Categoria: Dicas

Como escolher o sistema jurídico certo ajuda a ter contratos eficientes e rentáveis

A experiência da equipe do Vios com sistema jurídico para a gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas mostra que ainda há pouca preocupação em geral com a forma que o trabalho será realizado. Isso chama a atenção porque os profissionais que atuam na área jurídica sabem que um contrato de prestação de serviços na linha do contencioso de massa e serviços advocatícios de maior volume podem ser operados com eficiência de até 40% em relação ao que comumente se faz.

Para que os contratos sejam eficientes e rentáveis, tanto para escritórios quanto para as empresas, dois pontos precisam ser observados:

A participação no contrato de um profissional voltado para questões relacionadas à tecnologia e processos. Este profissional vai atuar na análise e na correção de gargalos e de trabalhos manuais ou duplicados. Como exemplo podemos citar duas situações. Na primeira, o escritório montou uma operação para atender uma demanda de 30 mil processos e colocou a operação funcionando em 15 dias. Na segunda, 10 mil processos foram distribuídos de forma automática por meio de uma integração com o sistema jurídico usado pela equipe de advogados da empresa, sem a necessidade de que alguém tivesse que fazê-lo.

Ter um sistema jurídico que possa gerenciar o departamento da empresa e o prestador de serviços ou uma integração expressiva entre os sistemas e serviços. Uma grande empresa nacional que atua no setor financeiro e teve os processos de emissão, pagamento e importação de guias das custas completamente automatizados. Isso permitiu que tanto o departamento jurídico quanto o financeiro da empresa não precisassem adicionar pessoas a essa etapa da operação.

Bons relatórios com economia de tempo e com precisão

Outro ponto que envolve os contratos são os relatórios. Cada departamento jurídico tem sua demanda de relatórios e por isso tem uma determinada forma de receber, processar e formatar as informações. Neste caso, é importante que o sistema jurídico contratado pelo escritório tenha disponibilidade de customizar e automatizar os “reports” necessários. Esta precaução reflete em economia de tempo e gera precisão na operação.

Em diversos casos os “reports” são rotineiros, com prazos semanais, quinzenais ou mensais. Tudo isso, a partir do uso de um sistema jurídico como Vios, pode ser automatizado, sem que se percam prazos ou que se demande alguém para cuidar disso, quando poderia estar executando tarefas de maior complexidade ou de maior prioridade.

Resultados na prática

Reunimos abaixo três exemplos de ganhos envolvendo escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas que só foram possíveis de serem conquistados graças ao sistema jurídico escolhido, à tecnologia e aos advogados com a visão de gestão de processos:

Caso do segmento financeiro: Foi feita a transferência de 100 mil processos para um escritório que foram importados e distribuídos de forma automática. Um sistema jurídico, como o Vios, permite a distribuição de processos com base em regras de distribuição, por Órgão Julgador ou assunto de forma proporcional entre um conjunto de advogados do escritório.

Caso do segmento financeiro: Possibilitou que fossem lidas e processadas as intimações em lote de volume de mais de 10 mil. Um sistema jurídico, como o Vios, possibilita a criação de fluxos de interpretação de intimações e lançamento de informações de forma automatiza. Hoje em dia é muito comum o judiciário julgar em lote os processos de contencioso de massa. Por isso, o escritório deve possuir uma ferramenta que tenha capacidade de recepcionar e processar estas em formações em lote.

Caso do segmento telecom: Toda a geração de documentos e protocolos de entrega são gerados automaticamente a partir do sistema, retirando a demanda de pessoas dessa tarefa. No sistema jurídico Vios, é possível criar modelos de documentos como contestação, apelação e outras peças processuais possibilitando que o advogado gere um documento com os dados do processo e partes instantaneamente em poucos cliques.

A expertise do Vios

Apresentamos até aqui exemplos das possibilidades que existem à partir das avaliações dos processos e contratos. A Vios, com o relacionamento com os clientes de seu sistema jurídico, tem expertise em olhar para as demandas e trabalhar com tecnologia e processo para que aconteça de forma ágil, precisa e com baixo custo.

Possuímos casos em que integrações foram realizadas em menos de 10 dias, permitindo a migração de processos e o início de operações em tempo que até então não se acreditava serem possíveis.

O foco da equipe Vios, ao oferecer o sistema jurídico, é trabalhar em situações onde exista escala, operações com volumes onde exista espaço para otimizações, integrações, ganhos consideráveis de custo e eficiência

Saiba mais sobre as vantagens e os custos-benefícios do sistema jurídico do Vios.

5 ações para preparar o escritório de advocacia para a gestão integrada

gestão integrada

Falamos aqui no blog sobre os ganhos que os escritórios de advocacia conquistam com a gestão integrada, implantada com o auxílio de um software como o Vios Jurídico. São muitos os cases de sucesso que inspiram os escritórios que ainda não integraram suas gestões ou que ainda estão na fase de refletir sobre como implantar. Para estes, o recado é um só: é preciso planejamento e engajamento de todos. E isso começa bem antes, quando se está na fase de preparar o “terreno” para a gestão integrada. Por isso, apresentamos abaixo uma lista com cinco ações que são fundamentais e devem ser aplicadas pelos escritórios que desejam implantar um processo de gestão integrada. Confira.

1 – Líder e entusiasta

É importante que dentro do escritório de advocacia existe um profissional que encare a gestão integrada como benefício. E mais: que consiga visualizar todas as vantagens e ganhos que serão conquistados a partir da opção do escritório de fazer uma gestão integrada de processos de finanças, encarando tudo isso como um fluxo de trabalho integrado. Este papel de líder e entusiasta será fundamental em todo o processo de implantação.

2 – Parcerias

O líder e entusiasta não fará nada sozinho. Este profissional terá a missão de identificar e formar parcerias dentro do escritório para que a visão positiva da gestão integrada seja replicada. Para isso, é necessário estimular a troca de informações para que as pessoas de todos os setores do escritório possam compreender com clareza os benefícios e ajudem a colocar cada item processo em prática.

3 – Cultura

Outro ponto importante que é resultado do trabalho do líder e do engajamento interno é a inserção do tema “gestão integrada” na cultura do escritório. Isso porque é importante que antes de contratar um sistema ou iniciar um processo do tamanho como este que sejam realizados exercícios sobre os processos, as rotinas, os fluxos dos departamentos… Tudo isso deve ser compatibilizada com a cultura do escritório. Até porque existem escritórios que são mais metódicos, outros nem tanto, lembrando sempre que não existe certo e errado; errado é não levar estas características em consideração.

4 – Continuidade

Não se pode ter pressa na implantação da gestão integrada. É importante lembrar sempre que este é um processo contínuo. Leva anos para que todos os conceitos cheguem ao ponto de estarem impregnados na cultura do escritório. Precisa que seja aprimorado e questionado a todo momento. Tenha sempre em mente que sempre existe uma maneira melhor, mais eficiente, mais barata, mais segura de se fazer algo – o que vale também para a rotina de um escritório de advocacia. Esteja certo que a única coisa constante é a mudança.

5 – Sistema

A parte que pode ser considerada como uma das mais importantes nesta etapa de preparação para a gestão integrada é a escolha de um sistema que ajude a implementá-la. Atualmente, não é possível fazer uma gestão otimizada e eficiente sem sistemas que ajudem na produtividade, que trabalhem para e pela pessoa. É feito todo o trabalho de envolvimento das pessoas do escritório sobre os benefícios da gestão integrada. Logo, a expectativa que elas passam a ter é que seus poderes serão ampliados pelo sistema adotado e não virarem escravas dele.

Quer mais orientações sobre como preparar o escritório de advocacia para a gestão integrada? Fale conosco.

3 dicas para aumentar a rentabilidade do escritório de advocacia

aumento rentabilidade escritório de advocacia

Aumentar a rentabilidade da empresa é o objetivo de todo empreendedor. Ou seja, quem não quer aumentar o resultado em cima dos investimentos realizados? Para tornar isso realidade, o passo inicial é observar com atenção o que acontece dentro da empresa e no mercado em que se está atuando. Rever rotinas de gestão ou apostar em novas oportunidades, por exemplo, são formas de incrementar a receita visando tornar o negócio mais rentável. Neste post, apresentamos três dicas específicas que podem ajudar o escritório de advocacia a identificar ações que podem ajudar a aumentar a rentabilidade.

Diferencie-se da concorrência

one-1426636_1280 Se o escritório não tem especialidades ou uma especialidade, é interessante buscar oferecer ao menos um serviço em que esteja reconhecidamente entre os melhores no mercado. Especialistas tendem a conseguir melhores honorários em comparação com os profissionais que se apresentam sem que tenham uma área de atuação específica. Estar em áreas pioneiras também possibilita o escritório trabalhar com honorários melhores por não haver uma base de comparação. Seja o primeiro tornar-se uma vantagem competitiva importante para o seu cliente, isso tem valor.

Busque a eficiência

two-1426640_1280 Caso o escritório trabalhe com advocacia de volume ou de massa, o desenho dos processos, a eficiência no trabalho e a gestão da operação são os pontos de atenção para manter as margens, com possibilidade de ampliá-las. No entanto, isso não está relacionado a cobrar mais pelos honorários, mas sim com ser mais eficiente em gestão de processos, sistemas e equipes. Uma maneira de fazer isso é adotar um sistema integrado, como o Vios Jurídico, que ajude a tornar toda a gestão do escritório mais eficiente a partir de um controle maior de todas as etapas relacionadas aos processos.

Tenha sempre um plano B

three-1426639_1280 Para empresas que atuam no setor de serviços a expressão mortal é “custo fixo”, que é tudo aquilo que se tem contratado e que não sofre variação, independentemente do volume de trabalho e dos contratos. É importante que escritórios de advocacia tenham planos tanto para expansão quanto para retração de suas atividades. Isso porque os lucros acumulados podem facilmente serem drenados por um “descasamento” entre faturamento e custo. É importante ainda que se tenham espaços físicos, equipamentos e equipes que possam ser reajustadas, rearranjadas e redimensionadas de acordo com o que acontece no mercado e no cenário econômico.

Quer saber o que mais fazer para aumentar a rentabilidade? Entre em contato com o time do Vios Jurídico.

Cobrança: como ganhar agilidade quando a extrajudicial vira judicial

cobrança extrajudicial e cobrança judicial

O serviço de cobrança vem se constituindo como uma das boas oportunidades de negócio para os escritórios de advocacia. Há uma demanda em crescimento, aquecida por uma clientela de empresas de diferentes ramos de atividade, como condomínios e instituições de ensino, com o objetivo de combater a inadimplência no pagamento de financiamentos e taxas e de créditos educacionais, respectivamente.  Importadoras, financeiras, lojas de automóveis e construtoras também tem contribuído para a expansão no trabalho de cobrança nos escritórios.

Como forma de se diferenciar no mercado, advogados que já atuam neste segmento procuram ir além de um simples trabalho de cobrança, seja ela extrajudicial ou judicial. São mais do que cobradores. Por isso o foco é trabalhar na recuperação de crédito para que a empresa que contratou o escritório ganhe duas vezes. Primeiro, recebendo os atrasados do cliente inadimplente. E segundo, abrindo a possibilidade deste mesmo cliente voltar a ter novamente capacidade de pagamento para continuar comprando produtos e serviços da empresa.

Fluxo contínuo de informações para simplificar processo judicial

Para tudo isso, controle e rotina tem sido parte importante da estratégia dos escritórios de advocacia que desejam ter sucesso no segmento de cobranças. Se a ideia é investir na abordagem da recuperação de crédito citada acima, o sistema, com base nas informações reunidas ao longo do processo, ajuda a trabalhar com o perfil do devedor para estabelecer também as melhores ações para efetuar a cobrança.

Mas o auxílio de um sistema integrado como o Vios Jurídico, além de agilidade e segurança na gestão das informações, também facilita a vida do escritório quando uma cobrança extrajudicial se torna judicial. Normalmente as empresas tratam a cobrança em processos fragmentados, o que dificulta o trabalho de quem fica responsável pela cobrança extrajudicial. Mas o fato de encarar as duas formas de cobrança como um fluxo contínuo de informações, usando um sistema integrado, fará com que, no futuro, a necessidade do escritório de fazer o processo judicial se torne bem mais simples.

Partindo da lógica de proporcionar previsibilidade, o que o Vios Jurídico propõe é que desde os primeiros passos o escritório de advocacia possa tratar o processo como algo que pode ser judicializado caso não se chegue a um acerto extrajudicial. Além de pensado para otimizar o trabalho de quem faz o serviço, o uso do Vios Jurídico no processo de cobrança extrajudicial também induz o time do escritório a acumular etapas, documentos e procedimentos de forma que futuramente, caso seja necessário, se tenha um “dossiê” já elaborado para a etapa seguinte.

O processo de cobrança com a ajuda do Vios Jurídico

Em depoimento ao blog do Vios Jurídico, Gabriel Kazapi, do escritório de advocacia Borchardt & Advogados Associados e da empresa de consultoria em recuperação de créditos Borchardt & Kazapi Cobranças Ltda., contou como o uso do software impactou na gestão do serviço de cobrança.

“O uso do Vios Jurídico facilita o serviço de cobrança em diversos aspectos. Com ele carregamos o histórico de cada uma das atividades desde o início do procedimento de recuperação do crédito individual até o findar do processo judicial. Ter o software nos permite saber quantas vezes o inadimplente foi contatado, quais as formas de contato e o relato de cada uma delas. Com o Vios podemos aferir percentualmente o resultado de cada cliente, bem como o comportamento deste resultado.

A automatização de rotinas foi, sem dúvida, o grande acréscimo de produtividade, contudo foi a integração do sistema com o financeiro e a gestão de processos judiciais que nos deu maior governança sobre a área de cobrança, impressionando hoje a todos os nossos clientes pela velocidade com que buscamos e prestamos informações, bem como nos possibilitando saber, inexoravelmente, quais carteiras de clientes são rentáveis, quais não são, quais detém maior apelo às práticas extrajudiciais ou judiciais, entre outros aspectos.”

Case: Quer saber mais sobre o serviço de cobrança nos escritórios de advocacia e como o Vios Jurídico ajuda nesta tarefa? Confira a entrevista com Gabriel Kazapi, do escritório de advocacia Borchardt & Advogados Associados e da empresa de consultoria em recuperação de créditos Borchardt & Kazapi Cobranças Ltda.

Boas práticas para acertar na classificação de risco de ações e provisionamento

classificação de risco de ações e provisionamento

 

Adotar boas práticas para evitar que falhas ocorram na classificação de risco de ações e provisionamento traz benefícios e impede perdas financeiras tanto para o escritório de advocacia quanto para os clientes. Do ponto de vista do escritório, boa parte do reconhecimento de mercado que possui vem da quantidade de êxitos que conquista em suas ações, bem como a parte mais interessante da remuneração com os ganhos mais expressivos. Diante disso, a classificação da probabilidade dá ao escritório um horizonte do que pode acontecer em termos de “portfólio” e também de receitas a médio e longo prazo.

Pelo lado dos clientes, é preciso ter probabilidades de risco e estimativas de valores que vão ajudar no provisionamento, na auditoria e na tomada de decisão sobre as opções de manter a ação ou buscar um acordo. Assim, é importante que um sistema tenha campos para a classificação de uma ação tanto pela probabilidade de êxito ou não, quanto pelo possível passivo ou crédito decorrente disso. Os critérios para a classificação de riscos devem ser discutidos entre as partes e posteriormente seguidos no preenchimento dos campos do sistema para que os relatórios possam ser confiáveis e úteis.

O provisionamento estima o quanto será desembolsado quando da execução da sentença, enquanto a classificação de risco indica a probabilidade de que isso aconteça. O advogado tem papel essencial neste processo. Primeiro, por causa de sua experiência e seu conhecimento da lei que poderão ajudar a definir um parâmetro inicial dos valores a serem estimados. E segundo porque as informações que ele insere no sistema integrado utilizado pelo escritório servirão de base para formalizar o provisionamento a partir do histórico de ações e jurisprudências.

A definição dos valores de provisionamento precisa ser equilibrada. Dependerá muito da experiência do advogado somada ao controle das informações feito pelo escritório com o auxílio de um software jurídico. A partir disso, não haverá um valor muito acima nem um muito abaixo do necessário. O grande segredo aqui é estar o mais próximo da realidade, para que a provisão não seja nem muito acima (o que congela recursos e prejudica resultados) e nem muito abaixa (o que deixa financeiro e contabilidade da empresa à descoberto).

A melhor forma de evitar que este problema ocorra é investir no controle correto das informações. Isso não só para o uso interno da equipe do escritório, mas porque o trabalho geralmente é compartilhado em forma de relatórios com auditores e contadores, no caso de clientes como empresas de médio porte ou grandes conglomerados. Aliás, outra vantagem de ter as informações todas organizadas também é relacionada ao tipo de empresa – capital aberto ou fechado, por exemplo – e isso também pode influenciar na definição dos valores do provisionamento.

Dúvidas sobre classificação de risco de ações e provisionamento? Fale conosco e saiba como o Vios Jurídico pode ajudar a tornar a tarefa mais eficiente.

Contencioso de massa: 3 dicas para diferenciar o serviço

Gestão e controle rigoroso são palavras-chave no dia a dia dos escritórios de advocacia que trabalham com contencioso de massa. É um segmento que vem se mostrando atrativo, mas sem gestão e sem controle, trabalhar com grandes volumes que envolvem também aspectos financeiros é correr o risco de virar um grande desastre, trazer prejuízos para o caixa do cliente e arranhar a imagem do escritório no mercado.

contencioso de massa

As demandas para quem trabalha com contencioso de massa necessitam de cuidado e muita atenção. E o escritório precisa trabalhar com um alto nível de organização para evitar contratempos e surpresas. Isso vale por estar gerenciando vários processos ao mesmo tempo e, por tabela, ter de atender pedidos de diferentes clientes.

Por exemplo, caso o cliente faça um questionamento a respeito de uma determinada questão, a resposta estará à mão, fácil de ser encontrada e de ser repassada? Neste caso, além da qualidade da informação, o tempo de resposta também precisa ser observado. Dependendo do caso, o pedido de informação pode vir carregado de pressa e urgência, mas também de ansiedade por uma resposta não só rápida, mas completa. A demora em fornecê-la poderá ser um ponto negativo na relação escritório-cliente e prejudicar o serviço de contencioso de massa.

Estes são apenas alguns dos aspectos relacionados ao serviço de contencioso de massa. Para ajudar nesta tarefa, preparamos 3 dicas fundamentais para tornar o serviço mais eficiente e diferenciado em comparação com o que fazem seus concorrentes. Confira.

Dica número 1 – Automatização de relatórios e informações

A primeira dica para que o serviço de contencioso de massa funcione de forma eficiente é de que é preciso trabalhar com um software integrado que, entre outras funcionalidades, faça o envio automático de relatórios e informações. Inicialmente, ao tomar esta providência elimina-se boa parte do trabalho braçal do escritório, além de se adotar uma forma mais ágil e dinâmica de manter o cliente informado sobre qual o andamento dos processos, quais etapas estão sendo executadas, quais os custos processuais, entre outros itens. Importante destacar que para esta dica trazer realmente resultado é preciso cuidar com a qualidade da informação gerada e com a forma como é colocada no sistema.

Dica número 2 – Gestor capacitado

A segunda dica é ter sempre no escritório de advocacia um profissional capacitado que tenha know-how para definir os parâmetros de organização, de estruturação e de entrega de informações. Geralmente, estes profissionais estão acostumados a trabalhar com processos e entendem bastante de sistemas. A soma destas habilidades tende a gerar uma produtividade muito interessante para a equipe, que inclui advogados, mas também estagiários e profissionais de outras áreas, como os da área de Tecnologia da Informação, por exemplo, que contribuem para a gestão do contencioso de massa. O profissional que gerencia a área tem ainda papel importante na definição do fluxo de atividades e na distribuição de tarefas para evitar acúmulos que possam prejudicar o acompanhamento dos processos. E também ajuda no controle dos honorários.

Dica número 3 – Relacionamento com clientes

Por fim, a terceira dica é ter uma relação estreita e constante com o cliente. Neste contexto, é imprescindível que um profissional seja destacado para esta tarefa, para atuar como interface com o cliente. O ideal é que este profissional tenha uma formação jurídica, mas também habilidade de gestão e de relação com clientes. O domínio do software de gestão utilizado pelo escritório advocacia é outro item importante que fará deste profissional um ponto positivo na estratégia de fidelização do cliente, ajudando na manutenção e até no prolongamento do contrato atual, quem sabe até em melhores condições.

Quer saber como o VIOS Jurídico pode ajudar a fazer diferença no serviço de contencioso de massa? Entre em contato conosco.

Arquitetura da informação: O que fazer para gerar bons relatórios

Todos ficam felizes e empolgados quando recebemos um bom relatório, especialmente aquele que está visualmente bem apresentado e que traz informações relevantes e confiáveis. Mas há um longo caminho a ser percorrido e boas práticas de arquitetura da informação devem ser adotadas antes de chegar ao resultado final que tanto gostamos. Afinal, bons relatórios nascem no registro da informação e não no cruzamento de dados.

Arquitetura da informaçãoÉ interessante pensar que um relatório se constrói de trás para frente. Quando imaginamos a informação que queremos ver organizada no relatório, temos que pensar em dois pontos. Primeiro, nos campos que devem ser preenchidos e, segundo, de que forma são preenchidos para termos aquela informação com qualidade e confiabilidade.

Por isso, é muito importante que se façam revisões e treinamentos periódicos nos sistemas porque esses critérios vão se perdendo ao longo dos anos.

Critérios para escolher o sistema ideal

Neste cenário, antes de pedir um relatório, deve-se pensar se as informações que necessárias para a produção dele já constam no sistema. E mais: se os campos para esse relatório estão sendo corretamente preenchidos e se o sistema consegue cruzar os dados para ter a informação necessária com precisão.

Uma metodologia que ajuda bastante é o sistema utilizado no seu escritório ou no departamento jurídico conseguir extrair uma base tabular (tabela em colunas e linhas) que possa ser importada em uma planilha eletrônica. Isso permite testar alguns formatos e a própria base de informações antes de pedir a consolidação em um relatório. É certeza de economia de dinheiro para o escritório/departamento jurídico e de tempo para o programador.

Atualmente, os sistemas têm se preocupado em criar formas para que as pessoas possam extrair mais informações sem depender tanto de programação. Esse é um ponto importante na hora de escolher o seu.

Conheça o Vios Jurídico e todas as vantagens que vão fazer a diferença na gestão das informações do seu escritório de advocacia e ou do departamento jurídico da empresa onde trabalha.

Classificação do passivo: Como classificar o passivo de uma empresa

A classificação do passivo de uma empresa é uma das questões recorrentes no dia a dia de quem convive com auditorias. O passivo pode ser acumulado ao longo dos anos em  diferentes áreas da atividade empresarial. Os principais geradores de passivo são as áreas: fiscal/tributária, trabalhista e financeiro (inadimplência).

Alguns destes passivos estão mais ligados a questões contábeis. Mas outros estão sob os cuidados do departamento jurídico das empresas. Neste sentido, uma questão importante é que a classificação do passivo seja feita pelo jurídico de forma que contadores e economistas consigam transformá-lo em um número, que invariavelmente será incluído em um balanço ou em um relatório.

Classificação do passivo em três dimensões

Para que o trabalho do departamento jurídico seja facilitado, o passivo pode ser classificado de diversas maneiras, mas basicamente varia entre três dimensões.

Dimensão tempo

Curto, médio e longo prazo é a forma mais comum de classificar o passivo de uma empresa por tempo. Cabe destacar que a direção da empresa e o time do departamento jurídico devem decidir qual a variável de cada uma dessas classes. Por exemplo, o tempo mais curto pode ser de um ano; o médio, de um a quatro anos; e o longo, acima de quatro anos.

Dimensão Risco

Nesta dimensão, podem ser usadas classes como certo, provável, possível e impossível. Entendendo que “certo” é aquilo que não tem como escapar, que vai acontecer e só não se sabe o tamanho do problema. A classe “provável” é tudo aquilo que está com um percentual maior de possibilidade, acima de 70 ou 80%, de chance de acontecer. Já a classe “possível” é aquela situação que ainda está indefinida, ou seja, não estão claras as suas possibilidades. Por fim, “impossível” é quando se tem certeza do êxito na discussão.

Dimensão Valor

É uma classe de valores ou bandas de valores que podem classificar o passivo em três ou mais categorias, sendo mais comum usar Baixo, Médio e Alto Impacto (no caixa ou no resultado). Uma das opções é adotar uma tabela como esta abaixo.

Faixas Quantidade
Baixo até 5 mil reais 50
Médio de 5 a 40 mil reais 15
Alto Acima de 40 mil reais 5

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Existe uma forma ideal de gerenciar o jurídico das empresas?

gerenciar o jurídico das empresas
A gestão do departamento jurídico depende de uma boa formação acadêmica, experiência de mercado, cursos e eventos de atualização

Nos mais variados ramos de atuação, o bom funcionamento do departamento jurídico de uma empresa é algo fundamental para que haja uma boa gestão empresarial. Independente do campo, o arcabouço legal do Brasil é complexo e inseguro, o que faz com que entidades, empresas e profissionais tenham que se proteger de diversas formas.

Dependendo do ramo de atividade, as empresas podem ter campos do Direito mais importantes para suas tarefas do que outros. Empresas de software, por exemplo, precisam de proteção de Capital Intelectual; já empresas que exportam e importam produtos precisam de Direito Legal e Tributário. E tem ainda as empresas com uso de mão de obra intensiva que necessitam de Direito do Trabalho. Independente do ramo, o advogado em questão deve estar o mais capacitado possível para gerenciar o jurídico de qualquer empresa da melhor forma. Essa capacitação deve ser resultado de uma boa formação acadêmica, além de experiência de mercado, cursos e eventos de atualização, entre outros.

Outro ponto importante que precisa de destaque é a postura do profissional. Provavelmente empresas que necessitam de negociações com outras empresas (recuperação de ativos) tenham uma postura mais agressiva, por outro lado, empresas com relações internacionais ou relações com acionistas, tenham posturas mais negociáveis.

Eleito o modelo de gestão do departamento jurídico, sendo este complexo ou enxuto, deve-se passar a compor as equipes internas de trabalho. Uma das missões mais difíceis na área de recursos humanos é a de administrar os talentos dos advogados, quer em um escritório de advocacia, quer em um departamento jurídico. Assim, o coordenador do departamento jurídico deve apresentar um alto grau de habilidade para alcançar um bom resultado com sua missão. Importante lembrar que o número de advogados por área ou células de trabalho vai depender do volume de trabalho demandado pelos outros departamentos.

Como gerenciar grande volume de prazos e processos

gerenciar grande volume de prazos e processos
Gerenciar grande volume de prazos e processos demanda organização. Confira nossas dicas

O escritório de advocacia é um local de trabalho em que o profissional lida constantemente com um crescente volume de tarefas. Cada processo pode ter cerca de dez atos processuais (contando com a fase inicial e a recursal, pode-se chegar a esse número aproximado). Assim, inicialmente é muito fácil gerenciar as ações judiciais enquanto o volume de processos ainda está pequeno. No entanto, com cerca de cinquenta ou mais processos, a dinâmica do trabalho já sofre alteração. Com mais processos, o advogado precisa dedicar mais tempo ao gerenciamento dessas ações. Separamos quadro dicas que podem ajudar nessa organização.


Consulta
Para gerenciar grande volume de prazos e processos, o advogado precisa ter tempo em sua agenda para atender seus clientes, e isso de forma satisfatória. É importante definir em quais horários você atenderá seus clientes: se será todos os dias, se pela manhã, se à tarde, ou se serão separados alguns dias na semana especificamente para realizar atendimentos.

Cumprimento de prazos
Quando o processo já está em trâmite, ele requer prioridade no trabalho. A perda de um prazo pode gerar consequências nada positivas ao cliente, sendo também prejudicial à imagem do advogado. Assim, o ideal é controlar muito bem os prazos processuais. Por isso, além de controlar o prazo, com a respectiva data de vencimento, você também precisa ter em mente uma data limite para que alguma providência seja tomada, apta a sanar a exigência judicial.

Petição inicial
A petição inicial é o grande patrimônio futuro do advogado. Quem não está distribuindo petições iniciais também não terá aquela remuneração futura que dela decorreria. É importante possuir uma lista geral de todas as petições iniciais pendentes. Nessa lista, discrimine o nome do cliente, o tipo de providência a ser tomada e os documentos necessários para ajuizamento da ação. É sempre bom criar uma “check list” dos documentos pendentes. Assim, não se corre o risco de esquecer um documento importante.

Contato com os clientes
Em meio aos prazos e às petições iniciais pendentes, o contato com o cliente, visando sanar alguma pendência, precisa ser controlado. Se algum cliente precisa trazer certo documento, ou mesmo pagar as custas processuais, ele precisa ser lembrado disso de tempos em tempos. Se o prazo for apertado, pode ser que um contato a cada dois dias seja necessário, ou mesmo todos os dias.

Essas dicas simples sobre gerenciamento de processos tem o objetivo de trazer maior eficiência ao trabalho do advogado e dos escritórios de advocacia. Como falamos em posts anteriores, há também softwares eficazes disponíveis no mercado que facilitam o dia a dia dos advogados. Administre bem o seu trabalho!

 

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