Ano: 2020

Vantagens de usar um workflow para escritório de advocacia

Criar um fluxo de trabalho automatizado poupa tempo e melhora os resultados da firma

Prestar um serviço de qualidade para todos os cliente enquanto mantém a produtividade em alta é um desafio que escritórios de advocacia precisam enfrentar. Para atingir esta meta, organização é fundamental. A competitividade do mercado e a exigência por resultados não permitem que se perca tempo com repetição de tarefas ou processos emperrados.

Buscando otimizar o tempo, o mercado jurídico adotou uma solução que não só automatiza tarefas rotineiras como dá mais controle (e portanto qualidade) aos serviços prestados: o workflow, ou fluxo de trabalho. Nada mais que um processo organizacional, o workflow minimiza erros e confere mais agilidade e eficiência ao escritório.

Com os avanços tecnológicos da Era Digital em que vivemos, a aplicação de um workflow em escritórios de advocacia tornou-se ainda mais simples – e essencial.

Diferentes modelos de workflow para serem aplicados de acordo com a rotina do escritório

De maneira geral, um workflow reúne todas as informações e tarefas relacionadas a cada um dos trabalhos a serem cumpridos para que os diferentes colaboradores de um mesmo escritório possam atuar e interagir de forma prática, organizada e eficiente. Assim, todos podem se concentrar nas atividades mais importantes sem perder tempo.

Como diferentes rotinas pedem por diferentes fluxos de trabalho, existem diferentes modelos de workflow que podem ser adotados segundo as atividades administrativas de cada escritório. Mesmo dentro de uma só empresa, cada setor pode adotar o workflow mais adequado para si – e integrar estes fluxos com o uso da tecnologia.

Confira:

● Workflox ad hoc 🡪
Indicado para o uso de profissionais em grupos mais reduzidos, este workflow oferece uma estrutura simples que permite realizar alterações pontuais em cada caso. Assim, ele adapta-se bem aos imprevistos e particularidades de cada atividade processual. 

● Workflow administrativo 🡪 De caráter mais rígido, este workflow é apropriado para escritórios com atividades previsíveis, repetitivas e de poucas decisões por parte dos colaboradores. Como cada atividade tem suas próprias regras, ele ajuda a coordená-las como um todo. 

● Workflow de produção 🡪 Este é um workflow que costuma ser utilizado quando há a necessidade de gerenciar informações complexas em processos mais críticos. É o workflow mais usado pelos departamentos jurídicos.

Vantagens de usar o workflow em seu escritório de advocacia

Adotar um workflow significa padronizar os procedimentos dentro de um escritório para que haja mais exatidão e produtividade nas tarefas que são realizadas. Ao seguir o procedimento definido, as informações fluem de um profissional para outro com mais agilidade e correção – e a própria gestão da equipe e do escritório são facilitadas.

Saiba mais sobre as principais vantagens de se usar o workflow:

Facilita a gestão do escritório de advocacia

O Direito é uma área em que tudo requer método e procedimentos ordenados. Mesmo uma simples petição pede um conhecimento prévio da situação e do que está nos autos. Assim, gerir todas as informações sobre cada caso de cada cliente pede uma organização tal que, muitas vezes, os próprios advogados não possuem tempo hábil para cumprir.

O workflow tem grande contribuição na gestão do escritório por padronizar todos os procedimentos e gerar mais agilidade e precisão na comunicação entre diferentes profissionais, equipes e setores do escritório. Da mesma forma, o workflow permite ao gestor identificar rapidamente onde ocorreram possíveis equívocos e quais soluções tomar.

Controlar o fluxo de trabalho da equipe

Com o workflow, o escritório de advocacia mantém de forma bem definida as respectivas atribuições de todos os colaboradores em cada caso, processo ou tarefa em mãos. O próprio serviço aos clientes é beneficiado uma vez que, com as rotinas mais organizadas, os profissionais podem concentrar-se em oferecer o melhor atendimento.

Com as comunicações interna e externa aprimoradas e o trabalho dividido de forma precisa entre as equipes, fica mais fácil definir as responsabilidades de cada um. A tomada de decisões é simplificada, o monitoramento das tarefas é completo e qualquer mudança ou alerta é facilmente comunicada para os colaboradores.

Diminui o tempo para realizar as tarefas de suporte

Sem processos automatizados e seguros, as tarefas de suporte e a busca por informações levam muito mais tempo e ficam sujeitas a erros. Esta falta de agilidade e precisão pode gerar grandes prejuízos de tempo e dinheiro quando se trata de atender clientes, gerar faturas, realizar cobranças, quitar contas e pagar os colaboradores.

Adotar um workflow elimina tal desorganização e permite que o escritório de advocacia possa manter uma rotina de trabalho eficiente e que transmite confiança aos clientes. Todas as atividades e informações ficam registradas de forma a serem consultadas de forma clara e rápida, assim como os devidos responsáveis por cada uma delas.

Como implantar o fluxo de trabalho em seu escritório de advocacia

Hoje a tecnologia permite que, o que antes era feito manualmente e ocupava pilhas de arquivos com papéis, seja realizado digitalmente. A automatização das atividades e dos processos de um escritório de advocacia pode ser alcançada com o uso de um software jurídico – uma inteligência artificial que torna a rotina mais prática e eficiente. 

O software jurídico da Vios Tecnologia ajuda a organizar, automatizar e monitorar as tarefas do escritório de forma simples e intuitiva. Ele permite a criação de workflow individual, por equipe ou por setor de acordo com suas respectivas atribuições e ainda facilita a comunicação interna, criando rotinas mas produtivas e eficientes.

O software da Vios também acaba com o uso excessivo de e-mails e de papéis, automatiza a cobrança de honorários e a criação de faturas, monitora os casos que estão correndo nos tribunais e muitos mais. O resultado é a criação de um fluxo de trabalho que economiza tempo, dá melhores resultados e gera mais lucros para o escritório.

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Como escolher o melhor software jurídico para o seu escritório de advocacia?

Ferramenta deve otimizar gestão, tempo e performance de todos os setores da firma

Monitorar as centenas de processos e atividades de um escritório de advocacia, ainda que “à distância”, é essencial para mantê-lo sob controle. Da mesma forma, espera-se que os associados tenham autonomia suficiente para aumentar a produtividade do escritório. Esta ambiguidade pode ser resolvida com o uso de inteligência artificial.

Um software jurídico concede não só mais controle sobre as atividades do escritório como facilita a projeção de resultados e aumenta a produtividade dos associados. Isso porque ele libera o escritório de rotinas manuais que só atrapalham seu crescimento integrando todos os dados em um sistema de gestão eficiente, seguro e fácil de usar.

Mas como escolher o melhor software jurídico para o seu escritório? Veja a seguir alguns pontos que devem ser considerados e saiba como escolher a opção mais estratégia para o seu negócio. 


Quais critérios levar em consideração na hora de escolher o software?


Tendência surgida há poucos anos, a utilização de softwares jurídicos hoje é uma necessidade competitiva para escritórios de advocacia. A ferramenta automatiza processos que, quando feitos manualmente, estão sujeitos a erros e levam muito tempo. O software acaba com a necessidade de arquivos cheios de papeis e simplifica o dia a dia do escritório.

Alternativas à disposição no mercado, não faltam. Para escolher o melhor software jurídico para seu escritório, porém, é preciso conhecer todas as funcionalidades que ele tem à disposição.

Confira:

● Gestão 🡪
 O melhor software jurídico precisa dispor de instrumentos que simplifiquem a gestão do calendário de processos. Isto é possível se ele oferecer uma visão prática e objetiva de tudo que é necessário para cumprir as rotinas processuais – e emitir alertas para que a sua equipe não perca nenhum prazo. Além disso, deve gerar contratos, procurações, petições, recibos e todo tipo de documento necessário.

● Tempo 🡪
O uso de bilhetinhos, arquivos cheios de papeis e até de e-mails confusos é coisa do passado. Com um sistema integrado de dados, a tomada de decisões torna-se muito mais fácil, rápida e segura. A própria troca de informações entre diferentes setores do escritório ganha em agilidade e precisão: o melhor software jurídico otimiza o tempo com operações intuitivas e um fluxo de trabalho claro.

● Performance 🡪
O melhor software jurídico é aquele que oferece um Dashboard de acompanhamento onde é possível visualizar com agilidade relatórios de performance dos diferentes setores do escritório. A mesma ferramenta possibilita com que os gestores verifiquem informações relevantes sobre os processos, como andam as tarefas a serem realizadas pela equipe e se está ocorrendo algum atraso.

● Segurança 🡪
O sistema integrado fornecido pelo software deve conferir muito mais confiança e segurança à rotina do escritório. Ele precisa permitir a visualização dos indicadores de suas operações e fornecer dados com resultados em tempo real – inclusive um resumo de todas as liminares, sentenças e acordos. E você deve poder criar “reports” customizados para ter ainda mais precisão nas operações.

● Financeiro 🡪
A eficiência do setor financeiro é muito maior com o uso do melhor software jurídico. Ele dá maior controle sobre as despesas, honorários e o fluxo de caixa, além de gerar relatórios com indicadores financeiros. Ajuda a supervisionar os contratos, as contas as receber e ainda emite boletos de cobrança. O software também identifica clientes em atraso e dá baixa na cobrança assim que ela é quitada.

● Atendimento
🡪 Clientes satisfeitos com um atendimento mais eficiente: esta deve ser a principal função de um software jurídico. Com um Dashboard que oferece acesso imediato a todos os dados de cada processo do escritório, buscar informações é muito mais ágil e seguro. Ele deve informar todos os atendimentos em andamento, o histórico de horas dedicadas a cada caso e fornecer uma visão unificada do cliente.

Compatibilidade 🡪 Para que seja o melhor software jurídico, o instrumento deve ser compatível com os principais sistemas operacionais (Windows, Mac e Linux), utilizável em aparelhos Android e iOS, acessível nos melhores navegadores (Chrome e Firefox) e ter um sistema responsivo. Ele também deve ser fácil de operar e garantir que um curto treinamento seja o suficiente para a equipe aprender a usá-lo.

● Judiciário 🡪 Se há muitos anos o Judiciário brasileiro é criticado pela lentidão e gestão deficiente, sua modernização também passa pela digitalização dos próprios escritórios de advocacia. O melhor software jurídico deve estar alinhado com o processo judiciário eletrônico e facilitar toda a prática no trâmite das partes e advogados nos tribunais.

Vantagens de escolher o Vios Jurídico


O software jurídico da Vios Tecnologia é uma referência no setor digital justamente por oferecer todas as funcionalidades descritas acima – e ainda mais. O melhor software jurídico cria um calendário processual simples de gerir e com informações que são atualizadas em tempo real. Com ele, nenhum prazo é esquecido ou perdido.

Compatível com as melhores plataformas e sistemas operacionais, o software jurídico da Vios é simples de operar, facilita a rotina dos advogados e aumenta a produtividade com suas inúmeras funcionalidades: painel de gestão do escritório, painel de indicadores financeiros, relatórios de performance, acompanhamento de tarefas, controle de horas trabalhadas, gerados de petições e contratos, e muito mais. 


Conheça ainda mais detalhes sobre o software jurídico Vios! 

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🡪 Como escolher o sistema jurídico certo ajuda a ter contratos eficientes e rentáveis 

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🡪 Contencioso de massa: “Grande diferencial do VIOS Jurídico é fluxo de trabalho claro e operações muito intuitivas”

software jurídico otimizar tempo

Como um software jurídico ajuda no gerenciamento de tempo do escritório?

Modernização do judiciário também passa pela digitalização dos próprios escritórios

Prestar um serviço jurídico de qualidade não significa ter que seguir procedimentos minuciosamente demorados. Pelo contrário: a tecnologia e o conceito de Business Intelligence (BI) facilitam o cumprimento de tarefas e tornam mais eficiente a própria gestão da empresa. Ter mais controle dos processos reflete-se, afinal, em melhores resultados.

Em plena era digital, deixar de aderir às ferramentas de gestão que tornam a rotina mais prática pode prejudicar o sucesso de qualquer escritório – especialmente os de advocacia. 

Referência no setor, o software jurídico Vios otimiza o tempo gasto em tarefas, agiliza a prestação de serviços e facilita muito o trabalho no escritório.

Como o software jurídico ajuda no gerenciamento de tempo?

O software jurídico foi desenvolvido para livrar seu escritório de sistemas operacionais arcaicos que atrapalham o crescimento da empresa. Esqueça planilhas confusas, pilhas de documentos e a desorganização que elas promovem: o software fornece dados em tempo real sobre o andamento dos processos e a gestão dos contratos e ainda monitora as agendas e tarefas que a equipe tem a cumprir.

Ao oferecer uma visão prática e objetiva das ações necessárias para acompanhar as rotinas processuais, o software jurídico facilita o controle do calendário e ajuda no gerenciamento do tempo. Ele também oferece a possibilidade de realizar pesquisas personalizadas e de configurar alertas para que não se perca nenhum prazo.

Para organizar o financeiro

Descomplique o setor financeiro do escritório e veja a eficiência da gestão aumentar com o software jurídico. Além de proporcionar maior controle em relação às despesas, honorários e fluxo de caixa, o software facilita aquele que é um dos momentos mais delicados na relação prestador de serviço/cliente: a hora da cobrança.

Ter uma boa conduta de cobrança é fundamental para qualquer negócio. Para tal, o software registra todo o histórico de processos, todos os serviços que foram prestados e todas as demandas que precisam ser quitadas pelos clientes. Ajuda a controlar os contratos e contas a receber e ainda emite boletos de cobrança e comunicados.

O software jurídico também gera relatórios com indicadores financeiros e identifica os clientes que estão em atraso. Assim que o boleto em questão é quitado, o sistema recebe a informação e dá baixa na cobrança, facilitando todo o controle financeiro.

Para gerir contratos

Gerar documentos e gerenciar contratos torna-se muito mais fácil e prático com a utilização do software jurídico. Com ele é possível criar procurações, petições, recibos, declarações, contratos e todo tipo de documento que o escritório precisa para operar – documentos que são personalizáveis segundo seus dados e necessidades.

Para monitorar processos

O software jurídico acaba com procedimentos repetitivos que tomam muito tempo dos profissionais somente no monitoramento dos processos em andamento. Ele cria um dashboard que fornece acesso imediato a todas as informações de cada processo que o escritório está envolvido em um gráfico de fácil visualização e entendimento.

O gráfico também responde a diversas questões estratégicas, como: quantos processos o escritório possui? Quais são os maiores clientes do escritório? Como está a distribuição dos processos por departamento? Quantos processos cada advogado tem como responsável? E muitas outras informações estrategicamente cruciais.

Para coordenar tarefas e a equipe

Coordenar e monitorar as tarefas que a equipe do escritório tem a cumprir torna-se muito simples com o software jurídico. Ele oferece um painel de gestão onde é possível visualizar de forma rápida os relatórios de desempenho de cada setor do escritório, incluindo o andamento das tarefas e dos processos e possíveis atrasos.

Como o Vios Jurídico ajuda a otimizar o tempo no escritório?

Alinhado com a modernização do judiciário e compatível com sistemas operacionais como Windows, Mac e Linux, o software Vios Jurídico pode ser acessado pelos navegadores Chrome e Firefox. Responsivo, o Vios também pode ser utilizado no celular, em Tablets (sistemas iOS e Android) ou em qualquer outro dispositivo.

Simples de acessar e operar, o software Vios facilita a organização do trabalho e a gestão do calendário processual com informações atualizadas em tempo real. Ao ter acesso imediato a todos os dados processuais e financeiros, aos documentos digitalizados e às respectivas receitas e despesas de cada processo, o profissional otimiza o gasto de seu tempo e a produtividade de seu trabalho.

A rotina dos advogados também é facilitada por outras vantagens que o software jurídico Vios oferece, como: controle de horas trabalhadas, gerador de petições, painel com indicadores financeiros, painel de gestão do escritório e muito mais. 

Além disso, o sistema é compatível com múltiplas plataformas, podendo ser acessado tanto no computador, quanto por meio de aplicativo em smartphones. O que permite que você gerencie tarefas e funcionalidades com mais facilidade. 

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