Mês: abril 2016

Contencioso de massa: “Grande diferencial do VIOS Jurídico é fluxo de trabalho claro e operações muito intuitivas”

Nesta entrevista ao blog do VIOS Jurídico, o advogado Rodrigo Infantozzi, sócio do Laloni Trindade Advogados (www.lalonitrindade.adv.br), analisa o trabalho dos escritórios de advocacia com contencioso de massa. Ele destaca os desafios e a importância de adotar um software integrado, como o VIOS Jurídico, para atender com eficiência as demandas decorrentes deste serviço.  “Para trabalhar com o contencioso de massa é necessária uma equipe altamente treinada, aliada a parcerias estratégicas”, diz.  “Uma má gestão certamente refletirá em resultados ruins”.

Confira a entrevista.

VIOS Jurídico – Qual a principal preocupação um escritório de advocacia deve ter na gestão de um grande volume de processos e de prazos?

Rodrigo Infantozzi – O mercado da advocacia de volume é muito competitivo, o que obriga o escritório possuir uma equipe enxuta e eficiente. Para tornar isso possível, é imprescindível a obtenção de um bom software de gestão de carteira de processos.

Contencioso de massa - Rodrigo InfantozziVIOS Jurídico – Que prejuízos podem ser provocados por uma má gestão?

Infantozzi – Hoje, as grandes empresas possuem métodos de avaliação dos escritórios terceirizados.
Uma má gestão certamente refletirá em resultados ruins. Portanto, além do escritório ter que ressarcir eventual prejuízo causado, a perda do cliente será inevitável.

VIOS Jurídico – Como se preparar para trabalhar com contencioso de massa?

Infantozzi – Para trabalhar com o contencioso de massa é necessária uma equipe altamente treinada, aliada a parcerias estratégicas. Nessa preparação, é importante a contratação de boas empresas de suporte de informática, de recursos humanos, de publicações, de diligências e de software.


VIOS Jurídico –
Quais os erros que são os mais cometidos por escritórios de advocacia no que se refere a contencioso de massa?

Infantozzi – Na busca em reduzir custos, o erro é montar uma equipe pouco qualificada e não comprometida com o trabalho, o que certamente refletirá na alta rotatividade de pessoas que pouco saberão dos fluxos de trabalho. O resultado disso? Trabalho de baixa qualidade e muitos erros.

VIOS Jurídico – Qual a importância de ter bem definido um fluxo de tarefas dentro do escritório de advocacia?

Infantozzi – Um fluxo bem definido é importante, pois padroniza a qualidade do serviço prestado, reduz o risco de falhas, facilita o treinamento de novos membros e permite uma boa avaliação da equipe pelo gestor.

VIOS Jurídico – Qual a melhor forma de fazer o acompanhamento das tarefas? Que benefícios isso traz?

Infantozzi – A eliminação de papéis, bilhetinhos e lembretes é uma regra nos dias de hoje. Ao centralizar o histórico e a agenda de tarefas em um software, o escritório ganha em segurança e agilidade, pois todas as informações estão centralizadas em um único local, tornando mais fácil e rápida a tomada de decisões.

VIOS Jurídico – De que forma um software como o VIOS pode ajudar na gestão do escritório que trabalha com grandes volumes de processos?

Infantozzi – Creio que o grande diferencial do sistema VIOS é seu fluxo de trabalho claro, com operações muito intuitivas. Não são necessárias várias horas de treinamento com a equipe, tão pouco a leitura de longos manuais. Isso faz toda diferença, pois neste ramo de atividade os prazos são diários e o tempo deve ser otimizado. Sistemas pouco amigáveis acabam por ficar subutilizados no dia a dia.

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Como melhorar o controle de reembolsos do escritório de advocacia

controle de reembolsos

Dois procedimentos não podem faltar na gestão financeira de um escritório de advocacia: planejamento e controle. O primeiro para garantir que nenhum compromisso deixará de ser honrado e o segundo para garantir que em caso de alguma emergência financeira haja dinheiro em caixa sem causar problemas para o escritório. A importância de ficar sempre atento a estes dois procedimentos pode ser verificada no que se refere aos reembolsos.

Como se sabe, a atividade jurídica em muitos momentos acaba sendo transacional. Por questões legais ou negociais, os advogados com frequência precisam fazer a intermediação e a operação financeira de valores entre clientes e outras partes. Esses valores podem incluir desde alvarás de pagamento até despesas corriqueiras e rotineiras dos processos judiciais (custas processuais, audiências, deslocamentos e viagens).

A forma de lidar com o reembolso costuma variar de um escritório para outro. Existem escritórios que cobram um valor antecipado para os reembolsos e criam uma conta corrente com o cliente. Outros antecipam o pagamento e posteriormente cobram o reembolso do cliente. De uma forma ou de outra, dependendo do volume, isso pode acarretar perda de dinheiro do escritório, muito por conta justamente da falta de controle.

Nas duas situações também outro aspecto que deve ser observado é que o controle de reembolsos pode influenciar a forma como o escritório se relaciona com os clientes. Para evitar que isso se torne um ponto de conflito, eles precisam ser informados sobre a política de reembolso desde o início do trabalho. Deve-se tratar o assunto com muita clareza e transparência e deve constar no contrato para que o cliente esteja ciente do que será cobrado, dos prazos para efetuar o pagamento e das multas que podem ser embutidas no valor em caso de atraso.

Não adianta nada apresentar o boleto de cobrança, mesmo que o escritório faça o controle como deve ser feito, sem que o processo de reembolso tenha sido esclarecido. Isso pode resultar na perda do cliente e, neste caso, perde-se também qualquer possibilidade de fidelizá-lo ou de prolongar o contrato.

Por essas e outras, a falta de um controle eficiente pode acarretar em problemas no caixa do escritório. Por isso, encontrar uma forma de melhorar o controle é um desafio. Para isso, uma das alternativas recomendadas é utilizar um sistema que organize e dê transparência para essa operação e que pode ser um benefício tanto para o escritório quanto para o cliente. No caso do VIOS Jurídico, o software possibilita o acompanhamento de despesas pagas para clientes de custas processuais, deslocamentos, entre outros. E permite ainda ao financeiro controlar todos os valores em aberto por cliente e gerar a cobrança destes valores.

Controle de reembolsos ajuda a combater inadimplência

Outro benefício que o controle de reembolsos permite ainda que o escritório possa conhecer melhor seus clientes no que diz respeito ao cumprimento dos acordos financeiros. O responsável pela cobrança poderá ter em detalhes o histórico dos clientes inadimplentes e estabelecer uma forma eficiente de cobrar o reembolso, além de indicar como se dará o relacionamento do escritório dali por diante com quem deixa de cumprir com suas obrigações financeiras.

Os dados da inadimplência gerados pelo controle de reembolsos poderão ainda ajudar o escritório a melhorar seu planejamento. Com base nos valores devidos, perfil dos clientes inadimplentes e quais serviços prestados dão maior dor de cabeça será possível melhorar a previsão dos recursos que serão orçados para os adiantamentos financeiros. E também ajudar na avaliação e decisão se ainda vale a pena atender clientes daquele perfil e prestar aquele tipo de serviço.

Por fim, no caso dos advogados, todo o procedimento a respeito da política de reembolso pode constar em um manual.  Esta é uma medida importante já que podem surgir pagamentos repentinos que saem do bolso do próprio advogado. Ele precisa saber como e quando será reembolsado, se precisa esperar pelo pagamento do cliente ou poderá receber um adiantamento por parte do escritório? Além disso, o advogado também tem um papel importante no controle fornecendo as informações que ajudarão a mapear os reembolsos e com isso ajudar a evitar ou ao menos reduzir os prejuízos com a inadimplência.

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Contencioso de massa: 3 dicas para diferenciar o serviço

Gestão e controle rigoroso são palavras-chave no dia a dia dos escritórios de advocacia que trabalham com contencioso de massa. É um segmento que vem se mostrando atrativo, mas sem gestão e sem controle, trabalhar com grandes volumes que envolvem também aspectos financeiros é correr o risco de virar um grande desastre, trazer prejuízos para o caixa do cliente e arranhar a imagem do escritório no mercado.

contencioso de massa

As demandas para quem trabalha com contencioso de massa necessitam de cuidado e muita atenção. E o escritório precisa trabalhar com um alto nível de organização para evitar contratempos e surpresas. Isso vale por estar gerenciando vários processos ao mesmo tempo e, por tabela, ter de atender pedidos de diferentes clientes.

Por exemplo, caso o cliente faça um questionamento a respeito de uma determinada questão, a resposta estará à mão, fácil de ser encontrada e de ser repassada? Neste caso, além da qualidade da informação, o tempo de resposta também precisa ser observado. Dependendo do caso, o pedido de informação pode vir carregado de pressa e urgência, mas também de ansiedade por uma resposta não só rápida, mas completa. A demora em fornecê-la poderá ser um ponto negativo na relação escritório-cliente e prejudicar o serviço de contencioso de massa.

Estes são apenas alguns dos aspectos relacionados ao serviço de contencioso de massa. Para ajudar nesta tarefa, preparamos 3 dicas fundamentais para tornar o serviço mais eficiente e diferenciado em comparação com o que fazem seus concorrentes. Confira.

Dica número 1 – Automatização de relatórios e informações

A primeira dica para que o serviço de contencioso de massa funcione de forma eficiente é de que é preciso trabalhar com um software integrado que, entre outras funcionalidades, faça o envio automático de relatórios e informações. Inicialmente, ao tomar esta providência elimina-se boa parte do trabalho braçal do escritório, além de se adotar uma forma mais ágil e dinâmica de manter o cliente informado sobre qual o andamento dos processos, quais etapas estão sendo executadas, quais os custos processuais, entre outros itens. Importante destacar que para esta dica trazer realmente resultado é preciso cuidar com a qualidade da informação gerada e com a forma como é colocada no sistema.

Dica número 2 – Gestor capacitado

A segunda dica é ter sempre no escritório de advocacia um profissional capacitado que tenha know-how para definir os parâmetros de organização, de estruturação e de entrega de informações. Geralmente, estes profissionais estão acostumados a trabalhar com processos e entendem bastante de sistemas. A soma destas habilidades tende a gerar uma produtividade muito interessante para a equipe, que inclui advogados, mas também estagiários e profissionais de outras áreas, como os da área de Tecnologia da Informação, por exemplo, que contribuem para a gestão do contencioso de massa. O profissional que gerencia a área tem ainda papel importante na definição do fluxo de atividades e na distribuição de tarefas para evitar acúmulos que possam prejudicar o acompanhamento dos processos. E também ajuda no controle dos honorários.

Dica número 3 – Relacionamento com clientes

Por fim, a terceira dica é ter uma relação estreita e constante com o cliente. Neste contexto, é imprescindível que um profissional seja destacado para esta tarefa, para atuar como interface com o cliente. O ideal é que este profissional tenha uma formação jurídica, mas também habilidade de gestão e de relação com clientes. O domínio do software de gestão utilizado pelo escritório advocacia é outro item importante que fará deste profissional um ponto positivo na estratégia de fidelização do cliente, ajudando na manutenção e até no prolongamento do contrato atual, quem sabe até em melhores condições.

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Fidelização de clientes

Fidelização de clientes: como fidelizar usando software jurídico

A conquista de novos clientes para o escritório de advocacia, assim como em qualquer outro negócio, é sempre motivo para comemoração. E é uma comemoração que certamente deve ocorrer porque a concorrência é cada vez mais acirrada com os escritórios investindo para melhorar sua gestão com o objetivo de oferecer melhores serviços.

Mas tão importante quanto conquistar um novo cliente é trabalhar no sentido de fidelizá-lo, estabelecendo um relacionamento de longa duração ou firmando o escritório como sendo aquele que ele buscará sempre que necessário. Neste sentido, a fidelização de clientes exige uma estratégia que inclua a busca pela excelência no trabalho realizado somada a oferta de diferenciais no atendimento que surpreenda e cative. É fazer o que se espera de um escritório de advocacia, mas sempre com aquele algo mais.

O básico da fidelização de clientes está na prestação de serviços de qualidade e diferenciados. Mas passa também por conhecer efetivamente quem é o cliente do escritório. Como buscar a fidelização de clientes que não se conhece em detalhes? Parte disso pode ser resolvido usando um software de gestão para escritórios de advocacia como o VIOS Jurídico, que integra todo o trabalho do escritório e que pode ajudar a traçar o perfil do cliente com base nos serviços que são prestados para ele.

Entre os dados que você pode buscar estão itens como o tempo de duração dos contratos, o tipo de serviço prestado, o ticket médio gerado, além das informações efetivas sobre o cliente (localização, área de atuação, etc.). Por exemplo, no caso de clientes pessoa jurídica, você pode procurar saber mais sobre o mercado de atuação e cruzar dados com quais serviços foram executados. Será que não é hora de oferecer algo mais, caso o mercado tenha passado ou venha a passar por algum tipo de alteração? Mudanças na legislação, por exemplo.

Outra vantagem que o uso do software integrado traz nesta estratégia de fidelização é que os dados gerados ajudam a clusterizar os clientes. Os clusters de clientes podem permitir que se ofereçam serviços mais ajustados aquele grupo de clientes. Um critério pode ser geográfico, outro pode ser por segmento e assim por diante.

Importante: ao pensar em formas de fidelização de clientes, você pode, também com base nos dados gerados pelo software de gestão usado pelo escritório, tentar recuperar aqueles que por algum motivo deixaram de ser atendidos. E o melhor é que além de recuperar, você já poderá aplicar ações que ajudem a fidelizar esse cliente que está retornando para ficar por um bom tempo.

Estude e analise os dados sobre como foi o trabalho com este ex-cliente. Ouça a equipe que o atendeu. Junte tudo isso, veja se o escritório falhou no relacionamento com ele em algum momento e prepare sua estratégia para a nova abordagem.

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