Autor: Equipe Vios Jurídico

Use e abuse da tecnologia para otimizar o seu tempo

Conheça aplicativos e sistemas que ajudam a organizar as tarefas do dia a dia
Conheça aplicativos e sistemas que ajudam a organizar as tarefas do dia a dia

Já falamos aqui sobre como a gestão do tempo é um desafio para 10 em cada 10 profissionais. Além do acúmulo de funções, listas enormes de pendências, trânsito caótico, há a tecnologia que nos permite estar sempre em contato e atuando em alguma rede social. A boa notícia é que a mesma tecnologia que pode ser um “ladrão” do seu tempo, também pode te ajudar a organizar a sua vida dentro do escritório.

Agenda eletrônica, lista de tarefas, lembretes e outros recursos foram agrupados em aplicativos e sistemas que podem facilitar a correria do dia a dia e fazer seu tempo render mais.

Separamos algumas dicas de aplicativos e sistemas que podem ajudar você a organizar as ideais e a rotina. Que tal conferir e testar?


Evernote
Bastante utilizado para anotações de conteúdos diversos, como lembretes ou compromissos. Se o usuário instala o Evernote em seu computador pessoal e em seu smartphone, é possível fazer a sincronização de dados e ter acesso aos conteúdos registrados. As notas podem ser organizadas por temas ou em cadernos, inclusive com uso de tags para melhorar a localização.

Trello
Se você está gerenciando uma equipe, escrevendo um roteiro, ou simplesmente fazendo uma lista de tarefas, o Trello é a opção ideal, pois está no topo dos aplicativos que organizam de tudo. Como um quadro branco com superpoderes, o Trello é simples de usar e flexível para diversas plataformas. Com ele, você saberá exatamente o que precisa ser feito, quem vai fazer, quando e como deve se executar algo.

Google Calendar
Aplicativo bastante útil para qualquer pessoa que tenha necessidade de organizar os comprossimos e atividades. O Google Calendar é um serviço de agenda eletrônica virtual com o estilo bastante semelhante e tão fácil de ser usada quanto o GMail.

One Drive
Um programa de anotações e gerenciamento de informações fácil de usar que permite capturar ideias e informações em formato eletrônico. Insira arquivos ou conteúdo da web em um formato pesquisável em cores ou como ícones que podem ser acessados com um clique.

Pipedrive
É uma ferramenta para acompanhar o fluxo de vendas da empresa — desde o processo de apresentação de um produto a um potencial cliente até a entrega final. O empreendedor pode verificar o desempenho de cada vendedor ou de um departamento inteiro e ser avisado com alarmes sonoros quando as metas ficam abaixo do esperado.

Runrun.it
Um gerenciador que organiza o fluxo de trabalho, deixa as prioridades mais claras e ajuda na gestão do tempo. Consiste em uma ferramenta simples de gestão de equipes e tarefas.

GoToMeeting
Ajuda o empreendedor a cortar custos e a economizar tempo ao eliminar viagens desnecessárias para reuniões. O app promove videoconferências com até 25 usuários simultâneos. É possível apresentar documentos — mantendo os participantes concentrados naquilo que você realmente deseja que eles vejam — e compartilhar o controle do teclado e do mouse para desenhar, destacar e apontar itens em grupo diretamente na tela.

ScanBizCards
Ideal para quem participa de muitos almoços de negócios, reuniões e eventos fora da empresa — e, nessas ocasiões, vai juntando pilhas de cartões de visita. Nem sempre dá tempo de passar tantos números de telefones e endereços para a agenda. Usando a câmera do celular, o app digitaliza os cartões e permite acrescentar anotações para lembrar de telefonar ou enviar orçamentos, por exemplo.

 

Administre o seu tempo e seja mais produtivo

Saiba administrar seu tempo
Saiba administrar seu tempo

Não é fácil ser um profissional multitarefas, mas planejar as ações pendentes e organizá-las por ordem de importância pode ajudar e muito. Nos dias de hoje, o tempo parece estar cada vez mais escasso: há dispositivos que nos mantêm a todo momento conectados com o trabalho, os amigos e a família e até com completos desconhecidos. Desta forma é fácil se distrair e perder o foco. Por isso é preciso ter cuidado, pois tempo perdido não se recupera. Saber administrar o tempo tornou-se imprescindível para obter uma melhor produtividade no trabalho e uma vida com mais qualidade.

Que tal seguir algumas dicas fáceis e simples de colocar em prática? Listamos alguns pontos que irão te ajudar a ter o tempo como aliado:

  1. No escritório tenha planejamento e organize suas tarefas. Especialistas recomendam que as atividades previstas para o dia seguinte sejam organizadas em uma agenda no dia anterior e que seja reservado 20% do tempo para possíveis imprevistos.
  2. Tenha sempre uma agenda listando os compromissos com horários e locais, tendo disciplina para cumpri-las.
  3. Nas reuniões com outros escritórios, fornecedores ou funcionários, procure ter uma pauta, estabelecendo tempo para início e término. Quando um assunto puder ser resolvido por telefone ou e-mail, faça-o sem qualquer receio.
  4. Liste todas as tarefas e organize por ordem de importância e data para finalizar. Execute-as seguindo esta ordem.
  5. Delegue tarefas. Ninguém consegue dar conta de tudo o tempo todo. Confie nos profissionais indicados tarefas que eles podem executar.

Seguindo essas dicas, com o tempo, você terá espaço livre para investir em outras tarefas mais estratégicas para você e sua empresa. Se mesmo assim, ainda ficou difícil de planejar as ações e organizar da melhor forma seu o dia-a-dia, acompanhe os próximos posts e conheça ferramentas exclusivas que podem ajudar na produtividade e organização do seu tempo.

Quanto tempo você se dedica ao trabalho?

Saber gerenciar tempo e trabalho é um desafio
Saber gerenciar tempo e trabalho é um desafio

Ao acordar você abre a agenda, liga a televisão no noticiário matinal, lê as principais notícias do jornal impresso. Entra no carro e começam as ligações. Agenda reuniões, desmarca reuniões, liga para os clientes, recebe feedback e por aí vai. Essa é a rotina atual de muitos trabalhadores.

Segundo matéria publicada no site da Revista Exame um estudo aponta E o expediente continua fora do escritório: 45% dos brasileiros levam pendências para casa pelo menos três vezes por semana. Leia a matéria na íntegra.

Diante de tamanha jornada vem a pergunta: estamos trabalhando muito ou mal? Atualmente, a mão de obra está dispersa, as estruturas muitas vezes são matriciais, há muitas informações circulando, muita gente envolvida nas tarefas e maior dependência dos outros para executar os serviços. Para buscar um equilíbrio os trabalhadores se esforçam e dedicam mais tempo. Porém, muitas vezes não dão conta das tarefas. Vale lembrar que estamos em um momento de transição com uma conjuntura complexa de fatores que estão levando as pessoas a trabalharem mais, como por exemplo: acesso ilimitado a informações, distrações e ladrões tecnológicos de tempo, trânsito cada vez mais caótico, entre outros.

Vivemos em uma sociedade antiga que trabalha sobre uma plataforma nova. Ou seja, tudo que a tecnologia pode melhorar – seja a exponencialidade, a cooperação ou  a simplificação – ainda não acontece de fato. No entanto, já existem softwares disponíveis no mercado que podem ajudar e muito na gestão e organização do dia a dia da sua empresa e na sua organização pessoal.

Neste jogo de “tudo para todos ao mesmo tempo” essas ferramentas são fundamentais, já que muitas vezes as pessoas não têm clareza sobre aquilo que de fato importa e faz sentido. Você se reconhece nessa situação? Quer mudar sua realidade? Acompanhe os próximos posts e confira dicas infalíveis para reverter esse cenário.

Em períodos de crise, como um escritório de advocacia empresarial deve atuar?

Assessoria jurídica
Assessoria jurídica

Em tempos de crise, e devemos reconhecer que há uma crise – não vamos entrar nas causas, tamanho e responsabilidades, pois este não é o objetivo – a assessoria jurídica de uma empresa, independente da área, precisa entender esse contexto e ser uma aliada da gestão – seja por meio de um escritório de advocacia, seja por meio de um departamento jurídico interno.

Em tempos difíceis, em geral, as decisões do gestor são destinadas a proteger o setor financeiro da empresa. Hoje em dia, a maioria das empresas que chegam à falência, ‘quebram’ por problemas de caixa, não necessariamente por problemas de resultado. Empresas ‘quebram’ por problema de resultado se tiverem resultados ruins por um longo período de tempo. Mas, o caixa é implacável com as empresas, ele não perdoa.

Diante disso é muito importante que os escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos trabalhem sob algumas premissas, que servem em tempos de bonança, mas nas crises são imprescindíveis. Conheça algumas delas:

1) Velocidade: na crise precisamos de velocidade, as coisas precisam andar de forma ágil e as soluções tem que aparecer rapidamente;

2) Simplicidade: não há tempo e espaço para sofisticação. Quanto mais simples de ser executada e entendida, melhor;

3) Proteger o caixa: quanto mais dinheiro em caixa melhor, mais tranquilidade os gestores tem para tomar suas decisões;

4) Acordo: normalmente é um bom período para acordos uma vez que todos estão mais flexíveis e dispostos, o que é importante, pois a judicialização nem sempre é o melhor caminho.

Acreditamos que se os escritórios e os departamentos jurídicos entenderem essas simples e valiosas premissas, terão papeis muito importantes na vida das empresas.

Qual o papel e forma de atuação de um escritório de advocacia empresarial?

Toda empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte, necessita de assessoria jurídica por diversos motivos. No dia-a-dia, os empresários precisam de orientações legais de diferentes naturezas: trabalhista, para a contratação dos funcionários; tributária, para pagamento correto dos tributos; empresarial, para garantir segurança jurídica no planejamento e celebração de negócios e investimentos; e, sempre como último recurso, contenciosa, na defesa dos interesses da empresa perante os tribunais. O intuito deste post é esclarecer o que a área empresarial de um escritório de advocacia pode fazer para que o negócio de seus clientes cresça com segurança e credibilidade.

As atitudes do advogado em um mundo empresarial vêm, no decorrer dos anos, sendo objeto de questionamento por aqueles de fora do ambiente jurídico. Por desconhecimento da função e também pelo fato de ter de muitas vezes “dificultar” operações consideradas por eles inseguras, os profissionais do Direito recorrentemente são tidos como “vilões” nas empresas. Na maioria das vezes, por o advogado não participar diretamente do processo produtivo de uma sociedade empresarial, ele é encarado como “despesa” ou ainda “custo”. Mas aí que está o engano!

A advocacia empresarial é importante para que haja uma organização no ambiente de trabalho. Baseia-se em uma prestação de serviços altamente especializados, a qual depende de profissionais capacitados e com domínio profundo do assunto. A essência da advocacia empresarial é garantir a segurança legal e formal à extensa e complexa gama das relações que constituem o universo dos negócios. Acionistas, fornecedores, empregados, consultores, prestadores de serviços, atividades terceirizadas e, claro, os clientes.

O que a assessoria jurídica faz pela sua empresa
O que a assessoria jurídica faz pela sua empresa
1 2 3 4