Mês: Fevereiro 2016

Classificação do passivo: Como classificar o passivo de uma empresa

A classificação do passivo de uma empresa é uma das questões recorrentes no dia a dia de quem convive com auditorias. O passivo pode ser acumulado ao longo dos anos em  diferentes áreas da atividade empresarial. Os principais geradores de passivo são as áreas: fiscal/tributária, trabalhista e financeiro (inadimplência).

Alguns destes passivos estão mais ligados a questões contábeis. Mas outros estão sob os cuidados do departamento jurídico das empresas. Neste sentido, uma questão importante é que a classificação do passivo seja feita pelo jurídico de forma que contadores e economistas consigam transformá-lo em um número, que invariavelmente será incluído em um balanço ou em um relatório.

Classificação do passivo em três dimensões

Para que o trabalho do departamento jurídico seja facilitado, o passivo pode ser classificado de diversas maneiras, mas basicamente varia entre três dimensões.

Dimensão tempo

Curto, médio e longo prazo é a forma mais comum de classificar o passivo de uma empresa por tempo. Cabe destacar que a direção da empresa e o time do departamento jurídico devem decidir qual a variável de cada uma dessas classes. Por exemplo, o tempo mais curto pode ser de um ano; o médio, de um a quatro anos; e o longo, acima de quatro anos.

Dimensão Risco

Nesta dimensão, podem ser usadas classes como certo, provável, possível e impossível. Entendendo que “certo” é aquilo que não tem como escapar, que vai acontecer e só não se sabe o tamanho do problema. A classe “provável” é tudo aquilo que está com um percentual maior de possibilidade, acima de 70 ou 80%, de chance de acontecer. Já a classe “possível” é aquela situação que ainda está indefinida, ou seja, não estão claras as suas possibilidades. Por fim, “impossível” é quando se tem certeza do êxito na discussão.

Dimensão Valor

É uma classe de valores ou bandas de valores que podem classificar o passivo em três ou mais categorias, sendo mais comum usar Baixo, Médio e Alto Impacto (no caixa ou no resultado). Uma das opções é adotar uma tabela como esta abaixo.

Faixas Quantidade
Baixo até 5 mil reais 50
Médio de 5 a 40 mil reais 15
Alto Acima de 40 mil reais 5

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Como reduzir o tempo na geração de relatórios jurídicos para as empresas

como_gerar_relatórios_viosColetar informações e elaborar relatórios são atividades que tomam tempo na rotina dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos que já se ocupam diariamente com
questões como cuidar da previsibilidade do passivo das empresas. Estas atividades se tornam ainda mais dispendiosas porque também exigem atualização frequente do conteúdo produzido.

Apesar da importância dos relatórios, é trabalhando nas questões técnicas e teses que as equipes jurídicas fazem a diferença para as empresas. Por isso, uma saída para reduzir o tempo dedicado à elaboração e atualização dos relatórios é utilizar sistemas que tenham a lógica de processos.

Como escolher o sistema

Um sistema que funcione sob a lógica de processos tem como premissa básica que o trabalho anterior prepara o passo seguinte. Na medida em que as informações são inseridas, as telas e relatórios vão sendo “povoadas”, gerando informação relevante para o usuário, seja em forma de um relatório, seja com o envio automático de um alerta sobre um prazo que vai vencer, por exemplo.

Na hora de escolher qual sistema usar é importante sempre lembrar que os sistemas devem servir as pessoas e não o contrário. Isso significa que ele deverá atender com facilidade todas as necessidades do Escritório de Advocacia ou da empresa.

Ter atenção sobre as informações necessárias, evitarão dores de cabeça futuras sobre a montagem de relatórios. Informações como a qual departamento pertence determinada ação, quais os centros de custos, quais os pedidos, quais os advogados, quais as cidades, quais as varas, qual a parte contrária, valor pedido pela parte contrária, percentual de êxito, entre outras, ajudam a equipe técnica de tecnologia a criar bons relatórios e gerar boas informações.

Na esfera trabalhista, é possível identificar a área das empresas tem gerado o maior número de demandas trabalhistas, possibilitando aos advogados e gestores a dotação de medidas preventivas.

Em contenciosos de massa é possível extrair dados estratégicos, como regiões com o maior número de demanda, valor médio de condenação por magistrado ou foro que servem para dimensionar e provisionar o eventuais perdas.

São todas estas informações que servirão para que a empresa e o departamento jurídico ou escritório de advocacia que lhe atende estudem detalhadamente suas atuações.

Interessado em utilizar um sistema eficiente? Acesse nosso site e conheça o Vios Jurídico.

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Solução para facilitar a circularização para auditoria nos departamentos e escritórios jurídicos

Os conceitos de governança fazem cada vez mais parte do cotidiano da maioria das empresas. É uma tendência crescente nos últimos anos e que pode ser atestado, por exemplo, pela relação com os bancos para concessão de crédito. O processo para aprovação já aponta as regras de governança adotadas pela empresa como fator preponderante para que o financiamento seja liberado.

A auditoria é um dos pilares da governança. É a ação que irá colocar um “carimbo” de “informação confiável” sobre tudo aquilo que a empresa apresenta em balanços, relatórios, demonstrativos de resultados e passivos.

A maioria dos advogados empresariais já recebeu as famosas “circulares de auditoria”, documentos em que os auditores solicitam as informações, cópias, relatórios, enfim, tudo o que é necessário para dar sequência ao trabalho de análise de informações. Quem já acompanhou uma auditoria, sabe o trabalho que dá preparar tudo o que os auditores pedem.

Economia de tempo e trabalho

Uma solução para facilitar a circularização para auditoria é a empresa é ter um sistema de gestão que consolide as informações de todos os escritórios envolvidos. Essa consolidação pode ser dar usando integrações de sistemas ou então a empresa fornecendo acesso ao seu sistema para os diversos escritórios de advocacia. Desta forma, o sistema de gestão ajuda a organizar as informações previamente, trabalhando integrado com os sistemas dos escritórios jurídicos. Assim, empresas e advogados podem ter as informações pré-formatadas e estejam sempre prontos para o momento da auditoria..

Por sua vez, o escritório deve manter o seu sistema, mas integrado com o da empresa por meio de importações de dados e trocas de informações a fim de que ambos tenham seus acervos sempre atualizado – o que facilita em muito o trabalho de auditoria. Informações como estimativas de passivo, definição de cenários (possível e provável), estimativas de valores que possibilitam aos auditores simularem panoramas futuros para a empresa. Sistemas, como no caso do Vios Jurídico, se bem alimentados, podem ter estas simulações sempre atualizadas.

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Indicador de desempenho

Indicador de desempenho: porque adotar um no escritório de advocacia

Nenhum trabalho de gestão está completo sem que seja feita frequentemente a medição do desempenho e do resultado das ações executadas. Pode parecer óbvio, mas é sempre importante lembrar que este é um procedimento que influencia diretamente o dia a dia de qualquer negócio, inclusive no ramo da advocacia. Para fazer a medição, o primeiro passo é estabelecer quais indicadores serão utilizados.

Numa rápida busca na Wikipedia você vai descobrir que existem diversas definições sobre o que é um indicador. Todas, porém, giram em torno do Indicador-chave de desempenho, que vem de Key Performance Indicator (KPI) ou Key Success Indicator (KSI). O indicador nada mais é, portanto, do que uma ferramenta de gestão usada para medir o nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo. O foco está no “como”. A medição deve indicar se os processos sendo executados de maneira satisfatória e se o que está sendo feito será suficiente ou não para que os objetivos sejam alcançados.

O que significa adotar um indicador de desempenho

Imagine que você tem um número determinado de processos em seu escritório e quer saber qual está sendo a produtividade dos advogados. Se cruzar o número de processos com o número de advogados, você terá uma primeira informação. Para determinar um indicador, no entanto, esta pode ser uma “informação rasa”. Mas quando estabelece uma nota de dificuldade para cada processo e compara com pessoas do mesmo departamento, você tem um indicador relevante para a gestão do escritório. Verá em números a produtividade da equipe.

A mesma lógica pode ser adotada para outras situações na gestão do escritório. No departamentos de cobrança, é possível medir o desempenho a partir de um indicador definido por informações como valores retornados por ação e número de processos por cliente. Os indicadores podem ainda ser utilizados para analise de contratos e precificação de serviços.

Com base no custo da hora de trabalho dos colaboradores de um escritório e apontamento de horas nos respectivos atendimentos, processos ou contratos. é possível apurar o custo dos serviços prestados em relação a receita. Esta análise permite ao escritório identificar os clientes e contratos rentáveis.

Um cuidado que é preciso ser tomado é não extrapolar na quantidade de indicadores. Cada escritório ou departamento terá indicadores mais relevantes que outros. Uma dica é optar pelos que sejam usados para monitorar processos mais críticos e que necessitam de um melhor desempenho.

Um sistema jurídico como o Vios Jurídico pode colaborar com o registro das informações e extração dos indicadores.

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