Vantagens de usar um workflow para escritório de advocacia

Vantagens de usar um workflow para escritório de advocacia

Criar um fluxo de trabalho automatizado poupa tempo e melhora os resultados da firma

Prestar um serviço de qualidade para todos os cliente enquanto mantém a produtividade em alta é um desafio que escritórios de advocacia precisam enfrentar. Para atingir esta meta, organização é fundamental. A competitividade do mercado e a exigência por resultados não permitem que se perca tempo com repetição de tarefas ou processos emperrados.

Buscando otimizar o tempo, o mercado jurídico adotou uma solução que não só automatiza tarefas rotineiras como dá mais controle (e portanto qualidade) aos serviços prestados: o workflow, ou fluxo de trabalho. Nada mais que um processo organizacional, o workflow minimiza erros e confere mais agilidade e eficiência ao escritório.

Com os avanços tecnológicos da Era Digital em que vivemos, a aplicação de um workflow em escritórios de advocacia tornou-se ainda mais simples – e essencial.

Diferentes modelos de workflow para serem aplicados de acordo com a rotina do escritório

De maneira geral, um workflow reúne todas as informações e tarefas relacionadas a cada um dos trabalhos a serem cumpridos para que os diferentes colaboradores de um mesmo escritório possam atuar e interagir de forma prática, organizada e eficiente. Assim, todos podem se concentrar nas atividades mais importantes sem perder tempo.

Como diferentes rotinas pedem por diferentes fluxos de trabalho, existem diferentes modelos de workflow que podem ser adotados segundo as atividades administrativas de cada escritório. Mesmo dentro de uma só empresa, cada setor pode adotar o workflow mais adequado para si – e integrar estes fluxos com o uso da tecnologia.

Confira:

● Workflox ad hoc 🡪
Indicado para o uso de profissionais em grupos mais reduzidos, este workflow oferece uma estrutura simples que permite realizar alterações pontuais em cada caso. Assim, ele adapta-se bem aos imprevistos e particularidades de cada atividade processual. 

● Workflow administrativo 🡪 De caráter mais rígido, este workflow é apropriado para escritórios com atividades previsíveis, repetitivas e de poucas decisões por parte dos colaboradores. Como cada atividade tem suas próprias regras, ele ajuda a coordená-las como um todo. 

● Workflow de produção 🡪 Este é um workflow que costuma ser utilizado quando há a necessidade de gerenciar informações complexas em processos mais críticos. É o workflow mais usado pelos departamentos jurídicos.

Vantagens de usar o workflow em seu escritório de advocacia

Adotar um workflow significa padronizar os procedimentos dentro de um escritório para que haja mais exatidão e produtividade nas tarefas que são realizadas. Ao seguir o procedimento definido, as informações fluem de um profissional para outro com mais agilidade e correção – e a própria gestão da equipe e do escritório são facilitadas.

Saiba mais sobre as principais vantagens de se usar o workflow:

Facilita a gestão do escritório de advocacia

O Direito é uma área em que tudo requer método e procedimentos ordenados. Mesmo uma simples petição pede um conhecimento prévio da situação e do que está nos autos. Assim, gerir todas as informações sobre cada caso de cada cliente pede uma organização tal que, muitas vezes, os próprios advogados não possuem tempo hábil para cumprir.

O workflow tem grande contribuição na gestão do escritório por padronizar todos os procedimentos e gerar mais agilidade e precisão na comunicação entre diferentes profissionais, equipes e setores do escritório. Da mesma forma, o workflow permite ao gestor identificar rapidamente onde ocorreram possíveis equívocos e quais soluções tomar.

Controlar o fluxo de trabalho da equipe

Com o workflow, o escritório de advocacia mantém de forma bem definida as respectivas atribuições de todos os colaboradores em cada caso, processo ou tarefa em mãos. O próprio serviço aos clientes é beneficiado uma vez que, com as rotinas mais organizadas, os profissionais podem concentrar-se em oferecer o melhor atendimento.

Com as comunicações interna e externa aprimoradas e o trabalho dividido de forma precisa entre as equipes, fica mais fácil definir as responsabilidades de cada um. A tomada de decisões é simplificada, o monitoramento das tarefas é completo e qualquer mudança ou alerta é facilmente comunicada para os colaboradores.

Diminui o tempo para realizar as tarefas de suporte

Sem processos automatizados e seguros, as tarefas de suporte e a busca por informações levam muito mais tempo e ficam sujeitas a erros. Esta falta de agilidade e precisão pode gerar grandes prejuízos de tempo e dinheiro quando se trata de atender clientes, gerar faturas, realizar cobranças, quitar contas e pagar os colaboradores.

Adotar um workflow elimina tal desorganização e permite que o escritório de advocacia possa manter uma rotina de trabalho eficiente e que transmite confiança aos clientes. Todas as atividades e informações ficam registradas de forma a serem consultadas de forma clara e rápida, assim como os devidos responsáveis por cada uma delas.

Como implantar o fluxo de trabalho em seu escritório de advocacia

Hoje a tecnologia permite que, o que antes era feito manualmente e ocupava pilhas de arquivos com papéis, seja realizado digitalmente. A automatização das atividades e dos processos de um escritório de advocacia pode ser alcançada com o uso de um software jurídico – uma inteligência artificial que torna a rotina mais prática e eficiente. 

O software jurídico da Vios Tecnologia ajuda a organizar, automatizar e monitorar as tarefas do escritório de forma simples e intuitiva. Ele permite a criação de workflow individual, por equipe ou por setor de acordo com suas respectivas atribuições e ainda facilita a comunicação interna, criando rotinas mas produtivas e eficientes.

O software da Vios também acaba com o uso excessivo de e-mails e de papéis, automatiza a cobrança de honorários e a criação de faturas, monitora os casos que estão correndo nos tribunais e muitos mais. O resultado é a criação de um fluxo de trabalho que economiza tempo, dá melhores resultados e gera mais lucros para o escritório.

Quer saber mais sobre como o Vios ajuda no fluxo de trabalho do seu escritório de advocacia? Entre em contato!

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