Mês: março 2016

Gestão de escritório de advocacia: como é o VIOS Jurídico na prática

Nesta entrevista, Mariana S. Rigon, do escritório de advocacia Olavo Rigon Filho, conta como tem sido o trabalho desde que passaram a utilizar o software VIOS Jurídico como ferramenta de gestão de escritório de advocacia. Mariana destaca as mudanças na rotina e como foi a transição para o VIOS Jurídico.

VIOS – O que mudou na rotina do escritório com o VIOS Jurídico?

Mariana S. Rigon – A praticidade de registro das operações e transparência nas etapas de cada colaborador. Com o VIOS foi possível termos um controle maior do que é feito no escritório e distribuição de processos de acordo com a produtividade e tempo ocioso dos advogados.

VIOS – Na comparação com o sistema utilizado anteriormente, qual o ganho alcançado com o VIOS em termos de produtividade?

Mariana – Com a facilidade de registros, o tempo de busca das informações com o sistema VIOS é muito importante para o aumento da produtividade dos colaboradores. O sistema se mostrou muito eficiente quanto à acessibilidade das informações, gerenciamento de agendas, acesso remoto e comunicabilidade com os celulares, além de facilitar em muito a leitura de intimações, com a compatibilidade com o sistema de Publicações Online, nos garantindo segurança na leitura e registro das publicações.

VIOS – O que você destaca no processo de transição para o VIOS? Na sua opinião, o que fez com que a mudança ocorresse sem problemas?

LOGO2-435Mariana – A mudança do sistema que utilizamos por mais de 10 anos para o sistema VIOS, no início nos trouxe preocupações, principalmente com a mudança de cultura e procedimentos que os advogados teriam que ter, mas por uma surpresa agradável, essa transição se deu de forma tranquila. O comprometimento e integração do pessoal da VIOS com o TI de nosso escritório facilitou essa transição, além do treinamento que ocorreu para os advogados, aonde grande parte das dúvidas foram levantadas e resolvidas ali mesmo.

VIOS – Como o uso do VIOS se reflete na relação com clientes do escritório?

Mariana – O registro completo das ocorrências com os clientes e arquivamento de todas as decisões e atos reflete na relação com o cliente, pois existe um controle maior e segurança tanto pelo escritório quanto pelos clientes.

VIOS – Por fim, qual a importância de um sistema como o VIOS para garantir o sucesso de um escritório de advocacia?

Mariana – O sucesso de um escritório tem como base, além de todo o conhecimento jurídico e trato com os clientes, a demonstração de organização e responsabilidade quanto aos prazos e compromissos com os clientes, e isso o VIOS garante que, com o registro correto pelos advogados, e a facilidade do sistema ser online e compatível com os celulares, acontecerá.

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Ferramentas de gestão: como melhorar o trabalho dos escritórios de advocacia

Tendência mundial, a transformação digital é importante e pode estar intimamente ligada ao sucesso do seu negócio. Inclusive, bancas de advocacia que podem ter atividades mais rotineiras podem usufruir desses facilitadores tecnológicos que se tornaram as ferramentas de gestão.

Segundo dados divulgados pela pesquisa Gartner, a expectativa em 2015 era de que a despesa mundial com softwares empresariais e modernização e/ou substituição de aplicativos de negócios alcançaria um crescimento de 7,5%, atingindo US$ 149,9 milhões. E em 2019, as despesas com ferramentas de gestão chegarão a US$ 201 bilhões. A pesquisa conclui também que os subsegmentos de mercado que apresentam maior crescimento durante o período de 2015 a 2019 são marketing, e-commerce e, claro, os softwares de gestão, como o VIOS Jurídico.

Empresas B2C também investem em poderosas ferramentas de gestão digitais para melhorar a relação com os consumidores. Tecnologias vestíveis, interfaces adaptáveis e integração com plataformas sociais são áreas em que esse tipo de empresa inovou para tornar as mudanças mais pessoais e efetivas. Algumas dessas mesmas ferramentas e técnicas digitais podem ser aplicadas com sucesso ao gerenciamento de tarefas dentro de uma empresa. Não é diferente com organizações B2B e prestadoras de serviço. Já falamos no post anterior sobre algumas ferramentas que ajudam bastante esse tipo de empresa.

Mesmo em escritórios que podem ter ou não atividades de natureza mais rotineira, como os de advocacia, por exemplo, há softwares disponíveis para facilitar e organizar as atividades internas. O VIOS Jurídico é um deles.

Intuitivo e de fácil navegação, o VIOS Jurídico é um sistema completo que pode ser adquirido por escritórios de advocacia em módulos, de acordo com a estratégia e necessidade específica de cada empresa. O sistema atua no controle de receitas e despesas do escritório, notificações de contas a pagar e receber, prazos e publicações, gestão de documentos e pastas processuais (físicas ou virtuais), entre outras facilidades.

Acompanhando o crescimento de algumas bancas pelo país, podemos observar que além da competência técnica acumulada e de um quadro de profissionais diferenciados, esses escritórios contam com ferramentas de gestão que permitem gerenciar esse crescimento, mantendo a qualidade do serviço prestado.

Como o VIOS Jurídico pode otimizar os processos em um escritório de advocacia

Para quem busca otimizar seus processos com ferramentas de gestão eficientes, preparamos uma série de três white papers detalhando como a administração de um escritório de advocacia pode ser mais dinâmica e eficiente com a ajuda do VIOS Jurídico na rotina da secretária e do gestor financeiro, do advogado coordenador e do sócio, e do advogado.

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Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia da secretária e do profissional do departamento financeiro de de um escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico auxilia no dia a dia de um advogado coordenador e do sócio do escritório de advocacia

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Como o VIOS Jurídico pode ajudar no dia a dia de um advogado de um escritório de advocacia

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Entrevista: Os desafios da gestão de cobrança

A demanda pelo serviço de cobrança nos escritórios de advocacia tem crescido e ajudado a abrir portas para novos clientes. É o que diz Gabriel Kazapi, do escritório de advocacia Borchardt & Advogados Associados e da empresa de consultoria em recuperação de créditos Borchardt & Kazapi Cobranças Ltda., nesta entrevista ao blog Vios Jurídico. Diante do crescimento, Kazapi analisa quais os desafios dos escritórios na área de gestão de cobrança e destaca a importância de atuar neste segmento. Ele também aponta os benefícios de utilizar um software integrado, como o Vios Jurídico.

Confira a entrevista.

Vios – Quais são os principais desafios na gestão de cobrança por escritórios de advocacia?

gabriel_zapariKazapi – A gestão da recuperação de créditos é o ponto nevrálgico da atividade, pois para ela se tornar atrativa do ponto de vista econômico, ela tem que se dar em larga escala, gerando, portanto, uma necessidade de controle sem tamanho, derivando daí um sem número de rotinas e procedimentos que devem ser adotados, sob pena de mácula no bom relacionamento com nosso cliente final, pois temos que ter das mais comezinhas até as mais apuradas das responsabilidades, passando pela forma de abordagem do devedor até a prestação de contas com o cliente final, evitando erros contábeis, produção de responsabilidades civis e criminais, etc..

Vios – Como tem sido a demanda por este tipo de serviço (cobrança) nos escritórios de advocacia? Cobrança relacionada a condomínios tem maior demanda?

Kazapi – Esta demanda tem sido crescente, sendo que ela pode ser a porta de entrada do escritório nos potenciais clientes, sendo uma excelente oportunidade de demonstrarmos a qualidade de nossos serviços, como também pode ser a entrada de escritórios concorrentes ao nosso, caso não dermos a real importância que o tema exige. A demanda parte dos mais variados clientes, sendo que devemos estar preparados para deter a resiliência necessária para receber cada uma dessas variadas necessidades e reagir a elas da melhor forma possível, com a melhor solução cabível para o cliente.

Com relação a pergunta específica de condomínios, de fato este é um bom segmento para esta atividade, pois detém aquilo que por vezes é o maior desafio, a garantia de um bem para a efetividade da prática de cobrança, pois o próprio imóvel é responsável pela dívida condominial, naquilo que chamamos de dívida propter rem (própria da coisa), assim, se esgotadas todas as tentativas de cobrança, o próprio bem vai a leilão para que, com o resultado desde, ocorra o saldo do débito. Mas vários são os segmentos que pressionam por esta demanda, sendo que em nossa equipe temos muito destaque na recuperação de créditos educacionais e de condomínios, como bem mencionado por você.

Vios – Qual a importância de um escritório de advocacia trabalhar com a cobrança extrajudicial e judicial?

Kazapi – Entendo que um escritório multifunção, que detenha o intuito de atender as mais variadas áreas da advocacia, com o desiderato final de poder oferecer a solução jurídica completa para as necessidades de seus clientes, deve oferecer, entre seus mais variados serviços, a possibilidade da gestão de recuperação de créditos. Aliás, aqui eu gostaria de fazer uma consideração preambular, que sirva de referência para este diálogo. Em nosso time, encaramos a cobrança judicial e extrajudicial não como uma simples atividade de cobrador, mas sim como uma assessoria em recuperação de créditos. Isso se dá por inúmeros motivos, pois entendemos que a atividade desempenhada de fato tem que se dar no sentido de recuperar a capacidade do devedor (aquele que inadimpliu com nosso cliente) retomar sua capacidade de pagamento, possibilitando a ele honrar sua dívida e ao nosso cliente receber seu crédito.

Sempre tratamos o devedor com extrema cordialidade, pois partimos do pressuposto de que ninguém deixa de honrar seus compromissos financeiros de forma deliberada, mas sim por que atravessou ou atravessa por alguma fase de dificuldade momentânea em sua história de vida. Doutro turno, queremos, para além de recuperar o recebível do cliente, queremos recuperar a capacidade do devedor de novamente se tornar cliente do nosso cliente, isto é, devolver ao devedor a capacidade de contratar com nosso cliente final, que se jacta duas vezes, uma por ter recebido aquilo que já se encontrava em inadimplência e duas por ter a possibilidade de restabelecer a relação com seu cliente final. Em breves palavras, esta seria a filosofia com que encaramos este setor de nossa estrutura, a de recuperação de créditos.

Vios – Quais são as áreas de atuação no segmento de cobrança (condomínios, universidades…) dentro do seu escritório e quais as peculiaridades de cada uma?

Kazapi – Nosso segmento de recuperação de créditos iniciou com a necessidade de alguns condomínios em recuperar seus recebíveis, mas foi com as Universidades e outras Instituições de Ensino que nasceu a necessidade de incremento tecnológico na gestão da recuperação de créditos, pois a partir deste segmento o volume de “leads” aumentou de forma significativa. Contudo, hoje temos clientes que demandam esses serviços, dos mais variados segmentos, importadoras, financeiras, lojas de automóveis, construtoras, comércios, etc., sendo que para cada uma delas customizamos o serviço, mas mantemos a linha de gestão da atividade, em especial no que tange à disponibilidade de informações sobre o status da cobrança e em relação aos repasses financeiros devidos.

Vios – De que forma um software integrado jurídico e de cobrança como o Vios beneficia ou facilita o trabalho da equipe do escritório?

Kazapi – Facilita em diversos e demasiados aspectos, pois carregamos o histórico de cada uma das atividades desde o início do procedimento de recuperação do crédito individual até o findar do processo judicial de cobrança. Ter o software nos permite saber quantas vezes o inadimplente foi contatado, quais as formas de contato e o relato de cada uma delas. Com o Vios podemos aferir percentualmente o resultado de cada cliente, bem como o comportamento deste resultado. A partir da ferramenta, podemos automatizar determinados processos, bem como conseguimos uniformizar a questão financeira, que é sempre objeto de preocupação, pois o que pertence ao escritório é apenas uma pequena parte daquilo que é cobrado.

Vios – Qual era a rotina antes de utilizar o Vios e quais as principais mudanças a partir do momento em que passou a usá-lo?

Kazapi – Tínhamos que lidar com uma série de planilhas e relatórios. Cada planilha ou relatório acaba por “ganhar a cara” do operador do momento ou daquela cobrança ou daquele cliente. Por diversas vezes precisávamos buscar informações de anos atrás, o que geralmente retiravam horas preciosas do dia de um profissional. A partir da utilização do software, podemos colocar realmente em prática as rotinas que foram previamente idealizadas para o setor de recuperação de créditos, bem como pudemos aprofundar em seu aperfeiçoamento, culminando não só na gestão do procedimento, mas também na gestão de seu resultado.

Vios – Qual o ganho de produtividade com as rotinas de atualização de monetária, geração de acordos e integração com o financeiro? É possível exemplifica na prática?

Kazapi – Não temos uma estatística ou uma medição relacionada ao número de horas trabalhadas para cada uma dessas questões, mas é possível afirmar que com o aprofundamento de utilização do software, combinado com a constante melhoria do mesmo, o operador final, aquele que fica em contato direto com os inadimplentes, passou a ter as suas horas de trabalho cada vez mais dedicadas a sua tarefa fim, que é o efetivo contato com o devedor e a solução do conflito, gerando, por consectário lógico, um resultado financeiro muito mais atraente.

Igualmente, a possibilidade de aumento na solução dos conflitos na esfera extrajudicial, dada pela implantação do software de gestão, desafogou o setor de recuperação forçada, que antes recebia mais de 65% (sessenta e cinco por cento) das carteiras de cobrança encaminhadas, reduzindo hoje este número para em torno de 40% (quarenta por cento), dependendo do segmento, o que significa dizer um resultado mais profícuo par ao cliente final somado ao fato de recebermos antecipadamente o crédito sem os custos de um procedimento judicial. A automatização de rotinas foi, sem dúvida, o grande acréscimo de produtividade, contudo foi a integração do sistema com o financeiro e a gestão de processos judiciais que nos deu maior governança sobre a área, impressionando hoje a todos os nossos clientes pela velocidade com que buscamos e prestamos informações, bem como nos possibilitando saber, inexoravelmente, quais carteiras de clientes são rentáveis, quais não são, quais detém maior apelo às práticas extrajudiciais ou judiciais, etc..

Leia também: Como ganhar agilidade quando a cobrança extrajudicial vira judicial

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Arquitetura da informação: O que fazer para gerar bons relatórios

Todos ficam felizes e empolgados quando recebemos um bom relatório, especialmente aquele que está visualmente bem apresentado e que traz informações relevantes e confiáveis. Mas há um longo caminho a ser percorrido e boas práticas de arquitetura da informação devem ser adotadas antes de chegar ao resultado final que tanto gostamos. Afinal, bons relatórios nascem no registro da informação e não no cruzamento de dados.

Arquitetura da informaçãoÉ interessante pensar que um relatório se constrói de trás para frente. Quando imaginamos a informação que queremos ver organizada no relatório, temos que pensar em dois pontos. Primeiro, nos campos que devem ser preenchidos e, segundo, de que forma são preenchidos para termos aquela informação com qualidade e confiabilidade.

Por isso, é muito importante que se façam revisões e treinamentos periódicos nos sistemas porque esses critérios vão se perdendo ao longo dos anos.

Critérios para escolher o sistema ideal

Neste cenário, antes de pedir um relatório, deve-se pensar se as informações que necessárias para a produção dele já constam no sistema. E mais: se os campos para esse relatório estão sendo corretamente preenchidos e se o sistema consegue cruzar os dados para ter a informação necessária com precisão.

Uma metodologia que ajuda bastante é o sistema utilizado no seu escritório ou no departamento jurídico conseguir extrair uma base tabular (tabela em colunas e linhas) que possa ser importada em uma planilha eletrônica. Isso permite testar alguns formatos e a própria base de informações antes de pedir a consolidação em um relatório. É certeza de economia de dinheiro para o escritório/departamento jurídico e de tempo para o programador.

Atualmente, os sistemas têm se preocupado em criar formas para que as pessoas possam extrair mais informações sem depender tanto de programação. Esse é um ponto importante na hora de escolher o seu.

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