Ano: 2020

Tecnologia e Inteligência Artificial: o futuro do Direito

Máquinas capazes de aprender não tomam o trabalho de advogados – dão suporte a ele

Tema para filmes e livros de ficção científica até há poucos anos atrás, a Inteligência Artificial já revoluciona boa parte das atividades humanas. Dos esportes à saúde (inclusive impulsionada pelo combate ao Coronavírus), a tecnologia que automatiza o processamento de dados dá provas de que chegou para ficar. Uma influência que abraça também a área do Direito.

A grande notícia é que, para os maiores especialistas no assunto, as previsões de uma Inteligência Artificial que substituiria o trabalho humano não se provaram corretas. Pelo contrário: ela é uma ferramenta que confere mais produtividade, segurança e tempo ao profissional de advocacia – além de acelerar o próprio Sistema Judiciário.

De fato, milhares de escritórios de advocacia no Brasil e no mundo já usufruem das vantagens que tecnologia e Inteligência Artificial tem a oferecer. Ao automatizar procedimentos demorados como a pesquisa jurídica e a elaboração de relatórios, tais escritórios dão aos advogados mais disponibilidade para fazer o que melhor sabem: advogar.

Como a tecnologia e a Inteligência Artificial influenciam a prática jurídica?

Assim como esportes de alta performance usam a IA para aprimorar a performance dos atletas e a área da saúde para identificar os grupos mais vulneráveis ao Coronavírus, o campo jurídico tem na Inteligência Artificial uma grande oportunidade: obter mais controle sobre todas as atividades do escritório enquanto reduz custos e aumenta a produtividade.

A tecnologia de Inteligência Artificial consegue processar um enorme volume de dados rapidamente e, com habilidades cognitivas semelhantes à mente humana, aprende a “melhorar” as tarefas de coletar, pesquisar e analisar as informações. Em uma área com tantos dados e nuances complexas como é o campo jurídico, isso representa um enorme ganho de tempo.

Atividades repetitivas como monitorar processos, controlar intimações, gerenciar contratos e fazer a pesquisa jurídica, por exemplo, são facilitadas pela Inteligência Artificial. Veja que nada disso tira o poder de decisão do advogado: na verdade, lhe dá mais embasamento e segurança para oferecer o melhor atendimento ao cliente.

Assim, uma plataforma de tecnologia e Inteligência Artificial como o software jurídico atua como um assistente que acelera e dá mais precisão a diversas atividades cotidianas do escritório – e um suporte para solucionar casos e tomar decisões.

Como funciona a Inteligência Artificial para softwares jurídicos?


No caso de softwares jurídicos como o da Vios Tecnologia, a Inteligência Artificial atua tanto para otimizar o trabalho da equipe de profissionais do escritório quanto para auxiliar o gestor a administrá-lo – concedendo uma visão ampla e clara sobre tudo o que o ocorre na empresa.

Saiba um pouco mais sobre o que o software tem a oferecer:

Gerenciamento de tarefas e atendimento 🡪 O software jurídico integra os dados e permite que diferentes departamentos do escritório comuniquem-se e atualizem as informações sobre cada processo em tempo real, dando mais agilidade e confiança ao fluxo de trabalho. O gestor também tem acesso a indicadores de performance de cada colaborador e área da empresa, facilitando a coordenação das tarefas, e fica a par de todas as liminares, sentenças e acordos. Com alertas personalizáveis, nenhum prazo é perdido.

Além de tudo isso se refletir em um melhor atendimento aos clientes, o software ainda dispõe de um Dashboard que dá acesso imediato a todos os dados de cada processo em que o escritório atua – uma facilidade substancial na busca por informações. O mesmo sistema informa a situação contratual de cada cliente, o número de horas dedicadas a cada caso e outras informações que dão uma visão global ao gestor.

Armazenamento de dados de forma segura 🡪 Um dos grandes desafios da área jurídica é fazer a análise intelectual do conteúdo de cada documento que diz respeito a cada caso – e isso incluía, no passado, armazenar estas informações em enormes arquivos com pilhas de pastas e papeis. O software jurídico acaba com a necessidade do arquivamento físico, guardando os dados na nuvem de forma totalmente segura e ainda conferindo muito mais agilidade à busca por informações.

Não só os detalhes minuciosos de cada processo podem ser acessados rapidamente como também as informações financeiras do escritório podem ser melhor controladas – despesas, honorários, fluxo de caixa. O software controla o histórico de processos, os serviços que foram prestados e as contas que precisam ser quitadas pelos clientes, emitindo boletos de cobrança e os devidos comunicados. 

Tecnologia e IA são o futuro do direito

A transformação digital que acompanha o advento da Inteligência Artificial já está ocorrendo nos esportes, na saúde, na segurança, nos negócios e também no Direito. Softwares jurídicos com processos intuitivos como o que é oferecido pela Vios Tecnologia criam um cotidiano mais ágil e produtivo nos escritórios de advocacia – e permitem um foco maior dos profissionais em ações estratégicas e intelectuais.

Para Andrew Arruda, co-fundador da empresa canadense de Inteligência Artificial ROSS Intelligence, a IA não só cria mais espaço para os profissionais de advocacia como universaliza o acesso à Justiça. Um exemplo claro é a otimização da pesquisa jurídica que, sem a IA, toma em média 1/5 do tempo de um advogado segundo Arruda – e eleva consideravelmente seus honorários.

Sob inúmeros pontos de vista, tecnologia e Inteligência Artificial trazem benefícios para advogados, clientes e Sistema Judiciário.

Conheça todas as funcionalidades do software jurídico da Vios Tecnologia! 

gestão de escritório de advocacia

5 dicas para melhorar a gestão do escritório de advocacia em 2021


Adoção de boas práticas passa pela modernização que o software jurídico proporciona

O que é uma necessidade elementar para a maioria dos negócios revela-se imprescindível para escritórios de advocacia – uma gestão eficiente. Não se trata de questões como o talento ou a competência da equipe de advogados: com o mercado jurídico prestes a abranger 2 milhões de profissionais registrados na OAB, o escritório não pode se dar ao luxo de perder tempo e produtividade com tarefas cotidianas.

Aperfeiçoar a gestão do escritório de advocacia requer adotar práticas que simplificam e aprimoram atividades rotineiras fundamentais para seu funcionamento – controlar prazos e processos, administrar equipes, fazer a gestão financeira, etc. Uma guinada de eficiência que é proporcionada com a aplicação de um software jurídico.

Empregar o software jurídico favorece a rotina de qualquer escritório de advocacia, especialmente os que contam com equipes numerosas. A ferramenta tecnológica automatiza a organização e a supervisão de tarefas, integra a comunicação entre diferentes setores da empresa e fornece métricas para avaliar a produtividade de cada colaborador – entre outras funcionalidades.

O resultado é a redução de custos e a otimização do tempo e da produtividade em um fluxo de trabalho claro e de fácil acompanhamento pelos gestores do escritório. Com mais controle e segurança sobre o andamento das ações, estes mesmos gestores (e a própria equipe) evitam a sobrecarga e os indesejáveis trabalhos aos finais de semana. Uma boa gestão do escritório garante, afinal, tranquilidade para ficar com a família.

Conheça cinco dicas para manter a gestão do seu escritório de advocacia em dia

A melhor forma de modernizar e revigorar a gestão do escritório de advocacia é adotando boas práticas que são facilitadas ou proporcionadas pelo software jurídico. Mais do que um simples instrumento de apoio, a plataforma de tecnologia artificial faz com que o planejamento de estratégias, o cumprimento de tarefas, o relacionamento com os clientes e os próprios serviços prestados atinjam grau máximo de qualidade.

Confira abaixo 5 dicas para melhorar a gestão do escritório de advocacia:

1.Facilite a gestão financeira do seu escritório


Um software jurídico com tecnologia de ponta como o da Vios Tecnologia aumenta a eficiência do setor financeiro com funcionalidades que facilitam o controle dos honorários, das despesas e do fluxo de caixa. 

O painel com indicadores financeiros apresenta de forma simples todas as informações necessárias para administrar o fluxo de caixa. O software ainda gera relatórios financeiros, emite boletos de cobrança e monitora todos os contratos e contas a receber.

2.Invista na gestão de pessoas  


As diversas funcionalidades do software jurídico facilitam gerir e acompanhar o desempenho de cada profissional que atua no escritório. Ao facilitar rotinas como o preenchimento de relatórios e eliminar a necessidade de arquivos físicos, papelada, agendas e planilhas complexas, a plataforma descomplica o cotidiano dos colaboradores e aumenta a produtividade e a motivação de todos. 

A tecnologia artificial também exibe um painel de gestão onde os gestores acompanham todas as tarefas a serem cumpridas e visualizam o desempenho de cada colaborador – os próprios também devem ser treinados no uso do software, uma capacitação indispensável no mercado atual. 

3.Utilize a tecnologia para gerenciar sua equipe durante o período de home office 


A pandemia do Coronavírus converteu o home office na rotina de trabalho  predominante no mundo todo – com a advocacia não foi diferente. 

O trabalho remoto que poderia prejudicar a eficiência do escritório de advocacia, porém, pode ser mantido em alto padrão: o software jurídico integra todas os setores da empresa e facilita a troca de informações com comunicação em tempo real pela plataforma. O fluxo de trabalho, as rotinas e as incumbências de cada colaborador também são descritos previamente no software, eliminando a necessidade de ligações, mensagens e e-mails com instruções.

4. Adote um modelo de gestão horizontal 

O trabalho no concorrido mercado jurídico, especialmente se desempenhado por profissionais qualificados, demanda por novas soluções. Mesmo que ainda seja o mais comum, o modelo de gestão vertical que centraliza todas as decisões nos gestores sobrecarrega o comando do escritório – e tira a autonomia dos colaboradores que, sem um papel a cumprir nas decisões estratégicas, ficam frustrados e pioram o desempenho. 

O software jurídico auxilia a implantar um modelo horizontal de gestão do escritório de advocacia: a comunicação integrada e o compartilhamento das decisões por meio da plataforma promove um maior envolvimento dos colaboradores e favorece a execução das atividades.

5.Gestão de tempo traz mais produtividade  

A tecnologia artificial monitora pela internet o andamento de todos os processos em que o escritório está envolvido e emite alertas personalizados para que não se perca nenhum prazo judicial ou definido por um cliente – trazendo tranquilidade para a equipe e facilitando o planejamento das próximas ações.

O calendário de processos do software jurídico da Vios Tecnologia oferece um panorama prático e objetivo de tudo o que é necessário para seguir as rotinas processuais. Além disso, o painel de gestão do escritório de advocacia exibe para os gestores todos os processos em curso e as tarefas em andamento, a fazer ou em atraso.

Conte com um software jurídico para agilizar processos em seu escritório de advocacia
O software jurídico da Vios Tecnologia otimiza o cumprimento de tarefas e liberta o escritório de advocacia de rotinas ultrapassadas que travam seu crescimento. Com a opção de personalizar o sistema de acordo com suas necessidades e total suporte da Vios para operar a plataforma, o dia a dia do escritório fica muito mais produtivo e eficiente.

Acesse já e conheça todas as funcionalidades que o software jurídico da Vios Tecnologia tem a oferecer!

Automação jurídica: benefícios e boas práticas

Escritórios de advocacia ganham produtividade, tempo e resultados ao adotar uso de um software jurídico

A alta competitividade do mercado jurídico demanda soluções que posicionem seu negócio um passo à frente da concorrência. Com mais de 1,1 milhão de advogados registrados na OAB e a expectativa de que esse número ultrapasse os 2 milhões até 2023, novos escritórios de advocacia são criados continuamente no país. Boa parte já “nasce” usufruindo dos benefícios da automação jurídica.

Escritórios que atuam em centenas de processos têm na automação jurídica a oportunidade de otimizar tarefas cotidianas que são essenciais para a gestão do negócio, mas que reduzem tempo e produtividade da equipe. 

A inteligência artificial é uma aliada que facilita e dá mais precisão a processos que exigem muita atenção – como criar relatórios e arquivar documentos ou controlar as despesas e o fluxo de caixa.

A consequência da automação jurídica é que os advogados podem aproveitar suas qualificações para focar em atividades que são estratégicas para o negócio. Tal possibilidade é proporcionada por um sistema que não só auxilia na gestão financeira e administrativa, como também implanta uma cultura organizacional na empresa: o software jurídico.

Benefícios que a automação jurídica traz para o seu escritório de advocacia

Para escritórios de advocacia em ascensão que buscam meios para aumentar a produtividade de seus associados, aderir à automação jurídica irá gerar reflexos positivos em todos os setores do negócio – e resulta em diversas vantagens competitivas. Confira alguns dos benefícios que o software jurídico apresenta:

• Aumento de produtividade 🡪 O software jurídico dispõe de funcionalidades que, de maneira simples e com atualizações em tempo real, facilitam a rotina do escritório e aumentam a produtividade dos advogados e de toda a equipe. Todas as informações sobre cada processo, por exemplo, além de armazenadas com segurança, podem ser rapidamente acessadas pela plataforma. O sistema também auxilia no cumprimento de prazos, obtendo melhores resultados e mantendo os clientes satisfeitos.

• Auxilia no gerenciamento da equipe 🡪 O software jurídico permite que você fique a par de todas as pendências e controle os acontecimentos dentro do escritório. A plataforma oferece indicadores de produtividade e eficiência para que o gestor avalie o desempenho de cada associado e gerencie melhor a equipe. Com o sistema integrado, diferentes setores do escritório também trocam informações de forma ágil e precisa para criar um fluxo de trabalho claro, mais organizado, produtivo e que pode ser rastreado.

• Mais facilidade no controle de prazos 🡪 Esqueça agendas, planilhas do Excel e as pilhas de papéis: o software jurídico controla as datas relacionadas a cada processo e emite alertas personalizados para que não se perca nenhum prazo – judiciais ou os definidos pelo próprio cliente. Ter uma visão global sobre todos os prazos também permite planejar melhor as próximas etapas a cumprir nos processos.

• Proporciona a integração entre diferentes áreas das empresa 🡪 Entre as grandes vantagens da automação jurídica está a integração das informações de diferentes departamentos do escritório. Jurídico, RH, Financeiro, Marketing, Contabilidade e demais áreas podem trocar e atualizar informações em tempo real pelo sistema do software – uma conexão que oferece mais clareza e agilidade, reduz a possibilidade de erros e aprimora o funcionamento do negócio como um todo.

• Redução dos custos 🡪 A redução de custos é uma consequência direta da otimização do tempo e da produtividade dos associados e também por acabar com a necessidade de armazenar grandes arquivos, imprimir milhares de papéis, etc. A gestão financeira do escritório é beneficiada com o total controle sobre contratos, despesas, honorários, contas a receber e fluxo de caixa – além dos indicadores financeiros constantes que o software fornece para auxiliar na tomada de decisões.

Boas práticas que devem ser adotadas na automação jurídica

O primeiro passo para efetuar com sucesso a automação jurídica de um escritório de advocacia é escolher o software jurídico que oferece as melhores funcionalidades para seu negócio. Ele deve dispor de recursos que são efetivamente capazes de, ao simplificar e agilizar processos cotidianos, otimizar tempo e ganhar produtividade . 

De posse do sistema, é recomendável seguir algumas boas práticas para que gestor e equipe possam usufruir integralmente de todos os benefícios que o software jurídico pode oferecer:

• Use e abuse dos recursos oferecidos no software jurídico 🡪Acessível pelos navegadores mais utilizados, simples de operar e compatível com os sistemas Windows, Mac e Linux, o software jurídico da Vios Tecnologia oferece recursos que facilitam muito a rotina do gestor e de seus advogados: painel de gestão do escritório, indicadores financeiros, relatórios de performance, acompanhamento de tarefas, criação de contratos, emissão de boletos de cobrança e muito mais.

Gerencie o trabalho da equipe através da automação 🡪 Envolva sua equipe no planejamento das próximas ações, treine os colaboradores no uso do software jurídico e, com os devidos processos automatizados, observe a produtividade aumentar consideravelmente. A plataforma da Vios Tecnologia dá ao gestor controle sobre as atividades do negócio sem precisar centralizar todas as decisões – ele tem acesso às pendências, às trocas de informações dos diferentes setores, recebe alertas de prazos e pode avaliar o desempenho de cada colaborador com indicadores de eficiência.

Baixe nosso Checklist para escritório de advocacia e confira boas práticas de gestão

Automação jurídica ajuda a otimizar trabalho estratégico


Os recursos do software jurídico automatizam grande parte da rotina do escritório, organizando as tarefas e criando um fluxo de trabalho transparente. Com os processos sendo cumpridos de forma mais ágil e assertiva, o trabalho de toda a equipe é facilitado – e permite que gestor e advogados possam focar na parte estratégica do negócio, deixando tarefas repetitivas a cargo da inteligência artificial.

Conheça todas os recursos e saiba como o software jurídico da Vios Tecnologia otimiza suas tarefas do início ao fim!  

Confira nosso checklist com boas práticas para gestão e organização do seu negócio

Manter a organização do seu escritório de advocacia é essencial para obter bons resultados. No entanto, a correria do dia a dia pode fazer com que os procedimentos financeiros e organizacionais tenham menos atenção do que deveriam. 

Porém, isso não é desculpa para que seu negócio fique desorganizado e não conte com a administração adequada. A probabilidade de manter a saúde financeira aumenta (e muito!) quando você implanta uma cultura organizacional na empresa. 

Através de processos bem definidos e executados corretamente é possível otimizar tempo e aumentar a produtividade da equipe. 

Mas, como arrumar tempo para gerir e administrar meu escritório de advocacia com a agenda cheia de compromissos? Afinal, preencher formulários, manter o controle de documentos, organizar despesas e controlar o fluxo de caixa demanda tempo. 

Por conta disso, muitos escritórios de advocacia contam com um software jurídico. Ter uma plataforma que ofereça recursos capazes de otimizar tempo e ajudar no gerenciamento financeiro e administrativo tem sido uma realidade cada vez mais frequente nos escritórios.

Para que você, em conjunto com os demais integrantes da sua equipe, possa usufruir de todas as funcionalidades disponíveis em um software jurídico, desenvolvemos o Checklist para escritório de advocacia, que reúne boas práticas para gestão e organização do seu escritório usando um software jurídico. 

Neste material, você vai conferir dicas para aproveitar ao máximo os artifícios do software jurídico, além de conferir como esses recursos podem ser aplicados na organização e gestão do seu escritório de advocacia. 

Gostou e quer conferir mais detalhes? Baixe nosso Checklist para escritório de advocaciae conheça nossas dicas para manter seu negócio organizado.

Por que ter relatórios personalizados de advocacia auxilia no sucesso do seu negócio?

Funcionalidade do software Vios Jurídico oferece uma visão ampliada de todas as atividades do escritório 

Gerir um escritório de advocacia sem ter acesso a relatórios regulares é uma tarefa ingrata, especialmente grandes escritórios. O volume de dados é gigantesco: além de informações sobre cada caso, cliente e processo, é preciso lidar com demandas internas como custos, faturamento e fluxo de caixa. Assim, relatórios proporcionam uma visão estratégica que facilita a gestão e o planejamento do escritório.

Somente regularidade, porém, não garante a qualidade e a eficiência dos relatórios –  tampouco cria-los em ultrapassadas planilhas simples. As informações só atingem seu grau máximo de exatidão e concisão com o relatório personalizado de advocacia: uma garantia de que o escritório terá embasamento e transparência na hora de prestar contas.

Como os relatórios personalizados de advocacia ajudam no sucesso do negócio

A quantidade de dados gerados por um escritório de advocacia é enorme e precisa ser atualizada frequentemente, sem espaço para erros ou atrasos. Se a tarefa de coletar e redigir informações ficar a cargo dos advogados e colaboradores, estes perderão um tempo precioso – e que seria melhor gasto trabalhando em teses jurídicas e questões técnicas.

Este é um dos maiores benefícios proporcionados pelos relatório personalizados: utilizando a lógica de processos, a inteligência artificial reduz o tempo que é gasto para elaborar e atualizar relatórios. De maneira prática, à medida que alguns dados são inseridos os relatórios são preenchidos com informações relevantes para o usuário.

O relatório personalizado de advocacia integra e centraliza as informações de forma organizada, relacionando cada ação ao departamento que lhe pertence. O mesmo sistema identifica dados estratégicos substanciais, como: percentuais de êxito (até por advogado), centros de custos, regiões com maior demanda, valor médio de condenação por magistrado ou foro – entre outros.

Utilizar o relatório personalizado de advocacia propicia, portanto, uma visão muito mais ampla do funcionamento de um escritório. Com opções pré-definidas, é possível customizar o relatório para que ele apresente os elementos que o gestor considera cruciais.

Saiba mais sobre a importância de se gerar relatórios para três áreas específicas do negócio:

1.Analisar questões financeiras
Todos os indicadores financeiros essenciais para o funcionamento do escritório são apresentados no relatório personalizado de advocacia: receitas, honorários, despesas administrativas e processuais, contas a pagar, etc. Ele também exibe o fluxo de caixa e identifica tanto clientes inadimplentes quanto os clientes que representam mais lucros para a empresa.

2.Acessar o andamento de processos
O software jurídico que possibilita criar um relatório personalizado oferece a possibilidade de controlar os processos digitalmente. Além de dar mais transparência à comunicação com os clientes quanto ao andamento dos casos, os relatórios apresentam todos os processos em que o escritório está atuando – bem como o advogado responsável, a instância atual e o tempo gasto em cada um.

3.Verificar o status de atendimentos dos clientes
O relatório personalizado de advocacia dá acesso rápido a todas as informações sobre cada cliente do escritório: serviços que foram prestados, status dos processos, situação financeira do cliente, entre outras. O mesmo software permite ainda a criação de alertas customizados para que não se perca nenhum prazo. Com mais precisão e agilidade, o próprio atendimento ganha em qualidade e credibilidade.

Vios jurídico conta com funcionalidades que auxiliam na gestão e planejamento do seu escritório

A produção de relatórios é um dos processos que, ainda que fundamentais para qualquer escritório de advocacia, devem ser automatizados em prol da otimização do tempo e do fluxo de tarefas. O software Vios Jurídico oferece um diferencial competitivo ao permitir que advogados se concentrem nas tarefas técnicas e não percam tempo com atividades repetitivas.

Mais do que automatizar a rotina, o software Vios jurídico liberta o escritório de sistemas antiquados – planilhas confusas, pilhas de papéis, arquivos lotados. A inteligência artificial integra e organiza as informações para permitir uma visualização ágil de relatórios, indicadores financeiros, o andamento dos processos, as tarefas da equipe, a situação de cada contrato e muito mais.

As funcionalidade do software Vios jurídico também são personalizáveis para que o sistema funcione de acordo com o fluxo de trabalho e as necessidades particulares de cada escritório. Uma solução que poupa tempo, aumenta a produtividade e possibilita, com mais eficiência e lucro, que você expanda seu negócio.

Otimização e precisão das tarefas: conheça tudo que o software Vios jurídico tem a oferecer!

Vantagens de usar um workflow para escritório de advocacia

Criar um fluxo de trabalho automatizado poupa tempo e melhora os resultados da firma

Prestar um serviço de qualidade para todos os cliente enquanto mantém a produtividade em alta é um desafio que escritórios de advocacia precisam enfrentar. Para atingir esta meta, organização é fundamental. A competitividade do mercado e a exigência por resultados não permitem que se perca tempo com repetição de tarefas ou processos emperrados.

Buscando otimizar o tempo, o mercado jurídico adotou uma solução que não só automatiza tarefas rotineiras como dá mais controle (e portanto qualidade) aos serviços prestados: o workflow, ou fluxo de trabalho. Nada mais que um processo organizacional, o workflow minimiza erros e confere mais agilidade e eficiência ao escritório.

Com os avanços tecnológicos da Era Digital em que vivemos, a aplicação de um workflow em escritórios de advocacia tornou-se ainda mais simples – e essencial.

Diferentes modelos de workflow para serem aplicados de acordo com a rotina do escritório

De maneira geral, um workflow reúne todas as informações e tarefas relacionadas a cada um dos trabalhos a serem cumpridos para que os diferentes colaboradores de um mesmo escritório possam atuar e interagir de forma prática, organizada e eficiente. Assim, todos podem se concentrar nas atividades mais importantes sem perder tempo.

Como diferentes rotinas pedem por diferentes fluxos de trabalho, existem diferentes modelos de workflow que podem ser adotados segundo as atividades administrativas de cada escritório. Mesmo dentro de uma só empresa, cada setor pode adotar o workflow mais adequado para si – e integrar estes fluxos com o uso da tecnologia.

Confira:

● Workflox ad hoc 🡪
Indicado para o uso de profissionais em grupos mais reduzidos, este workflow oferece uma estrutura simples que permite realizar alterações pontuais em cada caso. Assim, ele adapta-se bem aos imprevistos e particularidades de cada atividade processual. 

● Workflow administrativo 🡪 De caráter mais rígido, este workflow é apropriado para escritórios com atividades previsíveis, repetitivas e de poucas decisões por parte dos colaboradores. Como cada atividade tem suas próprias regras, ele ajuda a coordená-las como um todo. 

● Workflow de produção 🡪 Este é um workflow que costuma ser utilizado quando há a necessidade de gerenciar informações complexas em processos mais críticos. É o workflow mais usado pelos departamentos jurídicos.

Vantagens de usar o workflow em seu escritório de advocacia

Adotar um workflow significa padronizar os procedimentos dentro de um escritório para que haja mais exatidão e produtividade nas tarefas que são realizadas. Ao seguir o procedimento definido, as informações fluem de um profissional para outro com mais agilidade e correção – e a própria gestão da equipe e do escritório são facilitadas.

Saiba mais sobre as principais vantagens de se usar o workflow:

Facilita a gestão do escritório de advocacia

O Direito é uma área em que tudo requer método e procedimentos ordenados. Mesmo uma simples petição pede um conhecimento prévio da situação e do que está nos autos. Assim, gerir todas as informações sobre cada caso de cada cliente pede uma organização tal que, muitas vezes, os próprios advogados não possuem tempo hábil para cumprir.

O workflow tem grande contribuição na gestão do escritório por padronizar todos os procedimentos e gerar mais agilidade e precisão na comunicação entre diferentes profissionais, equipes e setores do escritório. Da mesma forma, o workflow permite ao gestor identificar rapidamente onde ocorreram possíveis equívocos e quais soluções tomar.

Controlar o fluxo de trabalho da equipe

Com o workflow, o escritório de advocacia mantém de forma bem definida as respectivas atribuições de todos os colaboradores em cada caso, processo ou tarefa em mãos. O próprio serviço aos clientes é beneficiado uma vez que, com as rotinas mais organizadas, os profissionais podem concentrar-se em oferecer o melhor atendimento.

Com as comunicações interna e externa aprimoradas e o trabalho dividido de forma precisa entre as equipes, fica mais fácil definir as responsabilidades de cada um. A tomada de decisões é simplificada, o monitoramento das tarefas é completo e qualquer mudança ou alerta é facilmente comunicada para os colaboradores.

Diminui o tempo para realizar as tarefas de suporte

Sem processos automatizados e seguros, as tarefas de suporte e a busca por informações levam muito mais tempo e ficam sujeitas a erros. Esta falta de agilidade e precisão pode gerar grandes prejuízos de tempo e dinheiro quando se trata de atender clientes, gerar faturas, realizar cobranças, quitar contas e pagar os colaboradores.

Adotar um workflow elimina tal desorganização e permite que o escritório de advocacia possa manter uma rotina de trabalho eficiente e que transmite confiança aos clientes. Todas as atividades e informações ficam registradas de forma a serem consultadas de forma clara e rápida, assim como os devidos responsáveis por cada uma delas.

Como implantar o fluxo de trabalho em seu escritório de advocacia

Hoje a tecnologia permite que, o que antes era feito manualmente e ocupava pilhas de arquivos com papéis, seja realizado digitalmente. A automatização das atividades e dos processos de um escritório de advocacia pode ser alcançada com o uso de um software jurídico – uma inteligência artificial que torna a rotina mais prática e eficiente. 

O software jurídico da Vios Tecnologia ajuda a organizar, automatizar e monitorar as tarefas do escritório de forma simples e intuitiva. Ele permite a criação de workflow individual, por equipe ou por setor de acordo com suas respectivas atribuições e ainda facilita a comunicação interna, criando rotinas mas produtivas e eficientes.

O software da Vios também acaba com o uso excessivo de e-mails e de papéis, automatiza a cobrança de honorários e a criação de faturas, monitora os casos que estão correndo nos tribunais e muitos mais. O resultado é a criação de um fluxo de trabalho que economiza tempo, dá melhores resultados e gera mais lucros para o escritório.

Quer saber mais sobre como o Vios ajuda no fluxo de trabalho do seu escritório de advocacia? Entre em contato!

Como escolher o melhor software jurídico para o seu escritório de advocacia?

Ferramenta deve otimizar gestão, tempo e performance de todos os setores da firma

Monitorar as centenas de processos e atividades de um escritório de advocacia, ainda que “à distância”, é essencial para mantê-lo sob controle. Da mesma forma, espera-se que os associados tenham autonomia suficiente para aumentar a produtividade do escritório. Esta ambiguidade pode ser resolvida com o uso de inteligência artificial.

Um software jurídico concede não só mais controle sobre as atividades do escritório como facilita a projeção de resultados e aumenta a produtividade dos associados. Isso porque ele libera o escritório de rotinas manuais que só atrapalham seu crescimento integrando todos os dados em um sistema de gestão eficiente, seguro e fácil de usar.

Mas como escolher o melhor software jurídico para o seu escritório? Veja a seguir alguns pontos que devem ser considerados e saiba como escolher a opção mais estratégia para o seu negócio. 


Quais critérios levar em consideração na hora de escolher o software?


Tendência surgida há poucos anos, a utilização de softwares jurídicos hoje é uma necessidade competitiva para escritórios de advocacia. A ferramenta automatiza processos que, quando feitos manualmente, estão sujeitos a erros e levam muito tempo. O software acaba com a necessidade de arquivos cheios de papeis e simplifica o dia a dia do escritório.

Alternativas à disposição no mercado, não faltam. Para escolher o melhor software jurídico para seu escritório, porém, é preciso conhecer todas as funcionalidades que ele tem à disposição.

Confira:

● Gestão 🡪
 O melhor software jurídico precisa dispor de instrumentos que simplifiquem a gestão do calendário de processos. Isto é possível se ele oferecer uma visão prática e objetiva de tudo que é necessário para cumprir as rotinas processuais – e emitir alertas para que a sua equipe não perca nenhum prazo. Além disso, deve gerar contratos, procurações, petições, recibos e todo tipo de documento necessário.

● Tempo 🡪
O uso de bilhetinhos, arquivos cheios de papeis e até de e-mails confusos é coisa do passado. Com um sistema integrado de dados, a tomada de decisões torna-se muito mais fácil, rápida e segura. A própria troca de informações entre diferentes setores do escritório ganha em agilidade e precisão: o melhor software jurídico otimiza o tempo com operações intuitivas e um fluxo de trabalho claro.

● Performance 🡪
O melhor software jurídico é aquele que oferece um Dashboard de acompanhamento onde é possível visualizar com agilidade relatórios de performance dos diferentes setores do escritório. A mesma ferramenta possibilita com que os gestores verifiquem informações relevantes sobre os processos, como andam as tarefas a serem realizadas pela equipe e se está ocorrendo algum atraso.

● Segurança 🡪
O sistema integrado fornecido pelo software deve conferir muito mais confiança e segurança à rotina do escritório. Ele precisa permitir a visualização dos indicadores de suas operações e fornecer dados com resultados em tempo real – inclusive um resumo de todas as liminares, sentenças e acordos. E você deve poder criar “reports” customizados para ter ainda mais precisão nas operações.

● Financeiro 🡪
A eficiência do setor financeiro é muito maior com o uso do melhor software jurídico. Ele dá maior controle sobre as despesas, honorários e o fluxo de caixa, além de gerar relatórios com indicadores financeiros. Ajuda a supervisionar os contratos, as contas as receber e ainda emite boletos de cobrança. O software também identifica clientes em atraso e dá baixa na cobrança assim que ela é quitada.

● Atendimento
🡪 Clientes satisfeitos com um atendimento mais eficiente: esta deve ser a principal função de um software jurídico. Com um Dashboard que oferece acesso imediato a todos os dados de cada processo do escritório, buscar informações é muito mais ágil e seguro. Ele deve informar todos os atendimentos em andamento, o histórico de horas dedicadas a cada caso e fornecer uma visão unificada do cliente.

Compatibilidade 🡪 Para que seja o melhor software jurídico, o instrumento deve ser compatível com os principais sistemas operacionais (Windows, Mac e Linux), utilizável em aparelhos Android e iOS, acessível nos melhores navegadores (Chrome e Firefox) e ter um sistema responsivo. Ele também deve ser fácil de operar e garantir que um curto treinamento seja o suficiente para a equipe aprender a usá-lo.

● Judiciário 🡪 Se há muitos anos o Judiciário brasileiro é criticado pela lentidão e gestão deficiente, sua modernização também passa pela digitalização dos próprios escritórios de advocacia. O melhor software jurídico deve estar alinhado com o processo judiciário eletrônico e facilitar toda a prática no trâmite das partes e advogados nos tribunais.

Vantagens de escolher o Vios Jurídico


O software jurídico da Vios Tecnologia é uma referência no setor digital justamente por oferecer todas as funcionalidades descritas acima – e ainda mais. O melhor software jurídico cria um calendário processual simples de gerir e com informações que são atualizadas em tempo real. Com ele, nenhum prazo é esquecido ou perdido.

Compatível com as melhores plataformas e sistemas operacionais, o software jurídico da Vios é simples de operar, facilita a rotina dos advogados e aumenta a produtividade com suas inúmeras funcionalidades: painel de gestão do escritório, painel de indicadores financeiros, relatórios de performance, acompanhamento de tarefas, controle de horas trabalhadas, gerados de petições e contratos, e muito mais. 


Conheça ainda mais detalhes sobre o software jurídico Vios! 

Leia também: 

🡪 Como escolher o sistema jurídico certo ajuda a ter contratos eficientes e rentáveis 

🡪 4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos 

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software jurídico otimizar tempo

Como um software jurídico ajuda no gerenciamento de tempo do escritório?

Modernização do judiciário também passa pela digitalização dos próprios escritórios

Prestar um serviço jurídico de qualidade não significa ter que seguir procedimentos minuciosamente demorados. Pelo contrário: a tecnologia e o conceito de Business Intelligence (BI) facilitam o cumprimento de tarefas e tornam mais eficiente a própria gestão da empresa. Ter mais controle dos processos reflete-se, afinal, em melhores resultados.

Em plena era digital, deixar de aderir às ferramentas de gestão que tornam a rotina mais prática pode prejudicar o sucesso de qualquer escritório – especialmente os de advocacia. 

Referência no setor, o software jurídico Vios otimiza o tempo gasto em tarefas, agiliza a prestação de serviços e facilita muito o trabalho no escritório.

Como o software jurídico ajuda no gerenciamento de tempo?

O software jurídico foi desenvolvido para livrar seu escritório de sistemas operacionais arcaicos que atrapalham o crescimento da empresa. Esqueça planilhas confusas, pilhas de documentos e a desorganização que elas promovem: o software fornece dados em tempo real sobre o andamento dos processos e a gestão dos contratos e ainda monitora as agendas e tarefas que a equipe tem a cumprir.

Ao oferecer uma visão prática e objetiva das ações necessárias para acompanhar as rotinas processuais, o software jurídico facilita o controle do calendário e ajuda no gerenciamento do tempo. Ele também oferece a possibilidade de realizar pesquisas personalizadas e de configurar alertas para que não se perca nenhum prazo.

Para organizar o financeiro

Descomplique o setor financeiro do escritório e veja a eficiência da gestão aumentar com o software jurídico. Além de proporcionar maior controle em relação às despesas, honorários e fluxo de caixa, o software facilita aquele que é um dos momentos mais delicados na relação prestador de serviço/cliente: a hora da cobrança.

Ter uma boa conduta de cobrança é fundamental para qualquer negócio. Para tal, o software registra todo o histórico de processos, todos os serviços que foram prestados e todas as demandas que precisam ser quitadas pelos clientes. Ajuda a controlar os contratos e contas a receber e ainda emite boletos de cobrança e comunicados.

O software jurídico também gera relatórios com indicadores financeiros e identifica os clientes que estão em atraso. Assim que o boleto em questão é quitado, o sistema recebe a informação e dá baixa na cobrança, facilitando todo o controle financeiro.

Para gerir contratos

Gerar documentos e gerenciar contratos torna-se muito mais fácil e prático com a utilização do software jurídico. Com ele é possível criar procurações, petições, recibos, declarações, contratos e todo tipo de documento que o escritório precisa para operar – documentos que são personalizáveis segundo seus dados e necessidades.

Para monitorar processos

O software jurídico acaba com procedimentos repetitivos que tomam muito tempo dos profissionais somente no monitoramento dos processos em andamento. Ele cria um dashboard que fornece acesso imediato a todas as informações de cada processo que o escritório está envolvido em um gráfico de fácil visualização e entendimento.

O gráfico também responde a diversas questões estratégicas, como: quantos processos o escritório possui? Quais são os maiores clientes do escritório? Como está a distribuição dos processos por departamento? Quantos processos cada advogado tem como responsável? E muitas outras informações estrategicamente cruciais.

Para coordenar tarefas e a equipe

Coordenar e monitorar as tarefas que a equipe do escritório tem a cumprir torna-se muito simples com o software jurídico. Ele oferece um painel de gestão onde é possível visualizar de forma rápida os relatórios de desempenho de cada setor do escritório, incluindo o andamento das tarefas e dos processos e possíveis atrasos.

Como o Vios Jurídico ajuda a otimizar o tempo no escritório?

Alinhado com a modernização do judiciário e compatível com sistemas operacionais como Windows, Mac e Linux, o software Vios Jurídico pode ser acessado pelos navegadores Chrome e Firefox. Responsivo, o Vios também pode ser utilizado no celular, em Tablets (sistemas iOS e Android) ou em qualquer outro dispositivo.

Simples de acessar e operar, o software Vios facilita a organização do trabalho e a gestão do calendário processual com informações atualizadas em tempo real. Ao ter acesso imediato a todos os dados processuais e financeiros, aos documentos digitalizados e às respectivas receitas e despesas de cada processo, o profissional otimiza o gasto de seu tempo e a produtividade de seu trabalho.

A rotina dos advogados também é facilitada por outras vantagens que o software jurídico Vios oferece, como: controle de horas trabalhadas, gerador de petições, painel com indicadores financeiros, painel de gestão do escritório e muito mais. 

Além disso, o sistema é compatível com múltiplas plataformas, podendo ser acessado tanto no computador, quanto por meio de aplicativo em smartphones. O que permite que você gerencie tarefas e funcionalidades com mais facilidade. 

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