Mês: maio 2016

Boas práticas para acertar na classificação de risco de ações e provisionamento

classificação de risco de ações e provisionamento

 

Adotar boas práticas para evitar que falhas ocorram na classificação de risco de ações e provisionamento traz benefícios e impede perdas financeiras tanto para o escritório de advocacia quanto para os clientes. Do ponto de vista do escritório, boa parte do reconhecimento de mercado que possui vem da quantidade de êxitos que conquista em suas ações, bem como a parte mais interessante da remuneração com os ganhos mais expressivos. Diante disso, a classificação da probabilidade dá ao escritório um horizonte do que pode acontecer em termos de “portfólio” e também de receitas a médio e longo prazo.

Pelo lado dos clientes, é preciso ter probabilidades de risco e estimativas de valores que vão ajudar no provisionamento, na auditoria e na tomada de decisão sobre as opções de manter a ação ou buscar um acordo. Assim, é importante que um sistema tenha campos para a classificação de uma ação tanto pela probabilidade de êxito ou não, quanto pelo possível passivo ou crédito decorrente disso. Os critérios para a classificação de riscos devem ser discutidos entre as partes e posteriormente seguidos no preenchimento dos campos do sistema para que os relatórios possam ser confiáveis e úteis.

O provisionamento estima o quanto será desembolsado quando da execução da sentença, enquanto a classificação de risco indica a probabilidade de que isso aconteça. O advogado tem papel essencial neste processo. Primeiro, por causa de sua experiência e seu conhecimento da lei que poderão ajudar a definir um parâmetro inicial dos valores a serem estimados. E segundo porque as informações que ele insere no sistema integrado utilizado pelo escritório servirão de base para formalizar o provisionamento a partir do histórico de ações e jurisprudências.

A definição dos valores de provisionamento precisa ser equilibrada. Dependerá muito da experiência do advogado somada ao controle das informações feito pelo escritório com o auxílio de um software jurídico. A partir disso, não haverá um valor muito acima nem um muito abaixo do necessário. O grande segredo aqui é estar o mais próximo da realidade, para que a provisão não seja nem muito acima (o que congela recursos e prejudica resultados) e nem muito abaixa (o que deixa financeiro e contabilidade da empresa à descoberto).

A melhor forma de evitar que este problema ocorra é investir no controle correto das informações. Isso não só para o uso interno da equipe do escritório, mas porque o trabalho geralmente é compartilhado em forma de relatórios com auditores e contadores, no caso de clientes como empresas de médio porte ou grandes conglomerados. Aliás, outra vantagem de ter as informações todas organizadas também é relacionada ao tipo de empresa – capital aberto ou fechado, por exemplo – e isso também pode influenciar na definição dos valores do provisionamento.

Dúvidas sobre classificação de risco de ações e provisionamento? Fale conosco e saiba como o Vios Jurídico pode ajudar a tornar a tarefa mais eficiente.

4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos

Impossível imaginar um escritório jurídico que ainda hoje não trabalha com um sistema integrado de gestão. Em todos os setores do escritório, o uso de softwares específicos para advocacia tem feito a diferença e gerado agilidade que é convertida em competitividade para conquistar e manter clientes. Entre os muitos benefícios que o uso de sistemas integrados para a gestão de escritórios jurídicos, como o VIOS Jurídico, elegemos 4 que podem ser considerados como os principais.

Vios Jurídico para gestão de escritórios jurídicos

Informação compartilhada entre setores

Em comum, os benefícios selecionados reforçam a importância de investir no compartilhamento de informações entre os colaboradores do escritório para ter visão única das mesmas e para evitar retrabalho.  A informação que é cadastrada por um colaborador no software serve para ser usada por outro ou em mais de uma etapa do processo. Desta forma, as informações sobre o cliente que constam no cadastro realizado pela secretária no sistema têm múltiplas utilidades. Servem para o advogado no momento de cadastrar o processo ou para o departamento financeiro no momento de registrar o contrato.

Gestão confiável de informações

Ao adotar um sistema integrado, o escritório jurídico passa a ter uma rotina mais confiável para o gerenciamento de todas as informações que circulam no dia a dia. Os prazos merecem atenção. Pense nos prejuízos que a falta de um controle das datas de audiências pode arretar. Se o gestor faz o controle de prazos no seu calendário e não em um sistema integrado. Ele pode repassar um prazo para os colaboradores em um papel ou por e-mail. Desta maneira, é grande o risco de uma informação relevante ter diferentes versões, sem que saiba qual a mais recente, ou até se perder – algo que um sistema integrado ajuda a garantir que não aconteça.

Visão unificada do cliente

Outro benefício que um sistema integrado proporciona ajuda a resolver uma das grandes dores de cabeça de um escritório jurídico: ter uma visão unificada do cliente. E isso é bom para facilitar o andamento dos trabalhos, mas também para ajudar no atendimento mais eficiente dos clientes. Com as informações que constam no sistema integrado é possível saber, por exemplo, quais são os atendimentos e processos em andamento, qual o histórico de horas dedicadas para cada cliente e quais as informações financeiras organizadas por cliente.

Veja o que acontece em bancas com mais de um núcleo e que não possuem sistema de gestão integrado. Quando um cliente pede informações sobre o andamento de um processo, o que faz o escritório? Um estagiário tem que ir em todos os núcleos e consolidar as informações manualmente, correndo o risco de provocar erros e de prejudicar o relacionamento com o cliente.

Troca de informações entre setores

O uso de um sistema integrado favorece a troca de informações entre os setores do escritório. Por exemplo, o lançamento de uma despesa reembolsável em um processo gera informação para o financeiro, que toma as providências referentes à cobrança dos valores. Acessando o sistema, o advogado pode verificar as informações do histórico financeiro dos clientes, incluindo dados sobre inadimplência. E isso ajuda na notificação e cobrança de clientes em atendimentos realizados pelo profissional.

Quer conhecer mais benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos? Baixe o material especial sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico.

Como um software integrado ajuda a gestão do contencioso de massa

O trabalho com contencioso de massa vem se constituindo como uma oportunidade que traz resultados cada vez mais satisfatórios para os escritórios de advocacia. Mas para atuar de forma correta neste segmento não basta apenas querer. É preciso ter em mente que gerenciar grandes volumes de informação requer um conhecimento específico. Como ficou claro na entrevista com Rodrigo Infantozzi, do Laloni Trindade Advogados, publicada no blog, a gestão do contencioso de massa pede especialização e alianças estratégicas com fornecedores de soluções tecnológicas para dar agilidade, praticidade e segurança ao trabalho.

Contencioso de massa

 

 

Por isso, o uso de softwares integrados na gestão do contencioso de massa se tornou não apenas uma necessidade, mas uma obrigação. O software sempre procura simplificar o trabalho das pessoas para que elas possam manipular um grande volume de informações sem que seja necessário um esforço proporcional. É o que os escritórios que atuam com contencioso de massa precisam, mas nem todos os softwares, sejam quais forem seus usos, estão voltados para lidar com grandes volumes de dados.

No caso do VIOS Jurídico, é diferente. O sistema é pensado “debaixo para cima”. Ou seja, o VIOS Jurídico é projetado a partir da informação básica para que dela sejam extraídas telas, relatórios e outras informações, contribuindo para um melhor controle de tarefas e um fluxo de trabalho mais dinâmico. Isso ajuda o escritório a fazer mais com menos.

Outro ponto que favorece o uso de um software eficiente é que os contenciosos de massa normalmente não tem grande variação de tipos de ação e o volume de teses costuma ser limitado. Isso possibilita que o grau de padronização das atividades seja alta, o que permite que um software possa automatizar praticamente todo trabalho. Isso inclui desde impressão de peças, montagem prévia de documentos, organização de custas até envio automático de relatórios.

Como exemplo do quanto esta concepção do software faz diferença, veja o caso de dois escritórios de advocacia que tem um mesmo tipo de contrato. Com o VIOS Jurídico rodando, um dos escritórios possuía um custo operacional 35% menor que o outro. A razão para este resultado é que o sistema foi desenhado juntamente com os processos de trabalho, alinhando e otimizando a estrutura.

Quer saber mais sobre o uso do VIOS Jurídico na gestão de contencioso de massa? Leia a entrevista de Rodrigo Infantozzi, sócio do Laloni Trindade.

Para saber mais sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico, acesse www.viosjuridico.com.br.