabalho advocatício aumentará sua produtividade.

Marketing de conteúdo dentro dos limites éticos da advocacia

Usar websites, blogs e mídias sociais como ferramentas para publicidade online dos escritórios advocatícios é uma pratica cada vez mais recorrente, mas carece de atenção. O advogado pode fazer sua divulgação, a questão é como fazer isso para estar dentro das normas estabelecidas pelo Código de Ética da OAB.

Uma boa maneira é adotar o marketing de conteúdo. Essa prática consiste na produção de textos e postagens informativas para divulgar e informar sobre assuntos relevantes para a população relacionadas às questões jurídicas. Dessa forma o nome do seu escritório é alavancado e associado ao conhecimento, o que fortalece sua marca na rede.

Favorável a esta abordagem temos o Provimento 94/2000, que dispõe sobre a publicidade, a propaganda e informação da advocacia. Essas resoluções apresentam as restrições e permissões da publicidade, a favor do marketing de conteúdo temos o trecho do Art.5°:

Parágrafo único. As páginas mantidas nos meios eletrônicos de comunicação podem fornecer informações a respeito de eventos, de conferências e outras de conteúdo jurídico, úteis à orientação geral, contanto que estas últimas não envolvam casos concretos nem mencionem clientes.

Todo o trabalho de marketing de conteúdo precisa ter uma base sólida para fortalecer a reputação do escritório. Para isso, utilizar as tecnologias para torna-se à frente dos concorrentes, por isso o Sistema Vios Jurídico funcionará como o suporte que você precisa para atender e possibilitar os melhores resultados e experiência para posteriormente ser veiculada na rede.

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