Como escolher o sistema jurídico certo ajuda a ter contratos eficientes e rentáveis

A experiência da equipe do Vios com sistema jurídico para a gestão de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas mostra que ainda há pouca preocupação em geral com a forma que o trabalho será realizado. Isso chama a atenção porque os profissionais que atuam na área jurídica sabem que um contrato de prestação de serviços na linha do contencioso de massa e serviços advocatícios de maior volume podem ser operados com eficiência de até 40% em relação ao que comumente se faz.

Para que os contratos sejam eficientes e rentáveis, tanto para escritórios quanto para as empresas, dois pontos precisam ser observados:

A participação no contrato de um profissional voltado para questões relacionadas à tecnologia e processos. Este profissional vai atuar na análise e na correção de gargalos e de trabalhos manuais ou duplicados. Como exemplo podemos citar duas situações. Na primeira, o escritório montou uma operação para atender uma demanda de 30 mil processos e colocou a operação funcionando em 15 dias. Na segunda, 10 mil processos foram distribuídos de forma automática por meio de uma integração com o sistema jurídico usado pela equipe de advogados da empresa, sem a necessidade de que alguém tivesse que fazê-lo.

Ter um sistema jurídico que possa gerenciar o departamento da empresa e o prestador de serviços ou uma integração expressiva entre os sistemas e serviços. Uma grande empresa nacional que atua no setor financeiro e teve os processos de emissão, pagamento e importação de guias das custas completamente automatizados. Isso permitiu que tanto o departamento jurídico quanto o financeiro da empresa não precisassem adicionar pessoas a essa etapa da operação.

Bons relatórios com economia de tempo e com precisão

Outro ponto que envolve os contratos são os relatórios. Cada departamento jurídico tem sua demanda de relatórios e por isso tem uma determinada forma de receber, processar e formatar as informações. Neste caso, é importante que o sistema jurídico contratado pelo escritório tenha disponibilidade de customizar e automatizar os “reports” necessários. Esta precaução reflete em economia de tempo e gera precisão na operação.

Em diversos casos os “reports” são rotineiros, com prazos semanais, quinzenais ou mensais. Tudo isso, a partir do uso de um sistema jurídico como Vios, pode ser automatizado, sem que se percam prazos ou que se demande alguém para cuidar disso, quando poderia estar executando tarefas de maior complexidade ou de maior prioridade.

Resultados na prática

Reunimos abaixo três exemplos de ganhos envolvendo escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas que só foram possíveis de serem conquistados graças ao sistema jurídico escolhido, à tecnologia e aos advogados com a visão de gestão de processos:

Caso do segmento financeiro: Foi feita a transferência de 100 mil processos para um escritório que foram importados e distribuídos de forma automática. Um sistema jurídico, como o Vios, permite a distribuição de processos com base em regras de distribuição, por Órgão Julgador ou assunto de forma proporcional entre um conjunto de advogados do escritório.

Caso do segmento financeiro: Possibilitou que fossem lidas e processadas as intimações em lote de volume de mais de 10 mil. Um sistema jurídico, como o Vios, possibilita a criação de fluxos de interpretação de intimações e lançamento de informações de forma automatiza. Hoje em dia é muito comum o judiciário julgar em lote os processos de contencioso de massa. Por isso, o escritório deve possuir uma ferramenta que tenha capacidade de recepcionar e processar estas em formações em lote.

Caso do segmento telecom: Toda a geração de documentos e protocolos de entrega são gerados automaticamente a partir do sistema, retirando a demanda de pessoas dessa tarefa. No sistema jurídico Vios, é possível criar modelos de documentos como contestação, apelação e outras peças processuais possibilitando que o advogado gere um documento com os dados do processo e partes instantaneamente em poucos cliques.

A expertise do Vios

Apresentamos até aqui exemplos das possibilidades que existem à partir das avaliações dos processos e contratos. A Vios, com o relacionamento com os clientes de seu sistema jurídico, tem expertise em olhar para as demandas e trabalhar com tecnologia e processo para que aconteça de forma ágil, precisa e com baixo custo.

Possuímos casos em que integrações foram realizadas em menos de 10 dias, permitindo a migração de processos e o início de operações em tempo que até então não se acreditava serem possíveis.

O foco da equipe Vios, ao oferecer o sistema jurídico, é trabalhar em situações onde exista escala, operações com volumes onde exista espaço para otimizações, integrações, ganhos consideráveis de custo e eficiência

Saiba mais sobre as vantagens e os custos-benefícios do sistema jurídico do Vios.

Como o Vios Jurídico agiliza o processo de cobrança

processo de cobrança

O processo de cobrança exige cuidados redobrados por parte dos gestores de escritórios de advocacia. Não por acaso, na maioria das vezes, os problemas que surgem nesta área tem como origem falhas em procedimentos. Ou porque simplesmente não existem ou porque são executados pela metade ou de forma equivocada.

Para efetivar a cobrança, é preciso que o escritório tenha estes procedimentos bem definidos e assimilados por todas os setores que tem relação direta com o processo de “cobrar o devedor”. É fundamental que se tenha uma regra de cobrança e que essa regra respeite os limites e procedimentos para uma boa conduta de cobrança. Diante disso a guarda e registro das etapas de cobrança são essenciais para que se tenha sucesso na empreitada.

É com a ajuda de um sistema de gestão eficiente, como o Vios Jurídico, que o sucesso na empreitada poderá ser alcançado. Um bom sistema vai ajudar o escritório de advocacia a fazer os registros, mantê-los atualizados e organizá-los para que estejam sempre à mão em caso de necessidade.

Vantagens do Vios Jurídico

O Vios Jurídico traz uma série de vantagens para o setor financeiro de um escritório de advocacia e permite a integração entre os setores. Assim, o histórico dos processos pode ser acompanhado até chegar ao momento da cobrança. Isso serve para que não se perca nem prazos nem detalhes sobre quais serviços foram prestados, quais demandas precisam ser quitadas pelos clientes.

Com o Vios é possível ter o controle dos contratos e contas a receber, emissão de boletos de cobrança e envio de comunicados para clientes. Também facilita o controle de confirmação de pagamento. Assim que o cliente paga o boleto, o sistema recebe a informação e dá baixa na cobrança.

O Vios Jurídico agiliza ainda a geração de relatórios financeiros que ajudam a acompanhar os pagamentos e a identificar quais clientes estão em atraso. Além disso, dependendo da regra de cobrança estabelecida pelo escritório, um sistema de gestão pode ajudar na automação de algumas das etapas no processo, permitindo assim um custo menor no processo de cobrança.

Quer saber mais sobre cobrança? Fale com a equipe do Vios Jurídico.

5 tendências na gestão e organização de escritórios de advocacia

gestão escritório de advocacia

O segmento jurídico está cada mais competitivo e diante do aumento na concorrência com profissionais mais qualificados há uma maior necessidade de buscar formas de tornar o trabalho diferenciado para atrair e fidelizar clientes. Para ajudar nesta tarefa, reunimos 5 tendências que não estão listadas em ordem de importância, mas, como você poderá notar, estão interligadas. Colocá-las em prática certamente trará resultados positivos para o escritório. Confira.

Tendência 1 – Buscar mais eficiência com trabalho integrado

Os setores do escritório precisam trabalhar de forma mais integrada. As ações de um setor refletem no outro e por isso é preciso criar rotinas para a troca de informações com o objetivo de ganhar agilidade, controle e eficiência.

Atuando de forma integrada, evita-se o retrabalho, a perda de prazos e a duplicidade de dados, o que também torna o pacote de serviços oferecidos pelo escritório muito mais competitivo. A melhor forma de integrar os setores do escritório de advocacia é por meio de um software jurídico que possibilidade a gestão de todas as etapas de um processo e atendimento do cliente, incluindo as tarefas relacionados ao departamento financeiro.

Tendência 2 – Desenvolver competências para aproveitar novas oportunidades

O campo de atuação dos profissionais do setor jurídico é amplo, mas sempre é possível identificar nichos de atuação que possam se tornar ótimas oportunidades para o escritório. Por isso, junto com a observação do mercado para buscar estas oportunidades, é importante também procurar desenvolver as competências necessárias para tirar o melhor proveito delas.

Não bastar querer oferecer um novo serviço. É preciso estar muito bem preparado tanto na capacitação quanto na gestão. Por exemplo, para atender grandes volumes, o escritório deve refinar o controle de prazos. Trabalhar com contencioso de massa é um bom negócio, mas sem uma equipe preparada, treinada e uma rotina de controle de processos bem afinada, nada certo. Perde-se uma oportunidade e a imagem do escritório pode sair arranhada por conta de uma má gestão.

Tendência 3 – Buscar formas de qualificar cada vez mais a equipe

O escritório deve investir em capacitação para que todos os seus profissionais dominem os processos de controle de gestão. Improvisos e amadorismo não tem mais espaço ainda mais quando se pensa em investimentos em controle com o uso de softwares jurídicos e na oferta de novos serviços.

Como destacado nas tendências acima, o trabalho precisa ser cada mais integrado e mais especializado. Os profissionais precisam conhecer toda a rotina do escritório, independentemente de quais funções desempenham. Junto com isso, devem ter as habilidades necessárias não apenas para executar suas tarefas, mas para executá-las com maior eficiência. O escritório deve manter uma rotina de atualização e aprimoramento da equipe a fim de manter o trabalho sempre competitivo.

Tendência 4 – Usar uma comunicação mais eficiente para fidelizar os clientes

Conquistar clientes em ambientes competitivos, como é o jurídico, não é tarefa fácil. Por isso que é fidelizar clientes, com contratos mais duradouros, tornar uma tarefa fundamental na atual conjuntura. A melhor forma de fidelizar é fazer um atendimento de qualidade, sem falhas e com resultado.

Mas é fundamental que o escritório estabeleça uma boa comunicação com seus clientes. Isso é possível se estabelecendo uma rotina de controle e formatação de informações relevantes sobre os processos, a partir do uso de um sistema integrado que permite reunir os dados e enviá-los para o cliente. Mantê-lo informado demonstra preocupação e interesse do escritório pela causa dele. E isso é ponto importante quando envolve questões jurídicas.

Tendência 5 – Ter maior controle da gestão com uso de software integrado

O uso de sistemas integrados vem fazendo a diferença em um mercado cada vez mais competitivo e não se admite mais um escritório sem um software que torne a gestão mais profissional e o processo mais organizado. O tempo do papelzinho já passou. Mas é importante buscar o apoio de profissionais especializados que possam ajudar na tarefa de escolher o melhor sistema para atender as demandas do escritório.

Lembre-se que o software deve integrar os setores e as etapas dos processos, como faz o Vios Jurídico. É essa característica que permitirá um maior controle da gestão como um todo e assim obter um melhor desempenho em termos de produtividade e resultados financeiros.

Leituras relacionadas

4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos 

Contencioso de massa: “Grande diferencial do VIOS Jurídico é fluxo de trabalho claro e operações muito intuitivas”

Contencioso de massa: 5 habilidades da equipe para oferecer um serviço de resultados 

Fidelização de clientes: como fidelizar usando software jurídico

Ferramentas de gestão: como melhorar o trabalho dos escritórios de advocacia 


Quer saber como o Vios Jurídico pode ajudar na gestão do escritório de advocacia?

5 ações para preparar o escritório de advocacia para a gestão integrada

gestão integrada

Falamos aqui no blog sobre os ganhos que os escritórios de advocacia conquistam com a gestão integrada, implantada com o auxílio de um software como o Vios Jurídico. São muitos os cases de sucesso que inspiram os escritórios que ainda não integraram suas gestões ou que ainda estão na fase de refletir sobre como implantar. Para estes, o recado é um só: é preciso planejamento e engajamento de todos. E isso começa bem antes, quando se está na fase de preparar o “terreno” para a gestão integrada. Por isso, apresentamos abaixo uma lista com cinco ações que são fundamentais e devem ser aplicadas pelos escritórios que desejam implantar um processo de gestão integrada. Confira.

1 – Líder e entusiasta

É importante que dentro do escritório de advocacia existe um profissional que encare a gestão integrada como benefício. E mais: que consiga visualizar todas as vantagens e ganhos que serão conquistados a partir da opção do escritório de fazer uma gestão integrada de processos de finanças, encarando tudo isso como um fluxo de trabalho integrado. Este papel de líder e entusiasta será fundamental em todo o processo de implantação.

2 – Parcerias

O líder e entusiasta não fará nada sozinho. Este profissional terá a missão de identificar e formar parcerias dentro do escritório para que a visão positiva da gestão integrada seja replicada. Para isso, é necessário estimular a troca de informações para que as pessoas de todos os setores do escritório possam compreender com clareza os benefícios e ajudem a colocar cada item processo em prática.

3 – Cultura

Outro ponto importante que é resultado do trabalho do líder e do engajamento interno é a inserção do tema “gestão integrada” na cultura do escritório. Isso porque é importante que antes de contratar um sistema ou iniciar um processo do tamanho como este que sejam realizados exercícios sobre os processos, as rotinas, os fluxos dos departamentos… Tudo isso deve ser compatibilizada com a cultura do escritório. Até porque existem escritórios que são mais metódicos, outros nem tanto, lembrando sempre que não existe certo e errado; errado é não levar estas características em consideração.

4 – Continuidade

Não se pode ter pressa na implantação da gestão integrada. É importante lembrar sempre que este é um processo contínuo. Leva anos para que todos os conceitos cheguem ao ponto de estarem impregnados na cultura do escritório. Precisa que seja aprimorado e questionado a todo momento. Tenha sempre em mente que sempre existe uma maneira melhor, mais eficiente, mais barata, mais segura de se fazer algo – o que vale também para a rotina de um escritório de advocacia. Esteja certo que a única coisa constante é a mudança.

5 – Sistema

A parte que pode ser considerada como uma das mais importantes nesta etapa de preparação para a gestão integrada é a escolha de um sistema que ajude a implementá-la. Atualmente, não é possível fazer uma gestão otimizada e eficiente sem sistemas que ajudem na produtividade, que trabalhem para e pela pessoa. É feito todo o trabalho de envolvimento das pessoas do escritório sobre os benefícios da gestão integrada. Logo, a expectativa que elas passam a ter é que seus poderes serão ampliados pelo sistema adotado e não virarem escravas dele.

Quer mais orientações sobre como preparar o escritório de advocacia para a gestão integrada? Fale conosco.

3 dicas para aumentar a rentabilidade do escritório de advocacia

aumento rentabilidade escritório de advocacia

Aumentar a rentabilidade da empresa é o objetivo de todo empreendedor. Ou seja, quem não quer aumentar o resultado em cima dos investimentos realizados? Para tornar isso realidade, o passo inicial é observar com atenção o que acontece dentro da empresa e no mercado em que se está atuando. Rever rotinas de gestão ou apostar em novas oportunidades, por exemplo, são formas de incrementar a receita visando tornar o negócio mais rentável. Neste post, apresentamos três dicas específicas que podem ajudar o escritório de advocacia a identificar ações que podem ajudar a aumentar a rentabilidade.

Diferencie-se da concorrência

one-1426636_1280 Se o escritório não tem especialidades ou uma especialidade, é interessante buscar oferecer ao menos um serviço em que esteja reconhecidamente entre os melhores no mercado. Especialistas tendem a conseguir melhores honorários em comparação com os profissionais que se apresentam sem que tenham uma área de atuação específica. Estar em áreas pioneiras também possibilita o escritório trabalhar com honorários melhores por não haver uma base de comparação. Seja o primeiro tornar-se uma vantagem competitiva importante para o seu cliente, isso tem valor.

Busque a eficiência

two-1426640_1280 Caso o escritório trabalhe com advocacia de volume ou de massa, o desenho dos processos, a eficiência no trabalho e a gestão da operação são os pontos de atenção para manter as margens, com possibilidade de ampliá-las. No entanto, isso não está relacionado a cobrar mais pelos honorários, mas sim com ser mais eficiente em gestão de processos, sistemas e equipes. Uma maneira de fazer isso é adotar um sistema integrado, como o Vios Jurídico, que ajude a tornar toda a gestão do escritório mais eficiente a partir de um controle maior de todas as etapas relacionadas aos processos.

Tenha sempre um plano B

three-1426639_1280 Para empresas que atuam no setor de serviços a expressão mortal é “custo fixo”, que é tudo aquilo que se tem contratado e que não sofre variação, independentemente do volume de trabalho e dos contratos. É importante que escritórios de advocacia tenham planos tanto para expansão quanto para retração de suas atividades. Isso porque os lucros acumulados podem facilmente serem drenados por um “descasamento” entre faturamento e custo. É importante ainda que se tenham espaços físicos, equipamentos e equipes que possam ser reajustadas, rearranjadas e redimensionadas de acordo com o que acontece no mercado e no cenário econômico.

Quer saber o que mais fazer para aumentar a rentabilidade? Entre em contato com o time do Vios Jurídico.

Cobrança: como ganhar agilidade quando a extrajudicial vira judicial

cobrança extrajudicial e cobrança judicial

O serviço de cobrança vem se constituindo como uma das boas oportunidades de negócio para os escritórios de advocacia. Há uma demanda em crescimento, aquecida por uma clientela de empresas de diferentes ramos de atividade, como condomínios e instituições de ensino, com o objetivo de combater a inadimplência no pagamento de financiamentos e taxas e de créditos educacionais, respectivamente.  Importadoras, financeiras, lojas de automóveis e construtoras também tem contribuído para a expansão no trabalho de cobrança nos escritórios.

Como forma de se diferenciar no mercado, advogados que já atuam neste segmento procuram ir além de um simples trabalho de cobrança, seja ela extrajudicial ou judicial. São mais do que cobradores. Por isso o foco é trabalhar na recuperação de crédito para que a empresa que contratou o escritório ganhe duas vezes. Primeiro, recebendo os atrasados do cliente inadimplente. E segundo, abrindo a possibilidade deste mesmo cliente voltar a ter novamente capacidade de pagamento para continuar comprando produtos e serviços da empresa.

Fluxo contínuo de informações para simplificar processo judicial

Para tudo isso, controle e rotina tem sido parte importante da estratégia dos escritórios de advocacia que desejam ter sucesso no segmento de cobranças. Se a ideia é investir na abordagem da recuperação de crédito citada acima, o sistema, com base nas informações reunidas ao longo do processo, ajuda a trabalhar com o perfil do devedor para estabelecer também as melhores ações para efetuar a cobrança.

Mas o auxílio de um sistema integrado como o Vios Jurídico, além de agilidade e segurança na gestão das informações, também facilita a vida do escritório quando uma cobrança extrajudicial se torna judicial. Normalmente as empresas tratam a cobrança em processos fragmentados, o que dificulta o trabalho de quem fica responsável pela cobrança extrajudicial. Mas o fato de encarar as duas formas de cobrança como um fluxo contínuo de informações, usando um sistema integrado, fará com que, no futuro, a necessidade do escritório de fazer o processo judicial se torne bem mais simples.

Partindo da lógica de proporcionar previsibilidade, o que o Vios Jurídico propõe é que desde os primeiros passos o escritório de advocacia possa tratar o processo como algo que pode ser judicializado caso não se chegue a um acerto extrajudicial. Além de pensado para otimizar o trabalho de quem faz o serviço, o uso do Vios Jurídico no processo de cobrança extrajudicial também induz o time do escritório a acumular etapas, documentos e procedimentos de forma que futuramente, caso seja necessário, se tenha um “dossiê” já elaborado para a etapa seguinte.

O processo de cobrança com a ajuda do Vios Jurídico

Em depoimento ao blog do Vios Jurídico, Gabriel Kazapi, do escritório de advocacia Borchardt & Advogados Associados e da empresa de consultoria em recuperação de créditos Borchardt & Kazapi Cobranças Ltda., contou como o uso do software impactou na gestão do serviço de cobrança.

“O uso do Vios Jurídico facilita o serviço de cobrança em diversos aspectos. Com ele carregamos o histórico de cada uma das atividades desde o início do procedimento de recuperação do crédito individual até o findar do processo judicial. Ter o software nos permite saber quantas vezes o inadimplente foi contatado, quais as formas de contato e o relato de cada uma delas. Com o Vios podemos aferir percentualmente o resultado de cada cliente, bem como o comportamento deste resultado.

A automatização de rotinas foi, sem dúvida, o grande acréscimo de produtividade, contudo foi a integração do sistema com o financeiro e a gestão de processos judiciais que nos deu maior governança sobre a área de cobrança, impressionando hoje a todos os nossos clientes pela velocidade com que buscamos e prestamos informações, bem como nos possibilitando saber, inexoravelmente, quais carteiras de clientes são rentáveis, quais não são, quais detém maior apelo às práticas extrajudiciais ou judiciais, entre outros aspectos.”

Case: Quer saber mais sobre o serviço de cobrança nos escritórios de advocacia e como o Vios Jurídico ajuda nesta tarefa? Confira a entrevista com Gabriel Kazapi, do escritório de advocacia Borchardt & Advogados Associados e da empresa de consultoria em recuperação de créditos Borchardt & Kazapi Cobranças Ltda.

Como controlar honorários de sucumbência

Na gestão de um escritório de advocacia é preciso controle rígido para que os prazos de processos não sejam perdidos, o que pode causar desconforto na relação com clientes e acarretar em prejuízos no caixa do escritório. E é justamente na gestão financeira que uma rotina de controle, associada ao uso de um sistema integrado eficiente, faz enorme diferença.

São muitos os pagamentos, mas também os recebimentos que precisam ser acompanhados de perto e com atenção. O que mais desafia os escritórios costuma ser o controle dos honorários de sucumbência.

Mas o que faz desta tarefa um desafio?

honorário de sucumbênciaPor uma razão principal: a influência sofrida pela variável tempo, que caracteriza o transcorrer dos processos na Justiça brasileira, para o recebimento desta remuneração. Via de regra as demandas judiciais tornam-se longas e imprecisas quanto ao seu encerramento. Sabe-se quando começa o trâmite, mas a data de finalização é sempre difícil de precisar. E nesta demora por uma decisão final, corre-se o risco de deixar passar o recebimento do honorário de sucumbência simplesmente por não se manter um acompanhamento das ações movidas pela equipe do escritório que podem resultar neste tipo de remuneração. Perde-se prazos e dinheiro.

A remuneração do escritório

O honorário de sucumbência é o honorário que via de regra, a parte derrotada no processo deve pagar para a que venceu com o objetivo de reembolsar as custas processuais e os gastos com a contratação do advogado ou do escritório jurídico. Entre os clientes do escritório até pode haver um certo desconhecimento sobre as diferenças entre os tipos de honorários. Mas entre os profissionais responsáveis pela gestão, é preciso ter um controle eficiente sobre o que entra no caixa fruto de honorários de sucumbência.

Não dá para ignorar os honorários de sucumbência. Quase todos os processos quando vencidos pelo escritório geram algum tipo de honorário relacionado à sucumbência, ou seja, ao fim do processo. Em alguns casos, esses podem ser a melhor remuneração do escritório no processo, seja pela condenação da outra parte, seja por algum tipo de êxito acertado em contrato.

Controle vinculado entre financeiro e jurídico

O fato de fazer a diferença no caixa do escritório reforça a necessidade de que se criem formas de controlar o processo para saber com precisão e no tempo correto se há ou não honorários de sucumbência para serem recebidos. É importante ainda ter a garantia que o setor jurídico consiga informar o setor financeiro desta possibilidade de remuneração para que possa fazer a devida cobrança dos valores em tempo hábil.

A dificuldade em obter melhores resultados nesta modalidade de honorário reside, na maioria das vezes, no fato de não haver um controle vinculado entre financeiro e jurídico. O uso de um sistema integrado pode ajudar a resolver isso. Com isso, é possível que automaticamente uma etapa do processo que indique uma sucumbência seja atrelada a uma tarefa do financeiro. Assim cria-se uma forma de minimizar o risco de não cobrança da sucumbência.

Quer saber como o Vios Jurídico pode ajudar no controle dos honorários de sucumbência? Entre em contato.

Contencioso de massa: 5 habilidades da equipe para oferecer um serviço de resultados

contencioso de massa

Oferecer serviço de contencioso de massa é uma oportunidade que escritórios de advocacia não podem abrir mão para aumentar sua rentabilidade. Mas, como já destacado no blog em posts e entrevistas, para que o contencioso de massa seja realmente uma oportunidade é preciso investir em gestão para aprimorar os processos que envolvem este tipo de serviço.

Neste sentido, além de contar com a ajuda de um sistema integrado eficiente, o escritório também deve observar a qualificação da equipe para o gerenciamento de grandes volumes de ações. Toda a equipe, e não somente o time de advogados, precisa dominar habilidades complementares que farão a diferença na gestão do contencioso de massa.

Dependendo do volume de ações e da quantidade de dados, pode haver necessidade de que a equipe seja multidisciplinar com a inclusão de especialistas em sistemas de informação. Mas em linhas gerais o escritório deve promover a capacitação com foco em cinco habilidades específicas que são fundamentais para um gerenciamento eficiente do contencioso de massa.

Habilidades fundamentais para trabalhar com contencioso de massa

 

1 – Capacidade técnica

Entender da questão legal e do funcionamento do judiciário ajudam a compreender toda a complexidade e responsabilidade que envolvem o contencioso de massa.

2 – Capacidade de gestão

Planejar, organizar, comandar e executar as tarefas relacionadas ao contencioso de massa.

3 – Capacidade de entender processos

Saber como funcionam as etapas do trabalho, como se encadeiam, e também como se organiza isso para que uma atividade complemente a outra, evitando assim que ocorra retrabalho.

4 – Capacidade de analisar dados e processos

Conseguir entender como se monta um relatório, de quais campos para preenchimento são necessários e de onde se extraem os dados. Com foco na busca por maior produtividade, também deve saber como os processos são montados e de que forma são integrados ao sistema utilizado.

5 – Capacidade de coordenar e motivar pessoas

É importante que seja escolhido um coordenador do trabalho que também fique responsável por manter a equipe sempre motivada para realizar tarefas que às vezes podem se tornar repetitivas e monótonas.

Sobre contencioso de massa, leia também:

Como um software integrado ajuda a gestão do contencioso de massa

Contencioso de massa: 3 dicas para diferenciar o serviço

Entrevista com Rodrigo Infantozzi: “Grande diferencial do Vios Jurídico é fluxo de trabalho claro e operações muito intuitivas”

Contencioso de massa: como gerenciar?

Qual a projeção dos grandes contenciosos de massa?

Entre em contato e saiba mais sobre como o Vios Jurídico pode ajudar a equipe do escritório de advocacia na gestão do serviço de contencioso de massa.

Boas práticas para acertar na classificação de risco de ações e provisionamento

classificação de risco de ações e provisionamento

 

Adotar boas práticas para evitar que falhas ocorram na classificação de risco de ações e provisionamento traz benefícios e impede perdas financeiras tanto para o escritório de advocacia quanto para os clientes. Do ponto de vista do escritório, boa parte do reconhecimento de mercado que possui vem da quantidade de êxitos que conquista em suas ações, bem como a parte mais interessante da remuneração com os ganhos mais expressivos. Diante disso, a classificação da probabilidade dá ao escritório um horizonte do que pode acontecer em termos de “portfólio” e também de receitas a médio e longo prazo.

Pelo lado dos clientes, é preciso ter probabilidades de risco e estimativas de valores que vão ajudar no provisionamento, na auditoria e na tomada de decisão sobre as opções de manter a ação ou buscar um acordo. Assim, é importante que um sistema tenha campos para a classificação de uma ação tanto pela probabilidade de êxito ou não, quanto pelo possível passivo ou crédito decorrente disso. Os critérios para a classificação de riscos devem ser discutidos entre as partes e posteriormente seguidos no preenchimento dos campos do sistema para que os relatórios possam ser confiáveis e úteis.

O provisionamento estima o quanto será desembolsado quando da execução da sentença, enquanto a classificação de risco indica a probabilidade de que isso aconteça. O advogado tem papel essencial neste processo. Primeiro, por causa de sua experiência e seu conhecimento da lei que poderão ajudar a definir um parâmetro inicial dos valores a serem estimados. E segundo porque as informações que ele insere no sistema integrado utilizado pelo escritório servirão de base para formalizar o provisionamento a partir do histórico de ações e jurisprudências.

A definição dos valores de provisionamento precisa ser equilibrada. Dependerá muito da experiência do advogado somada ao controle das informações feito pelo escritório com o auxílio de um software jurídico. A partir disso, não haverá um valor muito acima nem um muito abaixo do necessário. O grande segredo aqui é estar o mais próximo da realidade, para que a provisão não seja nem muito acima (o que congela recursos e prejudica resultados) e nem muito abaixa (o que deixa financeiro e contabilidade da empresa à descoberto).

A melhor forma de evitar que este problema ocorra é investir no controle correto das informações. Isso não só para o uso interno da equipe do escritório, mas porque o trabalho geralmente é compartilhado em forma de relatórios com auditores e contadores, no caso de clientes como empresas de médio porte ou grandes conglomerados. Aliás, outra vantagem de ter as informações todas organizadas também é relacionada ao tipo de empresa – capital aberto ou fechado, por exemplo – e isso também pode influenciar na definição dos valores do provisionamento.

Dúvidas sobre classificação de risco de ações e provisionamento? Fale conosco e saiba como o Vios Jurídico pode ajudar a tornar a tarefa mais eficiente.

4 benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos

Impossível imaginar um escritório jurídico que ainda hoje não trabalha com um sistema integrado de gestão. Em todos os setores do escritório, o uso de softwares específicos para advocacia tem feito a diferença e gerado agilidade que é convertida em competitividade para conquistar e manter clientes. Entre os muitos benefícios que o uso de sistemas integrados para a gestão de escritórios jurídicos, como o VIOS Jurídico, elegemos 4 que podem ser considerados como os principais.

Vios Jurídico para gestão de escritórios jurídicos

Informação compartilhada entre setores

Em comum, os benefícios selecionados reforçam a importância de investir no compartilhamento de informações entre os colaboradores do escritório para ter visão única das mesmas e para evitar retrabalho.  A informação que é cadastrada por um colaborador no software serve para ser usada por outro ou em mais de uma etapa do processo. Desta forma, as informações sobre o cliente que constam no cadastro realizado pela secretária no sistema têm múltiplas utilidades. Servem para o advogado no momento de cadastrar o processo ou para o departamento financeiro no momento de registrar o contrato.

Gestão confiável de informações

Ao adotar um sistema integrado, o escritório jurídico passa a ter uma rotina mais confiável para o gerenciamento de todas as informações que circulam no dia a dia. Os prazos merecem atenção. Pense nos prejuízos que a falta de um controle das datas de audiências pode arretar. Se o gestor faz o controle de prazos no seu calendário e não em um sistema integrado. Ele pode repassar um prazo para os colaboradores em um papel ou por e-mail. Desta maneira, é grande o risco de uma informação relevante ter diferentes versões, sem que saiba qual a mais recente, ou até se perder – algo que um sistema integrado ajuda a garantir que não aconteça.

Visão unificada do cliente

Outro benefício que um sistema integrado proporciona ajuda a resolver uma das grandes dores de cabeça de um escritório jurídico: ter uma visão unificada do cliente. E isso é bom para facilitar o andamento dos trabalhos, mas também para ajudar no atendimento mais eficiente dos clientes. Com as informações que constam no sistema integrado é possível saber, por exemplo, quais são os atendimentos e processos em andamento, qual o histórico de horas dedicadas para cada cliente e quais as informações financeiras organizadas por cliente.

Veja o que acontece em bancas com mais de um núcleo e que não possuem sistema de gestão integrado. Quando um cliente pede informações sobre o andamento de um processo, o que faz o escritório? Um estagiário tem que ir em todos os núcleos e consolidar as informações manualmente, correndo o risco de provocar erros e de prejudicar o relacionamento com o cliente.

Troca de informações entre setores

O uso de um sistema integrado favorece a troca de informações entre os setores do escritório. Por exemplo, o lançamento de uma despesa reembolsável em um processo gera informação para o financeiro, que toma as providências referentes à cobrança dos valores. Acessando o sistema, o advogado pode verificar as informações do histórico financeiro dos clientes, incluindo dados sobre inadimplência. E isso ajuda na notificação e cobrança de clientes em atendimentos realizados pelo profissional.

Quer conhecer mais benefícios do uso de sistemas integrados para gestão de escritórios jurídicos? Baixe o material especial sobre as funcionalidades do VIOS Jurídico.

1 2 3 5