Como melhorar o controle de reembolsos do escritório de advocacia

Como melhorar o controle de reembolsos do escritório de advocacia

controle de reembolsos

Dois procedimentos não podem faltar na gestão financeira de um escritório de advocacia: planejamento e controle. O primeiro para garantir que nenhum compromisso deixará de ser honrado e o segundo para garantir que em caso de alguma emergência financeira haja dinheiro em caixa sem causar problemas para o escritório. A importância de ficar sempre atento a estes dois procedimentos pode ser verificada no que se refere aos reembolsos.

Como se sabe, a atividade jurídica em muitos momentos acaba sendo transacional. Por questões legais ou negociais, os advogados com frequência precisam fazer a intermediação e a operação financeira de valores entre clientes e outras partes. Esses valores podem incluir desde alvarás de pagamento até despesas corriqueiras e rotineiras dos processos judiciais (custas processuais, audiências, deslocamentos e viagens).

A forma de lidar com o reembolso costuma variar de um escritório para outro. Existem escritórios que cobram um valor antecipado para os reembolsos e criam uma conta corrente com o cliente. Outros antecipam o pagamento e posteriormente cobram o reembolso do cliente. De uma forma ou de outra, dependendo do volume, isso pode acarretar perda de dinheiro do escritório, muito por conta justamente da falta de controle.

Nas duas situações também outro aspecto que deve ser observado é que o controle de reembolsos pode influenciar a forma como o escritório se relaciona com os clientes. Para evitar que isso se torne um ponto de conflito, eles precisam ser informados sobre a política de reembolso desde o início do trabalho. Deve-se tratar o assunto com muita clareza e transparência e deve constar no contrato para que o cliente esteja ciente do que será cobrado, dos prazos para efetuar o pagamento e das multas que podem ser embutidas no valor em caso de atraso.

Não adianta nada apresentar o boleto de cobrança, mesmo que o escritório faça o controle como deve ser feito, sem que o processo de reembolso tenha sido esclarecido. Isso pode resultar na perda do cliente e, neste caso, perde-se também qualquer possibilidade de fidelizá-lo ou de prolongar o contrato.

Por essas e outras, a falta de um controle eficiente pode acarretar em problemas no caixa do escritório. Por isso, encontrar uma forma de melhorar o controle é um desafio. Para isso, uma das alternativas recomendadas é utilizar um sistema que organize e dê transparência para essa operação e que pode ser um benefício tanto para o escritório quanto para o cliente. No caso do VIOS Jurídico, o software possibilita o acompanhamento de despesas pagas para clientes de custas processuais, deslocamentos, entre outros. E permite ainda ao financeiro controlar todos os valores em aberto por cliente e gerar a cobrança destes valores.

Controle de reembolsos ajuda a combater inadimplência

Outro benefício que o controle de reembolsos permite ainda que o escritório possa conhecer melhor seus clientes no que diz respeito ao cumprimento dos acordos financeiros. O responsável pela cobrança poderá ter em detalhes o histórico dos clientes inadimplentes e estabelecer uma forma eficiente de cobrar o reembolso, além de indicar como se dará o relacionamento do escritório dali por diante com quem deixa de cumprir com suas obrigações financeiras.

Os dados da inadimplência gerados pelo controle de reembolsos poderão ainda ajudar o escritório a melhorar seu planejamento. Com base nos valores devidos, perfil dos clientes inadimplentes e quais serviços prestados dão maior dor de cabeça será possível melhorar a previsão dos recursos que serão orçados para os adiantamentos financeiros. E também ajudar na avaliação e decisão se ainda vale a pena atender clientes daquele perfil e prestar aquele tipo de serviço.

Por fim, no caso dos advogados, todo o procedimento a respeito da política de reembolso pode constar em um manual.  Esta é uma medida importante já que podem surgir pagamentos repentinos que saem do bolso do próprio advogado. Ele precisa saber como e quando será reembolsado, se precisa esperar pelo pagamento do cliente ou poderá receber um adiantamento por parte do escritório? Além disso, o advogado também tem um papel importante no controle fornecendo as informações que ajudarão a mapear os reembolsos e com isso ajudar a evitar ou ao menos reduzir os prejuízos com a inadimplência.

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