Mês: dezembro 2015

Como gerenciar grande volume de prazos e processos

gerenciar grande volume de prazos e processos
Gerenciar grande volume de prazos e processos demanda organização. Confira nossas dicas

O escritório de advocacia é um local de trabalho em que o profissional lida constantemente com um crescente volume de tarefas. Cada processo pode ter cerca de dez atos processuais (contando com a fase inicial e a recursal, pode-se chegar a esse número aproximado). Assim, inicialmente é muito fácil gerenciar as ações judiciais enquanto o volume de processos ainda está pequeno. No entanto, com cerca de cinquenta ou mais processos, a dinâmica do trabalho já sofre alteração. Com mais processos, o advogado precisa dedicar mais tempo ao gerenciamento dessas ações. Separamos quadro dicas que podem ajudar nessa organização.


Consulta
Para gerenciar grande volume de prazos e processos, o advogado precisa ter tempo em sua agenda para atender seus clientes, e isso de forma satisfatória. É importante definir em quais horários você atenderá seus clientes: se será todos os dias, se pela manhã, se à tarde, ou se serão separados alguns dias na semana especificamente para realizar atendimentos.

Cumprimento de prazos
Quando o processo já está em trâmite, ele requer prioridade no trabalho. A perda de um prazo pode gerar consequências nada positivas ao cliente, sendo também prejudicial à imagem do advogado. Assim, o ideal é controlar muito bem os prazos processuais. Por isso, além de controlar o prazo, com a respectiva data de vencimento, você também precisa ter em mente uma data limite para que alguma providência seja tomada, apta a sanar a exigência judicial.

Petição inicial
A petição inicial é o grande patrimônio futuro do advogado. Quem não está distribuindo petições iniciais também não terá aquela remuneração futura que dela decorreria. É importante possuir uma lista geral de todas as petições iniciais pendentes. Nessa lista, discrimine o nome do cliente, o tipo de providência a ser tomada e os documentos necessários para ajuizamento da ação. É sempre bom criar uma “check list” dos documentos pendentes. Assim, não se corre o risco de esquecer um documento importante.

Contato com os clientes
Em meio aos prazos e às petições iniciais pendentes, o contato com o cliente, visando sanar alguma pendência, precisa ser controlado. Se algum cliente precisa trazer certo documento, ou mesmo pagar as custas processuais, ele precisa ser lembrado disso de tempos em tempos. Se o prazo for apertado, pode ser que um contato a cada dois dias seja necessário, ou mesmo todos os dias.

Essas dicas simples sobre gerenciamento de processos tem o objetivo de trazer maior eficiência ao trabalho do advogado e dos escritórios de advocacia. Como falamos em posts anteriores, há também softwares eficazes disponíveis no mercado que facilitam o dia a dia dos advogados. Administre bem o seu trabalho!

 

Contencioso de massa: como gerenciar?

contencioso de massa
Controle de prazos, pautas e audiência são alguns dos passos fundamentais para gerenciar a advocacia de massa

Gerenciar contencioso de massa é uma tarefa difícil para os escritórios que priorizam este tipo de advocacia. Não basta apenas administrar o grande volume de processos. Há também que administrar uma equipe jurídica completa com advogados e estagiários de categorias diversas, uma equipe administrativa e, acima de tudo, manter relacionamento positivo com o cliente.

Neste cenário, a gerência deste departamento pode ser comparada à regência de uma orquestra pelo maestro. A ausência de coesão pode causar resultados desastrosos. Alguns passos são determinantes para o sucesso da advocacia de massa. Conheça sete deles:

  1. Formação da equipe: dependerá do volume dos processos a quantidade de profissionais que deverão trabalhar no departamento. O advogado que trabalha no contencioso de massa tem que ter um perfil pró-ativo, ágil e perspicaz, uma vez que seu dia-a-dia será intenso. De outro lado, adquirirá uma bagagem de conhecimento valiosíssima para sua carreira.

  2. Divisão de tarefas: no contencioso de massa o que se observa é que as peças processuais são, em sua grande maioria, repetitivas. Isto porque as teses que devem ser defendidas não podem ser modificadas. Embora este critério de divisão faça com que os profissionais se aprimorem em seu trabalho, é importante que haja uma rotatividade, para que todos possam ter a oportunidade de aprender novas tarefas e enfrentar novos desafios.

  3. Acompanhamento processual: é certo dizer que a informatização dos Tribunais facilitou a vida dos operadores do direito, assim como as ferramentas dos programas de acompanhamento processual, que vieram substituir as antigas fichas de acompanhamento.

  4. Controle de prazos: o controle de prazos processuais é a tarefa que deve ser efetuada com maior rigor. Pode-se treinar um profissional extremamente competente, que possa valer-se de lançamentos no sistema sem nenhuma margem de erro, ou ainda adotar um sistema subsidiário de controle.

  5. Pauta de audiências: organizar a pauta de audiências não é nada fácil, uma vez que no contencioso de massa a pauta diária de audiências é extensa.

  6. Relacionamento com o cliente: o canal de comunicação com cliente deve ser reforçado sempre. O cliente deve sentir segurança que seus processos, que estão diretamente relacionados à sua saúde financeira, estão sendo conduzidos por pessoas com alto grau de competência.

  7. Criação de processos de gestão: pensar na gestão de processos permite entender o início e término das tarefas. Com isso é possível visualizar duas coisas, a primeira são as possibilidades de automação das etapas (isso permite definir o que pode ser automatizado por sistema), e a segunda é a criação de indicadores, possibilitando monitorar e bonificar sua equipe.

Cresce número de advogados societários no mercado

advogados societários
O advogado especializado em direito societário trabalha, diretamente, com as questões ligadas ao mundo corporativo

A demanda por advogados societários aumentou consideravelmente nos últimos anos. De cinco escritórios de advocacia, em quatro deles há vagas abertas para a função. Segundo especialistas, a alta procura acontece por conta do aumento da concentração empresarial em setores como telecomunicações, energia, indústria química e varejo, além do crescente apetite dos fundos de capital próprio (private equity) por investimentos no país e no exterior.

Segundo o portal da Revista Exame, em apenas 30 dias foram fechadas 54 fusões e aquisições de empresas no Brasil. O número, referente ao mês de julho, foi divulgado pela consultoria PwC em um relatório mensal sobre o assunto. Desde janeiro já foram 460 negócios fechados. O relatório aponta ainda que a maioria das fusões está no setor de TI, com 16% do total, seguido dos setores financeiro e de varejo, ambos com 10%. 

O advogado especializado em direito societário trabalha, diretamente, com as questões ligadas ao mundo corporativo. É papel dele constituir sociedades, estabelecer acordo entre sócios ou mesmo vender e comprar sociedades, por diversos meios. O direito societário reúne as regras sobre a constituição e a dissolução das sociedades. Pode orientar processos de compra e venda de participações societárias e conciliar disputas entre acionistas. No dia a dia do escritório, os advogados societários elaboram a documentação que dá respaldo às operações, coordenam auditorias e devem estar sempre integrados à área tributária dos clientes.

Use e abuse da tecnologia para otimizar o seu tempo

Conheça aplicativos e sistemas que ajudam a organizar as tarefas do dia a dia
Conheça aplicativos e sistemas que ajudam a organizar as tarefas do dia a dia

Já falamos aqui sobre como a gestão do tempo é um desafio para 10 em cada 10 profissionais. Além do acúmulo de funções, listas enormes de pendências, trânsito caótico, há a tecnologia que nos permite estar sempre em contato e atuando em alguma rede social. A boa notícia é que a mesma tecnologia que pode ser um “ladrão” do seu tempo, também pode te ajudar a organizar a sua vida dentro do escritório.

Agenda eletrônica, lista de tarefas, lembretes e outros recursos foram agrupados em aplicativos e sistemas que podem facilitar a correria do dia a dia e fazer seu tempo render mais.

Separamos algumas dicas de aplicativos e sistemas que podem ajudar você a organizar as ideais e a rotina. Que tal conferir e testar?


Evernote
Bastante utilizado para anotações de conteúdos diversos, como lembretes ou compromissos. Se o usuário instala o Evernote em seu computador pessoal e em seu smartphone, é possível fazer a sincronização de dados e ter acesso aos conteúdos registrados. As notas podem ser organizadas por temas ou em cadernos, inclusive com uso de tags para melhorar a localização.

Trello
Se você está gerenciando uma equipe, escrevendo um roteiro, ou simplesmente fazendo uma lista de tarefas, o Trello é a opção ideal, pois está no topo dos aplicativos que organizam de tudo. Como um quadro branco com superpoderes, o Trello é simples de usar e flexível para diversas plataformas. Com ele, você saberá exatamente o que precisa ser feito, quem vai fazer, quando e como deve se executar algo.

Google Calendar
Aplicativo bastante útil para qualquer pessoa que tenha necessidade de organizar os comprossimos e atividades. O Google Calendar é um serviço de agenda eletrônica virtual com o estilo bastante semelhante e tão fácil de ser usada quanto o GMail.

One Drive
Um programa de anotações e gerenciamento de informações fácil de usar que permite capturar ideias e informações em formato eletrônico. Insira arquivos ou conteúdo da web em um formato pesquisável em cores ou como ícones que podem ser acessados com um clique.

Pipedrive
É uma ferramenta para acompanhar o fluxo de vendas da empresa — desde o processo de apresentação de um produto a um potencial cliente até a entrega final. O empreendedor pode verificar o desempenho de cada vendedor ou de um departamento inteiro e ser avisado com alarmes sonoros quando as metas ficam abaixo do esperado.

Runrun.it
Um gerenciador que organiza o fluxo de trabalho, deixa as prioridades mais claras e ajuda na gestão do tempo. Consiste em uma ferramenta simples de gestão de equipes e tarefas.

GoToMeeting
Ajuda o empreendedor a cortar custos e a economizar tempo ao eliminar viagens desnecessárias para reuniões. O app promove videoconferências com até 25 usuários simultâneos. É possível apresentar documentos — mantendo os participantes concentrados naquilo que você realmente deseja que eles vejam — e compartilhar o controle do teclado e do mouse para desenhar, destacar e apontar itens em grupo diretamente na tela.

ScanBizCards
Ideal para quem participa de muitos almoços de negócios, reuniões e eventos fora da empresa — e, nessas ocasiões, vai juntando pilhas de cartões de visita. Nem sempre dá tempo de passar tantos números de telefones e endereços para a agenda. Usando a câmera do celular, o app digitaliza os cartões e permite acrescentar anotações para lembrar de telefonar ou enviar orçamentos, por exemplo.

 

Administre o seu tempo e seja mais produtivo

Saiba administrar seu tempo
Saiba administrar seu tempo

Não é fácil ser um profissional multitarefas, mas planejar as ações pendentes e organizá-las por ordem de importância pode ajudar e muito. Nos dias de hoje, o tempo parece estar cada vez mais escasso: há dispositivos que nos mantêm a todo momento conectados com o trabalho, os amigos e a família e até com completos desconhecidos. Desta forma é fácil se distrair e perder o foco. Por isso é preciso ter cuidado, pois tempo perdido não se recupera. Saber administrar o tempo tornou-se imprescindível para obter uma melhor produtividade no trabalho e uma vida com mais qualidade.

Que tal seguir algumas dicas fáceis e simples de colocar em prática? Listamos alguns pontos que irão te ajudar a ter o tempo como aliado:

  1. No escritório tenha planejamento e organize suas tarefas. Especialistas recomendam que as atividades previstas para o dia seguinte sejam organizadas em uma agenda no dia anterior e que seja reservado 20% do tempo para possíveis imprevistos.
  2. Tenha sempre uma agenda listando os compromissos com horários e locais, tendo disciplina para cumpri-las.
  3. Nas reuniões com outros escritórios, fornecedores ou funcionários, procure ter uma pauta, estabelecendo tempo para início e término. Quando um assunto puder ser resolvido por telefone ou e-mail, faça-o sem qualquer receio.
  4. Liste todas as tarefas e organize por ordem de importância e data para finalizar. Execute-as seguindo esta ordem.
  5. Delegue tarefas. Ninguém consegue dar conta de tudo o tempo todo. Confie nos profissionais indicados tarefas que eles podem executar.

Seguindo essas dicas, com o tempo, você terá espaço livre para investir em outras tarefas mais estratégicas para você e sua empresa. Se mesmo assim, ainda ficou difícil de planejar as ações e organizar da melhor forma seu o dia-a-dia, acompanhe os próximos posts e conheça ferramentas exclusivas que podem ajudar na produtividade e organização do seu tempo.